Directiesecretaresse - Bureau - KNAW

Ben jij die zeer ervaren directiesecretaresse (m, v, x) met gevoel voor verhoudingen en affiniteit met de wetenschappelijke wereld? Heb je ervaring met het ondersteunen van directieleden en ben je gewend initiatiefrijk te zijn, zowel zelfstandig als in een team samen te werken en de juiste prioriteiten te stellen? En vind je het leuk om in een monumentaal historisch pand in hartje Amsterdam te werken? Solliciteer dan naar de functie van directiesecretaresse bij het Bureau van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW).

Dit ga je doen

Wij zijn op zoek naar twee secretaresses, de ene gaat werken voor de president van de KNAW, de ander voor de directeur onderzoeksbeleid. Je bent het eerste aanspreekpunt, beheert de complexe agenda, organiseert en coördineert de in- en externe afspraken, je hebt contact met interne functionarissen en externe (internationale) partijen op directie- dan wel bestuurlijk of politiek niveau, draagt bij aan de logistieke organisatie van vergaderingen en bijeenkomsten, zorgt voor adequate en tijdig beschikbare informatie, boekt (veelal internationale) reizen, verzorgt zelfstandig (e-mail) correspondentie en denkt actief mee over efficiënte en effectieve (administratieve) processen. Tevens verzorg je op frequente basis en in nauw contact met de afdeling Communicatie berichtgeving naar buiten toe.

Dit breng je mee

• Je hebt minimaal vijf jaar werkervaring als directiesecretaresse, bij voorkeur in een vergelijkbare werkomgeving.
• Je hebt het vermogen tot analyse en prioriteitstelling en een uitstekende plannings- en organisatievaardigheid.
• Je bent proactief, accuraat, integer, zelfstandig en stressbestendig en hebt een flexibele en servicegerichte werkhouding.
• Je kan goed samenwerken in een team en bent bereid om waar nodig taken van elkaar over te nemen.
• Je hebt gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen, kunt omgaan met vertrouwelijke informatie, bent organisatiesensitief en houdt de diverse belangen in het oog.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, zowel in het Nederlands als in het Engels.
• Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur een afgeronde opleiding tot (directie)secretaresse of executive office management.
• Je hebt ruime ervaring met het MS Office pakket en iBabs.

Afdeling

Je bent onderdeel van de afdeling Bestuurs- en Directieondersteuning (BDO), een klein team van twee secretarissen en vier secretaresses. Dit team ondersteunt het bestuur en de directie van de KNAW, onder meer door de planning (jaarcycli) en voorbereiding van bestuurlijke vergaderingen en begeleiding en bewaking van de besluitvorming. De afdeling maakt onderdeel uit van het Bureau van de KNAW waar zo’n 130 mensen werken.

Over het Bureau KNAW

De Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) is het forum van en voor excellente wetenschappers. De KNAW is adviesorgaan van de regering en verantwoordelijk voor tien nationale onderzoeksinstituten - en twee instituten die infrastructuur bieden voor onderzoek - die met hun onderzoek en collecties bij de (inter)nationale top horen. Zelfstandige onderdelen zijn De Jonge Akademie en de Akademie van Kunsten.

Het Bureau van de KNAW staat leden, bestuur, raden en commissies, instituten en de directie bij in de uitoefening van hun taken.

Arbeidsvoorwaarden

Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal €3.382 en maximaal €4.484 bruto per maand bij een full time dienstverband (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten/KNAW). Dit is exclusief 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding, internet- en thuiswerkvergoeding en pensioenopbouw bij het ABP.

De KNAW biedt haar medewerkers een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Een pakket dat voorziet in de verschillende behoeften die medewerkers afhankelijk van hun levensfase, levenswijze of loopbaanambities hebben. Zo is het mogelijk om door wekelijks twee uur per week extra te werken het aantal vakantiedagen van 29 tot 41 dagen per jaar (bij fulltime dienstverband) uit te breiden.