persoonlijk assistent cds (572355) DR&I

Als persoonlijk assistent CDS werk je in Den Haag voor 38 uur per week bij het Ministerie van Defensie. Als onderdeel van het secretariaat van de Commandant der Strijdkrachten voer je secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden uit.

• (Coördineert) het secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten.
• (Coördineert) de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken.
• Coördineert complexe informatiestromen.
• Fungeert als "buffer" in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context naar de interne organisatie en externe omgeving.
• Maakt een inschatting van het politiek en maatschappelijk afbreukrisico, belang en urgentie, legt verbanden en weegt consequenties van handelen af, bewaakt voortgang en afhandeling, signaleert en rappelleert.
• Verstrekt informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en over administratieve en organisatorische processen.
• Draagt incidenteel zorg voor de verslaglegging, notuleren en uitwerking, stelt stukken op en verzorgt correspondentie op globale aanwijzing, en biedt administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard.
• Organiseert in de breedste zin van het woord representatieve evenementen ten behoeve van de (P)CDS.
• Ontvangt en staat bezoekers te woord.
• Legt (gerubriceerde) werkdossiers aan en houdt deze bij.
• Zorgt voor de samenstelling van (management)overzichten.

Dit krijg je

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling.
• Duur van 2 jaar.

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

HBO werk- en denkniveau.
Secretariële opleiding (bijvoorbeeld Schoevers).

Ervaring: relevante werkervaring. Ruime interdepartementale ervaring als directiesecretaresse is een pre.

Functiegerichte opleidingen

• Beheersing van de Windows-gestuurde MS Outlook en Teams en MS Office-programma's, zoals Excel, Word en PowerPoint.
• Beheersing van iBabs en de standaard kantoorapplicaties en (automatisering)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement.
• Ruime kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringprocedures.
• Ruime kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden.
• Ruime kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners/relaties waar veel mee wordt samengewerkt.
• Ruime kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier).
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties

• Klantgericht.
• Plannen en organiseren.
• Organisatiegericht.
• Samenwerken.
• Integer.
• Leervermogen.
• Flexibel.

Defensiestaf kwaliteiten, vaardigheden & ervaring

• Opleiding management assistent/secretaresse.
• Ruime ervaring op directieniveau.
• Engels conform STANAG 6001 niv 3/3/3/3 of een gelijkwaardig niveau.

Hier kom je te werken

Meer over Bestuursstaf

Het kabinet van de CDS ondersteunt de Commandant der Strijdkrachten (CDS) en de plaatsvervangend Commandant der Strijdkrachten (PCDS) bij hun dagelijks functioneren. Medewerkers van het kabinet CDS werken op intradepartementaal, interdepartementaal en (militair en civiel) internationaal niveau. De werkzaamheden worden verricht in een team van meerdere persoonlijk assistenten en adviseurs, ter ondersteuning van de (P)CDS. De omgeving waarin de medewerkers van het Kabinet zich bewegen vereist correct en representatief optreden bij alle contacten, waarbij de belangen van de CDS, in brede zin, dienen te worden gewaarborgd.

Over Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie.