Coördinator team Wet open overheid (Woo)

ResidentieProfs is voor gemeente Rotterdam op zoek naar een Coördinator team Wet open overheid (Woo) (schaal 8) voor 36 - 40 uur per week.

Functie

In de rol van Woo-coördinator zorg jij ervoor dat het team haar taken binnen de wettelijke termijnen uitvoert. Je coördineert het gehele proces en biedt ondersteuning aan de projectteams. Je werkt nauw samen met de Woo-ondersteuner en het projectteam om te zorgen dat processen worden bewaakt en knelpunten snel worden gesignaleerd. Jij zorgt ervoor dat acties tijdig worden opgepakt en volgt deze nauwkeurig op.

Je toont sterke procescoördinatie door het Woo-proces gestructureerd te bewaken en knelpunten vroegtijdig te signaleren. Je handelt proactief en komt met praktische oplossingen. Je houdt overzicht, stuurt bij waar nodig en zorgt dat alle stappen op tijd worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld wanneer meerdere verzoeken tegelijk binnenkomen en jij direct schakelt om taken logisch te verdelen en de verwachtingen goed te managen. Hierbij ben je stressbestendig en weet je te presteren onder druk.

Je communiceert helder door juridisch vakjargon te vertalen naar concrete en begrijpelijke acties voor de vakafdeling. Je zorgt dat alle betrokkenen precies weten wat er van hen wordt verwacht. Bijvoorbeeld door een complex Woo-verzoek om te zetten in een duidelijke actielijst met deadlines.

Je werkt effectief samen met de Woo-ondersteuner en projectteams door afstemming te zoeken, werkzaamheden te verdelen en kwaliteit gezamenlijk te bewaken. Je stemt zonder hiërarchische sturing duidelijk af wie wat oppakt. Bijvoorbeeld door dagelijks de voortgang kort met de Woo-ondersteuner door te nemen en taken waar nodig opnieuw te verdelen.

Je werkt zorgvuldig en bewaakt de kwaliteit van alle uitgevoerde stappen binnen wettelijke termijnen. Je neemt verantwoordelijkheid voor het correct afhandelen van verzoeken en verliest nooit het overzicht. Bijvoorbeeld door een urgent verzoek direct te prioriteren, maar toch elke stap nauwkeurig te controleren op volledigheid.

Je bent iemand die zich prettig voelt in een team waarin open communicatie, samenwerking en onderlinge betrokkenheid centraal staan. Je draagt actief bij aan een positieve werksfeer en stemt makkelijk af met collega’s.

Werkzaamheden

• Procesbeheer: coördineren van het Woo-proces, bewaken van voortgang, volledigheid en tijdigheid van Woo-verzoeken.
• Afstemming met Woo-ondersteuner: afstemmen en verdelen van werkzaamheden, bewaken van voortgang en kwaliteit; hiërarchische aansturing ligt niet bij deze rol.
• Ondersteuning vakafdeling: fungeren als eerste aanspreekpunt, vertalen van juridische kaders naar begrijpelijke en uitvoerbare acties en zorgen voor heldere communicatie.
• Procesmatig advies: adviseren over procesverbeteringen en haalbaarheid van verzoeken binnen geldende kaders.
• Deadlines bewaken: signaleren van knelpunten, tijdig bijsturen en zorgen voor zorgvuldige afhandeling binnen wettelijke termijnen.
• Vraagbaak: beantwoorden van inhoudelijke vragen en zorgen voor overzicht en structuur binnen het Woo-proces.

Je schakelt snel wanneer een verzoek urgent is, maar blijft nauwkeurig en bewaakt de kwaliteit van je werk. Je neemt verantwoordelijkheid voor je taken en zorgt dat deadlines worden gehaald zonder het overzicht te verliezen.

Eisen

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau, aangetoond door opleiding en/of relevante werkervaring.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met procescoördinatie binnen een administratief, juridisch of overheidsdomein, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met het werken binnen wettelijke kaders, beleidsregels of juridische procedures, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt ervaring met samenwerking in multidisciplinaire teams in een projectmatige of overheidsomgeving.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring op het gebied van de Woo, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.

Wensen

• Je hebt werkervaring met het analyseren van juridische informatie, wet- en regelgeving of beleidskaders en het vertalen hiervan naar concrete werkinstructies, adviezen of werkafspraken voor de uitvoering van werkzaamheden.
• Je hebt ervaring met deadline-gedreven werk en het afhandelen van meerdere parallelle dossiers of verzoeken.
• Je hebt werkervaring met politiek gevoelige en bestuurlijke informatie.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie met meer dan 100.000 inwoners. Deze wens is opgenomen vanwege de schaal en complexiteit van de organisatie.
• Je hebt werkervaring met het geven van procesmatig advies - adviseren over procesverbeteringen en haalbaarheid van verzoeken binnen geldende kaders.

Wat bieden wij?

• Maximale flexibiliteit, forse verdiensten
• Concurrerend salaris
• Maandelijkse vakantiegelduitkering
• RP-Flexbudget: gebaseerd op opdrachturen
• Verlofopbouw
• Pensioen
• Begeleiding bij jouw carrière