Managementassistent Dwarsverband Onderwijs en Opleiden

Voor het bestuurssecretariaat van het Dwarsverband O&O zijn wij op zoek naar een managementassistent.

Wat ga je doen

In de functie van managementassistent heb je een verbindende en ondersteunende rol binnen het Dwarsverband Onderwijs & Opleiden. Je bent de rechterhand van het bestuur van het Dwarsverband O&O en het eerste aanspreekpunt voor partijen die contact zoeken. Het betreft uiteenlopende contacten binnen het netwerk van Onderwijs en Opleiden. Naast de contacten binnen de betrokken organisaties UMCG en RUG gaat het om regionale, landelijke en internationale contacten.

De ondersteuning is met name voor de directeur Onderwijs en het hoofd Onderzoek van Onderwijs en Opleiden. Als managementassistent breng je structuur aan in hun dag door het stellen van de juiste prioriteiten, het bewaken van deadlines en het goed inspelen op ad hoc situaties.

Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van beide bestuurders en de organisatie, voorbereiding en ondersteuning van diverse vergaderingen en overleggen en bewaking van actiepunten. Daarnaast werk je onder andere met IBabs, Corsa en MS Teams. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor relaties.

Voor de directeur Onderwijs werk je binnen een netwerk van bestuurders en leidinggevenden binnen het UMCG, universiteiten, hogescholen en het middelbaar beroepsonderwijs.

Voor het hoofd Onderzoek werk je binnen een netwerk van nationale en internationale onderzoekers; de voertaal is hoofdzakelijk Engels.

Je maakt onderdeel uit van een team van managementassistentes dat wordt aangestuurd door de manager bedrijfsvoering. Je werkt zelfstandig en dedicated voor twee bestuursleden, maar gezamenlijk heb je een verantwoordelijkheid voor het goed functioneren van het bestuurssecretariaat als geheel. De managementassistentes vangen pieken in de werkdruk op en vervangen elkaar bij afwezigheid.

Dwarsverband Onderwijs en Opleiden

Het Dwarsverband Onderwijs & Opleiden (O&O) van het UMCG vormt het centrale netwerk voor al het onderwijs aan MBO-, HBO- en WO studenten én voor de vervolgopleidingen van zorgprofessionals binnen het UMCG en de Opleidingsregio Noord Oost Nederland. Vanuit de domeinen Onderwijs en Opleiden verzorgen we een breed aanbod aan opleidingen en bij- en nascholingen en bieden we advies en begeleiding bij de innovatie van opleidingen en overige leer- en ontwikkeltrajecten.

Bestuurssecretariaat

Als managementassistent zorg je ervoor dat het dagelijks bestuur en managers effectief kunnen functioneren. Samen met de andere managementassistenten draag je bij aan een soepele samenwerking tussen de verschillende onderdelen van het dwarsverband en de afdelingen in het UMCG.

Wat vragen wij

• Je hebt een HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie in een omgeving van vergelijkbare omvang en complexiteit.
• Je bent in het bezit van een diploma managementassistent, officemanagement of directiesecretaresse.
• Je beheerst de Nederlandse en de Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt een zelfstandige werkhouding maar kan ook goed samenwerken.
• Onder snel veranderende omstandigheden blijf je gestructureerd werken en wanneer verschillende mensen tegelijk een beroep doen op de dienstverlening kun je dat goed managen.
• Je zorgt ervoor dat zaken ordelijk en efficiënt kunnen worden afgewerkt.
• Je presenteert jezelf op een professionele wijze die overeenkomt met de wijze waarop de organisatie in- en extern gezien wil worden.
• Bij het uitvoeren van de taken wordt een beroep gedaan op jouw flexibiliteit, creativiteit, regelvermogen, pro-activiteit en doortastendheid.
• Je handelt te allen tijde integer en discreet en kan omgaan met bestuurlijke verhoudingen.

Wat bieden wij

We bieden je een uitdagende en verantwoordelijke baan in een professionele en lerende werkomgeving. De aanstelling is voor de duur van een jaar met mogelijkheid tot verlenging. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn volgens de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).