Ambtelijk secretaris OR

Rijkswaterstaat is volop in beweging. Voor de komende reorganisatie is stevige ondersteuning onmisbaar. Als ambtelijk secretaris ben jij dé stabiele factor die overzicht houdt, structuur aanbrengt en ervoor zorgt dat processen zorgvuldig en soepel verlopen. Je werkt op het snijvlak van plannen en organiseren, wet- en regelgeving en zorgt daarbij altijd voor nauwkeurige administratie. Je ondersteunt de ondernemingsraad (OR) bij Rijkswaterstaat van het dienstonderdeel Oost-Nederland, die opkomt voor de belangen van medewerkers.

Dit ga je doen

De ondernemingsraad (OR) bij Rijkswaterstaat Oost-Nederland is een zelfstandig orgaan dat voor alle medewerkers opkomt en meepraat over belangrijke veranderingen binnen de organisatie, zoals roosters, regels, nieuwe systemen of reorganisaties.

Jij bent de onmisbare schakel voor de OR. Dankzij jouw inzet verlopen de vergaderingen tussen de OR en de bestuurder soepel en binnen de geldende (wettelijke) kaders. Je maakt gebruik van de (termijn)agenda van de bestuurder en (overheids)nieuwsbrieven. Zo zorg je ervoor dat zowel de OR-leden als de bestuurder tijdig en volledig geïnformeerd zijn en dat belangrijke onderwerpen op de agenda komen en behandeld worden. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden. Je beantwoordt vragen zorgvuldig, verwerkt informatie nauwkeurig en zorgt dat alles tot in detail klopt.

Jouw werkzaamheden

• Je maakt notulen en plant vergaderingen in.
• Je houdt contact met OR-leden, de bestuurder, HRM en andere collega’s en zorgt dat afspraken worden nagekomen.
• Je maakt samen met het dagelijks bestuur van de OR de agenda, verzamelt de vergaderstukken en brengt zelf onderwerpen in.
• Je let erop dat alles volgens de regels van medezeggenschap verloopt en geeft hierover advies.
• Je onderhoudt contact met externe deskundigen en schakelt hen in als dat nodig is.
• Je komt met nieuwe ideeën en neemt initiatief om de samenwerking en sfeer binnen de OR te versterken, zodat de ondernemingsraad goed wordt ondersteund.
• Je volgt relevante en actuele onderwerpen.

Jouw team

Je komt terecht in een betrokken en professioneel team binnen de afdeling bedrijfsvoering, de vaste thuisbasis van de ambtelijk secretaris van de OR. Vanuit deze thuisbasis werk je samen met de voorzitter en vicevoorzitter (dagelijks bestuur) en ondersteun je de OR in hun werkzaamheden. In je rol werk je zelfstandig, maar sta je er zeker niet alleen voor: je schakelt dagelijks met OR-leden en andere betrokken collega’s binnen de organisatie.

Daarnaast neem je actief deel aan het netwerk van ambtelijk secretarissen binnen heel Rijkswaterstaat. Samen delen jullie kennis en ervaring om de functie verder te professionaliseren en toekomstbestendig te maken. Zie jij kansen voor slimmere werkwijzen of verdere digitalisering? Dan is daar volop ruimte voor.

Interesse in een fulltime functie?

Deze functie is voor maximaal 24 uur per week. Wil je fulltime werken? Op korte termijn komt ook de parttime functie van coördinator BHV beschikbaar; deze kan met deze rol worden gecombineerd tot een fulltime dienstverband. Vermeld je interesse hiervoor in je motivatiebrief.

Dit vragen wij

• Je beschikt over sterke communicatieve en schriftelijke vaardigheden.
• Je kunt goed plannen en organiseren en houdt overzicht in je werkzaamheden.
• Je beschikt over kennis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en aanverwante wet- en regelgeving.
• Je kunt zelfstandig werken en neemt verantwoordelijkheid voor je eigen taken en resultaten.
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig.
• Je kunt makkelijk contact leggen en een goed netwerk opbouwen. Je voelt aan hoe mensen met elkaar omgaan en beweegt je prettig binnen een politieke-bestuurlijke omgeving.

Je voldoet aan de volgende competenties:

• Jij denkt mee over hoe het werk beter kan, neem je initiatief en breng je jouw ideeën ook in de praktijk.
• Je bent vriendelijk en dienstverlenend, maar durft ook duidelijk je grenzen aan te geven en stevig in je rol te staan.

Bij voorkeur heb je ervaring als ambtelijk secretaris van een ondernemingsraad of als secretaris/managementassistent van een management- of directieteam. Heb je die ervaring nog niet, maar voldoe je wel aan de functie-eisen? Dan nodigen we je ook van harte uit om te reageren.

Hier kom je te werken

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit 6 landelijke en 7 regionale organisatieonderdelen. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving.

Oost-Nederland

Wil jij werken bij Rijkswaterstaat binnen Oost-Nederland (ON)? Deze regio is verantwoordelijk voor het onderhoud, het beheer en de aanleg van (snel)wegen en hoofdvaarwegen in de provincies Overijssel en Gelderland. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het doortrekken van de A15, de verbreding van de A1 Apeldoorn-Azelo en de A50 Eindhoven-Nijmegen, de bereikbaarheid van de groeiregio Zwolle, en het Anders Reizen op de A12. Naast de autosnelwegen kent ON een aantal autowegen (N-wegen), die een eigen complexiteit en omgevingsinteractie kennen.

ON is de rivierendienst van Rijkswaterstaat. Tot het gebied behoren de Rijn, de Waal, de IJssel, de Lek en diverse kanalen. De uitdagingen rondom dit gebied zijn immens en divers: uiterwaardenbeheer, renovatie van sluizen, het nationaal watermanagement, verbeteren van riviernatuur en waterkwaliteit, klimaatadaptatie en de scheepvaartroutes. De Oost-West corridor in onze regio verbindt de randstad met Europa, over weg en water. Het goederenvervoer wordt in deze corridor scherp in de gaten gehouden. Hierbij wordt er samengewerkt met medeoverheden, inwoners en bedrijven in de regio.

In totaal werken ongeveer 300 mensen binnen ON verspreid over 3 directies: Netwerkontwikkeling, Netwerkmanagement en Bedrijfsvoering.

Bijzonderheden

• Bij Rijkswaterstaat stimuleren we het hybride werken. Werk in overleg met je leidinggevende en collega’s vanuit huis of op kantoor wanneer je functie dit toelaat.
• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.