Medewerker administratieve processen en systemen

Help jij de onderwijsadministratie met het zo efficiënt mogelijk inrichten van de administratieve onderwijssystemen en deze toekomstbestendig te maken?

Functieomschrijving

Study Programme Administration, het team waarin jij werkt, is onderdeel van het Education Service Centre en verzorgt de bouw en administratie van álle studieprogramma’s en de diplomering van onze individuele studenten. In deze superdiverse functie ben je de key-user van de backoffice applicatie OSIRIS en werk je met informatie uit de digitale studiegids.

Het doel: ervoor zorgdragen dat de administratieve onderwijssystemen, en daarmee ook de examenprogramma’s, zo ingericht worden dat gebruikers optimaal kunnen werken en studenten over de juiste programma’s beschikken.

Samen met je collega’s en de procesmanagers, die het team functioneel aansturen, werk je procesgericht en ben je van een aantal processen het eerste aanspreekpunt voor vragen van collega's en andere belanghebbenden. Je lost problemen op die collega's zelf niet kunnen of mogen oplossen en denkt actief mee in verbeteringen en mogelijkheden tot harmonisering en efficiency. Je werkt hierbij nauw samen met de functioneel applicatiebeheerders van de onderwijssystemen.

Je signaleert pro-actief nieuwe ontwikkelingen die consequenties hebben voor de administratieve organisatie en analyseert deze op haalbaarheid en uitvoerbaarheid. Je adviseert hierover de procesmanagers en je direct leidinggevende.

Een diverse functie waarin je met veel verschillende betrokken partijen samenwerkt. Zo adviseer en informeer je collega’s, examencommissies, opleidingsdirecteuren en coördinatoren, docenten, studieadviseurs en derden over de vertaling van de regelingen, examenprogramma’s en procedures in de systemen.

Tenslotte ben jij degene die zorgt voor voldoende, tijdige en gebruikersvriendelijke rapportages voor alle belanghebbenden.

Functie-eisen

• Je hebt hbo-niveau en hebt verstand van ICT en administratieve processen in het onderwijs.
• Je ben analytisch sterk en baseert je niet op aannames, maar vraagt juist door vanuit nieuwsgierigheid.
• Je bent in staat om procesmatig te denken en haalt energie uit het meedenken over hoe processen met een groeiende studentenpopulatie geüniformeerd en geoptimaliseerd kunnen worden. Je bent bekend met LEAN Six Sigma.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met (administratieve) onderwijssystemen (zoals OSIRIS), SQILL (curriculum management systeem), Excel en Business Objects.
• Je bent enthousiast en klantgericht, kunt goed zelfstandig werken, hebt goede communicatieve vaardigden en je bent proactief.
• Je bent accuraat, je houdt overzicht (ook onder tijdsdruk) en controleert en bewaakt actief de voortgang binnen de processen.
• Ervaring in procesgericht werken binnen een onderwijsorganisatie is een pré.

TU Delft

Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen. Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten.

Universiteitsdienst – Education & Student Affairs

Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het College van Bestuur en het onderwijs van de gehele instelling met (strategisch) onderwijsbeleid, het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, functioneel beheer van onderwijsapplicaties en realisatie van monitoring- en managementrapportages, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten.

ESA bestaat uit de afdelingen Policy & Implementation, Education Service Centre, Academic Services, Information Management en X en telt ongeveer 500 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar, tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’.