Coördinator / Planner Systems & Infrastructure

Ben jij een gedreven en ervaren coördinator met een passie voor projectmanagement en techniek? Dan is deze rol binnen Systems & Infrastructure (S&I) wellicht iets voor jou.

Wat ga je doen?

Als Coördinator / Planner ben je binnen S&I verantwoordelijk voor het ondersteunen en mede inrichten van S&I project- en portfoliomanagement, agile werkwijzen en de daarbij ondersteunende systemen. Je zorgt ervoor dat informatie en adviezen tijdig beschikbaar zijn voor het lijn-, project- en programmamanagement, zodat onze bedrijfsvoering efficiënt en effectief is en we onze projecten op tijd en binnen budget opleveren.

S&I is als uitvoerende afdeling onderdeel van centrale processen en besluitvorming. Besluitvorming over welke veranderprojecten uitgevoerd mogen worden vindt plaats in het PMB/BMT waarbij het startmoment wordt voorbereid door het RMO. Ook is er een procesowner t.a.v. projectmanagement die zorg draagt voor een LVNL standaard projectwerkwijze. S&I is hiermee een uitvoerende partij voor vele van deze projecten. Om de leverbetrouwbaarheid van S&I te vergroten, waaronder de tijdige oplevering van lopende projecten, is binnen S&I een nieuwe afdeling Business Support in oprichting.

Inrichten en ondersteunen projectmanagement (vanuit agile werkwijze)

• Adviseren en beheren: Je adviseert over inzet en aanpassingen van project- en programmamanagementprocessen vanuit een agile werkwijze binnen S&I en daarbij behorende ICT-middelen.
• Documentatie en overleg: Je overlegt met gebruikers over projectdocumenten, en ontwikkelt voorstellen tot verbetering van de informatievoorziening.
• Verbeteringen en beheer: Je doet voorstellen voor verbeteringen in methoden en werkwijzen van capaciteitsplanning en resource-inzet voor S&I, en voert het dagelijkse functioneel beheer op S&I project- en portfoliomanagementsysteem (JIRA) uit.

Uitvoeren portfoliomanagement

• Ondersteunen en bewaken: Je ondersteunt en bewaakt de volledigheid en correctheid van portfolio items, beoordeelt de urenplanning en adviseert de eigenaars van portfolio items. Je ondersteunt het (continue) proces van definitie en bijsturing van de S&I-roadmap van projecten vanuit de portfolio.
• Voortgang en knelpunten: Je bewaakt de voortgang van lopende projecten vanuit de S&I-portfolio, signaleert potentiële knelpunten in de capaciteit, en geeft adviezen over mogelijke planningsoplossingen. Je vertaalt, samen met projectleiders en product owners, de resultaten van voortbrenging uit het (korte termijn) kwartaalplanningsproces naar impact op projecten en de portfolio op middellange en lange termijn.
• Monitoren en procesgang: Je monitort het gebruik van de juiste projectmanagementmethoden en zorgt dat de juiste procesgang is gevolgd en de besluitvorming binnen S&I juist is vastgelegd.

Managementinformatie en rapportages

• Data en analyses: Je verzamelt data uit Jira en Fortes en maakt analyses betreffende planrealisatie en inzet van resources op operationeel niveau.
• Rapportages: Je ontwikkelt en levert standaard- en ad hoc rapportages op operationeel (S&I) niveau.

Hier ga je werken

De nieuwe afdeling Business Support is verantwoordelijk voor het ondersteunen van de processen van projectportfolio en projectmanagement binnen S&I. De afdeling zorgt ervoor dat de bedrijfsvoering van S&I efficiënt en effectief verloopt door middel van goed ingerichte projectmanagementmethodieken (cf. de LVNL project werkwijze), het faciliteren van het agile voortbrengingsproces, S&I portfoliomanagement en het gebruik van ondersteunende systemen en data. Je werkt nauw samen met de Manager Business Support aan wie je ook rapporteert. Ook werk je nauw samen met de Business Support Officer die de algemene generieke ondersteuning van de afdeling verzorgt. Daarnaast is afstemming en samenwerking met het RMO op tactisch niveau essentieel met als doel dan alle informatie op operationeel (S&I) niveau blijft aansluiten op de informatie op tactisch niveau.

De nieuwe afdeling Business Support is in oprichting en onderdeel van een grotere aanpassing waarbij ook de technische afdelingen van GSI onderdeel gaan uitmaken van S&I. Het werkgebied van de afdeling BSO omvat de gehele scope van deze nieuwe inrichting van S&I.

Dit breng je mee

• Opleiding: Een afgeronde HBO-opleiding in een relevante richting.
• Ervaring: Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in project- en portfoliomanagement.

Gewenste competenties

• Resultaatgerichtheid: Je hebt een sterke focus op het behalen van doelen en resultaten, en je kunt effectief plannen en organiseren om deze te bereiken.
• Analytisch vermogen: Je bent in staat om complexe informatie te analyseren en te interpreteren, en je kunt problemen snel identificeren en oplossen.
• Samenwerken: Je kunt goed samenwerken met verschillende teams en stakeholders, en je bevordert een positieve en productieve werkomgeving.
• Kritisch: Je hebt een kritische blik en kunt processen en methoden evalueren en verbeteren.
• Assertief: Je durft initiatief te nemen en kunt duidelijk en overtuigend communiceren, zowel binnen het team als naar stakeholders.

Dit bieden we jou

Je komt te werken in een professionele en vakkundige organisatie, binnen een bedrijf in een unieke en boeiende omgeving.

• 28 vakantiedagen met de mogelijkheid om extra verlof bij te kopen.
• Een eindejaarsuitkering, vakantiegeld en reiskostenvergoeding.
• Wij werken minimaal drie dagen per week op kantoor.
• Pensioenfonds voor overheid en onderwijs (ABP).
• Tegemoetkoming in de ziektekostenverzekering.
• Een actieve personeels- en jongerenvereniging.
• Een fitnessruimte die 24/7 open is en een bedrijfsrestaurant.