Afdelingssecretaris Beleidsafdeling Stadsbeheer

Zoek je een afwisselende functie waarin jij de onmisbare schakel bent tussen bestuur, beleid en management? Lees dan verder.

Den Haag verandert. Dat geldt ook voor de buitenruimte. Grote ontwikkelingen, zoals de aanpak van netcongestie, bereikbaarheid en weerbaarheid in tijden van droogte en periodes van extreme neerslag, vragen veel van de openbare ruimte, terwijl die ruimte juist schaars is. De beleidsafdeling werkt aan de kaders voor de inrichting en het beheer van de openbare ruimte.

Als afdelingssecretaris ondersteun je de afdeling en het management. Je hebt overzicht over alle beleids-, bestuurlijke en managementinformatie en zorgt ervoor dat de besluitvorming binnen het MT zorgvuldig wordt voorbereid en uitgevoerd.

Snel schakelen tussen verschillende partijen, leuke collega’s en veel afwisseling? Absoluut! Als afdelingssecretaris zit jij op de eerste rij. Ben jij energiek en zoek je van nature de verbinding en samenwerking op? Beschik je daarnaast over een sterk analytisch vermogen en ben je in staat complexe vraagstukken te doorgronden en tot oplossingen te komen, waarbij je rekening houdt met de verschillende belangen en factoren die spelen binnen een grote organisatie als de gemeente Den Haag?

Wat ga je doen?

Je bent nauw betrokken bij het functioneren van het MT en de afdeling. Je bereidt de MT-vergaderingen inhoudelijk voor, neemt eraan deel en vertaalt de besprekingen naar heldere en bruikbare besluiten en actiepunten. Je hebt gevoel voor de dynamiek binnen het MT en vervult een vertrouwensrol als extra ogen en oren. Daarnaast verzorg je namens het MT de communicatie naar de afdeling over MT- en afdelingszaken.

Je coördineert voor de afdeling de bestuurlijke en interne processen, zoals de beantwoording van schriftelijke raadsvragen, bijdragen aan de begroting en jaarrekening, en de organisatie van werkbezoeken. Ook ben je zowel de linker- als rechterhand van het afdelingshoofd als het gaat om bedrijfsvoeringsprocessen, zoals het jaarwerkplan en het opleidingsplan. Daarnaast fungeer je als plaatsvervanger van de secretaris van de Adviescommissie Openbare Ruimte (ACOR).

Je beweegt je soepel binnen het brede speelveld van bedrijfsvoering en organisatie. Denk hierbij aan financiën, personele vraagstukken en de planning-en-controlcyclus (P&C-cyclus). Dit doe je niet alleen, maar juist in nauwe samenwerking met collega’s binnen en buiten de afdeling. Samen zorgen jullie voor overzicht, verbinding en een goed functionerende organisatie.

Je onderhoudt nauw contact met de afdelingssecretarissen van andere afdelingen, de directiesecretarissen van de Dienst Stadsbeheer en collega’s van onder meer Control en P&O. Kortom, een veelzijdig en afwisselend takenpakket. Daarnaast ben je het aanspreekpunt en de vraagbaak voor collega’s binnen de afdeling als het gaat om werkafspraken en processen. Je denkt actief mee over hoe informatie toegankelijk en vindbaar kan worden gemaakt.

Wat bieden wij?

In deze functie krijg je te maken met inhoudelijke variatie en dynamiek, doordat je dicht op het management werkt binnen een complexe organisatie. Er is ruimte om je analytische en adviserende vaardigheden verder te ontwikkelen.

Ook kun je rekenen op:

• 144 uur wettelijk verlof en 57,6 uur bovenwettelijk verlof (bij een volledig dienstverband van 36 uur);
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of aflossing studieschuld;
• opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling, waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• een thuiswerkvergoeding van €2,40 netto per dag en een internetvergoeding van €0,85 netto per dag voor elke dag dat je thuiswerkt;
• de mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag te ruilen voor een andere religieuze, culturele of nationale feest- of herdenkingsdag;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past.

Wat vragen wij?

Je vindt het leuk om veel te schakelen en behoudt daarbij het overzicht. Je werkt vanuit een klantgerichte houding richting interne stakeholders, zoals het MT, managers en collega‑afdelingen, en weet waar je moet zijn voor welke vraag. Je kent je stakeholders en begrijpt de complexiteit en dynamiek van een grote organisatie. Je legt gemakkelijk verbanden, werkt gestructureerd en planmatig en weet nieuwe onderwerpen en processen snel te doorgronden. Proces denken is een van jouw sterke kwaliteiten. Je werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid en beschikt over een sterk analytisch vermogen.

Daarnaast beschik je over:

• hbo/wo werk- en denkniveau: een opleiding in de richting van bestuurskunde is een pre;
• aantoonbare ervaring met het ondersteunen van management in een bestuurlijke of complexe organisatie;
• sterke samenwerkingsvaardigheden en het vermogen om effectief te netwerken binnen en buiten de organisatie;
• ervaring met of aantoonbare affiniteit met inkoop- en aanbestedingsregels;
• uitstekende schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands, waarmee je zakelijke en bondige adviezen opstelt.

Wie zijn wij?

Je komt te werken bij de beleidsafdeling van de Dienst Stadsbeheer (BAS). Met ruim 100 collega’s werken we aan wat wij buitengeluk noemen. De afdeling BAS kent een uitstekende werksfeer, met aandacht voor elkaar, voor collegiale samenwerking en met grote passie voor het werken aan een fijne, leefbare stad.