Afdelingssecretaris Wonen

Breng grip op financiën, processen en sturing binnen afdeling Wonen en maak impact op een van de grootste opgaven van Den Haag.

Den Haag groeit snel en staat voor grote woonopgaven. Met ruim 130 collega’s werkt afdeling Wonen dagelijks aan voldoende, betaalbare en passende huisvesting voor inwoners van de stad. Achter die maatschappelijke opgave staat een organisatie die draait op goede sturing, slimme processen en heldere afspraken. Als afdelingssecretaris vervul jij daarin een sleutelrol. Je werkt nauw samen met twee collega-afdelingssecretarissen, houdt overzicht, brengt structuur aan en bent een stevige sparringpartner voor managers en collega’s. Je ziet snel waar kansen liggen, schakelt makkelijk tussen verschillende onderwerpen en weet zaken in beweging te krijgen.

Wat ga je doen?

Je bent verantwoordelijk voor de financiële ondersteuning en bedrijfsmatige coördinatie van de afdeling en hebt een belangrijke rol in de sturing en continuïteit van Wonen. Je vertegenwoordigt de afdeling op financiële onderwerpen en denkt mee over de planning- en controlcyclus, financiële rapportages en begrotingsprocessen. Daarbij houd je zicht op budgetten, monitoring en verplichtingen, signaleer je tijdig waar acties nodig zijn en zorg je dat zaken daadwerkelijk verder komen. Daarnaast neem je actief deel aan de voorbereiding en opvolging van de wekelijkse MT-vergaderingen en bewaak je dat acties tijdig worden uitgevoerd.

Daarnaast speel je een belangrijke rol in de processen en producten die bijdragen aan de sturing van de afdeling. Procesoptimalisatie zit in jouw manier van werken: je kijkt kritisch naar bestaande werkwijzen en hebt een natuurlijke drive om processen slimmer, efficiënter en toekomstbestendig in te richten. Ook lever je een bijdrage aan Informatie Gestuurd Werken (IGW) binnen de afdeling, neem je deel aan de vakgroep Informatie Gestuurd Werken en vervul je een coördinerende rol rondom SharePoint. Samen met je collega-afdelingssecretarissen zorg je voor continuïteit binnen de afdeling en pak je makkelijk werkzaamheden over wanneer prioriteiten verschuiven of collega’s tijdelijk afwezig zijn.

Wat bieden wij?

Stap in een veelzijdige functie waarin je zichtbaar impact maakt op een van de grootste maatschappelijke opgaven van Den Haag. Je komt terecht in een dynamische afdeling waar veel gebeurt en waar jouw werk direct bijdraagt aan goede besluitvorming, effectieve samenwerking en een sterke bedrijfsvoering. Je krijgt veel ruimte om eigenaarschap te nemen en jouw expertise in te zetten. Met jouw blik op processen, sturing en samenwerking lever je een zichtbare bijdrage aan de ontwikkeling van afdeling Wonen.

Ook kun je rekenen op:

• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of aflossing studieschuld;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• de mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag ruilen voor een andere religieuze, culturele of nationale feest- of herdenkingsdag;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past.

Wat vragen wij?

Je bent een professional die energie haalt uit het organiseren, verbeteren en regisseren van complexe processen. Je beweegt je makkelijk binnen een bestuurlijke omgeving, brengt structuur aan en neemt regie. Je bent analytisch sterk, resultaatgericht en stapt makkelijk in wanneer processen, vraagstukken of prioriteiten daarom vragen. Je voelt je thuis in een rol waarin je schakelt tussen bedrijfsvoering, financiën, processturing en organisatievraagstukken. Je hebt een natuurlijke drive om processen continu slimmer, efficiënter en beter in te richten.

Daarnaast beschik je over:

• een afgeronde hbo- of wo-opleiding;
• minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een regie-, project-, proces- of vergelijkbare rol binnen een complexe organisatie;
• affiniteit met bestuurlijke en financiële processen, politieke verhoudingen en ambtelijke structuren;
• specifieke kennis van procesoptimalisatie, informatievoorziening en documentbeheer, waaronder SharePoint;
• sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Wie zijn wij?

Het Managementteam van Wonen vormt het hart van de afdeling en bestaat uit een betrokken en professioneel team. Naast de afdelingsmanager en teammanagers maken ook afdelingssecretarissen en managementondersteuners deel uit van het team.

We werken intensief samen en komen meerdere keren per week bij elkaar om de dynamische week voor te bereiden en af te stemmen. Daarbij is er ruimte voor ieders inbreng en zorgen we samen, in een open en respectvolle sfeer, voor de beste resultaten voor onze stad.

Samenwerken betekent voor ons dat we elkaar actief opzoeken om te sparren over ons werk, maar ook tijd maken voor het goede gesprek, bijvoorbeeld tijdens een kop koffie. Zo leren we elkaar goed kennen en is er oprechte aandacht voor elkaar.