Ketensecretaris – cluster DV

Voor Gemeente Rotterdam zoeken we een ketensecretaris voor cluster DV.

Jouw functie

Als Ketensecretaris ondersteun en adviseer je de 3 afdelingsmanagers op directiebrede portefeuilles en complexe vraagstukken voor de afdeling, de keten of overstijgend. Specifieke aandachtsgebieden zijn afhankelijk van de positionering in de keten.

De werkzaamheden zijn zowel inhoudelijk als procesmatig. Denk aan bestuurlijke vraagstukken vanuit de ketenaanpak op thema’s zoals implementatie cruisebelasting, sociaal incasseren en het verbeteren van de processen Burgerzaken. Je adviseert, organiseert en coördineert onder meer ketenbijeenkomsten, financiële voortgangsrapportages en HR-vraagstukken zoals aanpak van MTO en verzuim.

Je hebt een aanjaagrol richting lijnmanagement op bestuurlijke thema’s en pilots, adviseert zowel inhoudelijk als procesmatig, en coördineert afstemming met onder andere het MT en de keten. Daarnaast houd je je bezig met de kwalitatieve borging van kritieke processen zoals financiën, het vertalen van bestuurlijke ontwikkelingen naar uitvoering en afstemming met diverse (externe) partijen.

Wat ga je doen?

• Als secretaris van het afdelings-MT bereid je MT- en ketenoverleggen voor, stelt in overleg met het management de agenda op, bewaakt de kwaliteit en tijdigheid van stukken, nodigt deelnemers uit en zorgt voor registratie en opvolging van acties en besluiten.
• Je bent een kritische sparringpartner en voorziet je afdelingsmanager gevraagd en ongevraagd van advies.
• Je bewaakt planning, voortgang, acties en besluiten van het MT en de keten, zorgt voor goede verslaglegging en tijdige, correcte opvolging van afspraken.
• Naast MT-secretaris vervul je ook de rol van (keten)secretaris voor overleggen waarvoor de afdelingsmanager als ketenmanager verantwoordelijk is.
• Je bent rolbewust en weet collega’s te activeren en motiveren om eigenaarschap te nemen en zelfstandig zaken op te pakken.
• Je zoekt op verzoek of eigen initiatief vraagstukken uit en brengt hierover advies uit aan de afdelingsmanager en waar nodig aan teamleiders.
• Je bereidt werkbezoeken en heidagen voor en stemt programma en inhoud af met het MT en/of de afdelingsmanager.
• Je coördineert uiteenlopende trajecten, zoals opvolging van de MTO-aanpak en DPIA-vraagstukken.
• Je zet besluiten en actiepunten uit en zorgt voor verzending van stukken richting onder andere managers, de OR, de wethouder en het college.
• Je bent voor jouw afdeling de spil in processen rondom piekmomenten zoals de voorjaarsretraite, de voorjaarsnota en de begrotingsbehandeling binnen jouw portefeuille(s).

Jouw profiel

Je bent een proactieve en toegankelijke professional die gemakkelijk schakelt binnen een complexe en dynamische omgeving. Dankzij jouw organisatiesensitiviteit begrijp je politieke en bestuurlijke verhoudingen en ga je hier zorgvuldig en effectief mee om. Je bent een natuurlijke verbinder die collega’s weet te enthousiasmeren, mee te nemen en in beweging te krijgen.

Je neemt initiatief, pakt nieuwe vraagstukken met nieuwsgierigheid en energie op en voelt je verantwoordelijk voor het realiseren van resultaten. Je werkt zelfstandig, stelt de juiste prioriteiten en weet hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden. Je brengt structuur aan, bewaakt voortgang en behoudt overzicht, ook wanneer er veel tegelijkertijd speelt. In een omgeving met veel dynamiek en verschillende belangen breng jij rust en zorg je dat zaken georganiseerd en beheerst blijven verlopen.

Eisen

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt werkervaring als Ketensecretaris bij een gemeente, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.
• Je beschikt over werkervaring met PowerPoint, MS Teams en het maken van draaitabellen in Excel.

Wensen

• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.
• Je hebt werkervaring met de coördinatie van werkzaamheden voor verschillende stakeholders.
• Je hebt werkervaring met het bewaken van planningen, voortgang, acties en besluiten van zowel MT’s als de keten, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.