Afdelingssecretaris Mobiliteit

Zoek je een afwisselende functie waarin jij de onmisbare schakel bent tussen Mobiliteit en het management? Lees dan verder.

Als afdelingssecretaris Mobiliteit help jij om slimme keuzes in mobiliteit goed te ondersteunen. Jij hebt het overzicht over alle beleids-, bestuurlijke- en managementinformatie en zorgt dat besluitvorming binnen het MT zorgvuldig wordt voorbereid en uitgevoerd. Zo zie je jouw werk terug in de stad: van veiligere straten tot een betere bereikbaarheid.

Snel schakelen tussen partijen, leuke collega’s en veel afwisseling? Absoluut! Als afdelingssecretaris zit jij op de eerste rij. Ben je energiek en zoek je van nature verbinding en samenwerking? Beschik je daarnaast ook over een sterk analytisch vermogen en ben je in staat om complexe vraagstukken te doorgronden en tot oplossingen te komen waarbij je rekening houdt met meespelende factoren binnen een grote organisatie als Gemeente Den Haag?

Wat ga je doen?

Je bent nauw betrokken bij het functioneren van het MT en de afdeling. Je neemt deel aan MT- en retraitevergaderingen en vertaalt de bespreking naar heldere en bruikbare besluitpunten. Je initieert en organiseert P-processen zoals opleidingsplanning en SPP, en ondersteunt het afdelingshoofd bij de voorbereiding van gesprekken met managers. Je hebt gevoel voor de dynamiek in het MT en vervult een vertrouwensrol als extra ogen en oren. Je bent zowel de linker- als rechterhand van het afdelingshoofd op het gebied van bedrijfsvoering. Verder ben je verantwoordelijk voor de inhoudelijke voorbereiding van de MT-overleggen.

Je beweegt je soepel binnen het brede speelveld van bedrijfsvoering en organisatie. Denk aan financiën, personele vraagstukken en de P&C-cyclus. Dit doe je niet alleen, maar juist in nauwe samenwerking met collega’s binnen en buiten de afdeling. Samen zorgen jullie voor overzicht, verbinding en een goed lopende organisatie.

Je onderhoudt nauw contact met de afdelingssecretarissen van andere afdelingen, met de betrokken directiesecretarissen bij de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) en onder andere collega’s van Control en P&O. Kortom, een veelzijdig en afwisselend takenpakket. Daarnaast ben je het aanspreekpunt en vraagbaak voor de collega’s van de afdeling als het gaat om bijvoorbeeld werkafspraken en processen en denk je mee over waar ze hun informatie kunnen vinden.

Wat bieden wij?

In deze functie krijg je te maken met inhoudelijke variatie en dynamiek, doordat je dicht op het management werkt binnen een complexe organisatie. Er is ruimte om je analytische en adviserende vaardigheden verder te ontwikkelen.

• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of aflossing studieschuld;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• de mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag te ruilen voor een andere religieuze, culturele of nationale feest- of herdenkingsdag;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past.

Wat vragen wij?

Je vindt het leuk om veel te schakelen en behoudt daarbij het overzicht. Je werkt vanuit een klantgerichte houding richting interne stakeholders, zoals het MT, managers en collega-afdelingen, en weet waar je moet zijn voor welke vraag. Je kent je stakeholders en begrijpt de complexiteit en dynamiek van een grote organisatie. Je legt gemakkelijk verbanden, werkt gestructureerd en planmatig en weet nieuwe onderwerpen en processen snel te doorgronden. Procesdenken is een van jouw sterke kwaliteiten. Je werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid en beschikt over een sterk analytisch vermogen.

Daarnaast beschik je over:

• hbo/wo werk- en denkniveau. Een opleiding in de richting van bestuurskunde is een pre;
• aantoonbare ervaring met het ondersteunen van management in een bestuurlijke of complexe organisatie;
• sterke samenwerkingsvaardigheden en het vermogen om effectief te netwerken binnen en buiten de organisatie;
• ervaring met of aantoonbare affiniteit met inkoop- en aanbestedingsregels;
• uitstekende schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands, waarmee je zakelijke en bondige adviezen opstelt.

Wie zijn wij?

Je komt te werken bij het Bedrijfsbureau, onderdeel van de afdeling Mobiliteit binnen de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO). Het Bedrijfsbureau bestaat uit 18 collega’s, waaronder managementondersteuners, beleidsondersteuners, collega’s van het bestuurlijk stafbureau, een proces- en financieel medewerker en deze functie waarvoor jij interesse hebt.

Binnen het Bedrijfsbureau werken we nauw samen in een informele en collegiale sfeer. We ondersteunen verschillende teams binnen de afdeling Mobiliteit, die naast het Bedrijfsbureau bestaat uit beleids-, strategie-, data- en gedragsteams. In ons team is er aandacht voor samenwerking, korte lijnen en ruimte om je verder te ontwikkelen. Dat maakt het een prettige werkomgeving waar je snel je plek kunt vinden.