Office Manager

Functieomschrijving

Jij bent degene die ziet wat er nodig is, vaak nog voordat iemand erom vraagt. Je regelt, organiseert en houdt overzicht. Daardoor kunnen collega's zich richten op waar zij goed in zijn, terwijl jij ervoor zorgt dat alles daaromheen soepel verloopt.

Als Office Manager bij Acorel ben je een verbindende schakel binnen de organisatie. Je ondersteunt collega's, bewaakt processen en zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich direct welkom voelen. Of het nu gaat om de onboarding, het kantoor, ondersteuning bij sales administratie, een praktische vraag of het verbeteren van een intern proces: jij zorgt dat het geregeld is.

Wat deze functie bijzonder maakt, is de combinatie van verantwoordelijkheid, afwisseling en vrijheid. Geen dag is hetzelfde. Je krijgt veel ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en verbeteringen door te voeren. Zie je iets dat slimmer, efficiënter of prettiger kan? Dan moedigen we je aan om daarmee aan de slag te gaan.

Daarnaast speel je een belangrijke rol in de beleving van collega's binnen Acorel. Jij helpt mee om van ons kantoor een plek te maken waar mensen graag komen, ondersteunt met name binnen HR, Sales en Delivery en zorgt ervoor dat collega's zich gezien en ondersteund voelen. Daarmee lever je een directe bijdrage aan onze cultuur én aan het succes van de organisatie.

Wat ga je doen?

Als Office Manager maak je deel uit van ons Operations Team, bestaande uit 3 personen. Samen zorgen wij ervoor dat de dagelijkse processen soepel lopen, dat informatie op de juiste plek landt en dat collega’s zich kunnen focussen op hun kerntaken.

• Je ondersteunt met name de afdelingen HR, Sales en Delivery met strakke administratie en opvolging;
• Je coördineert de onboarding van nieuwe collega’s: van accounts en materialen tot werkplek en praktische informatie;
• Je bent hét aanspreekpunt voor operationele vragen van collega’s en zorgt dat nieuwe en bestaande collega’s snel hun weg vinden in processen, afspraken en praktische zaken;
• Je ondersteunt het sales team bij het administratief afhandelen van gewonnen projecten en getekende contracten;
• Je regelt de kantoorfaciliteiten: een gastvrije ontvangst, voorraadbeheer, post en een werkplek die professioneel én gezellig aanvoelt;
• Je organiseert events zoals trainingen en socials en zorgt dat dit organisatorisch staat als een huis;
• Je helpt de Operations-processen slimmer te maken: je documenteert, verbetert en maakt het voorspelbaar voor iedereen.

Wie zijn wij?

Acorel is een middelgroot bedrijf met ongeveer 80 medewerkers. We werken voor diverse klanten en onderscheiden ons met onze focus op Customer Experience (CX). Meestal werken we samen met grote bedrijven die hun eerste stappen zetten in hun digitale transformatie. We helpen ze met het ontwikkelen van IT-oplossingen om hun klantbeleving te verbeteren.

Als middelgroot bedrijf biedt Acorel je de voordelen van een gestructureerde organisatie. We zijn geen chaotische startup, maar hebben onze zaken goed geregeld.

Bij Acorel ben je vanaf dag één een volwaardig teamlid. De collega's hebben een echte interesse in de mens achter de functie. De eigenaren van het bedrijf zijn nog steeds actief betrokken en hun passie voor persoonlijk ondernemerschap is voelbaar.

Wat maakt deze functie bijzonder?

Geen dag is hetzelfde. Je hebt een breed en afwisselend takenpakket én de vrijheid om verbeteringen door te voeren. Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en je wordt aangemoedigd om met ideeën te komen.

Vereisten

Wie zoeken wij?

• Je hebt HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring in een rol waarin organiseren, regelen en ontzorgen centraal staan. Ervaring met HR-processen of people support is een pré;
• Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en bent servicegericht (collega’s weten je te vinden en jij regelt het);
• Je denkt procesmatig: je voert niet alleen uit, je ziet ook waar het slimmer kan;
• Je werkt graag zelfstandig en voelt je prettig in een rol waarin je zelf initiatief neemt en niet de hele dag hoeft te wachten op aansturing;
• Je bent proactief, communicatief sterk en schakelt makkelijk tussen verschillende teams en prioriteiten;
• Je werkt vlot met Microsoft Office. Kennis van AFAS is een pré;
• Je communiceert uitstekend in Nederlands en Engels;
• Je woont bij voorkeur in de regio Utrecht en vindt het logisch om zichtbaar aanwezig te zijn op kantoor.

Wat bieden wij jou?

• Een parttime rol voor 24 uur per week;
• Een salaris tussen € 2.800 en € 4.000 bruto per maand (op basis van 40 uur), afhankelijk van jouw ervaring;
• Mobiliteitscategorie 1 (= reiskostenvergoeding à € 0,25 p/km);
• 25–28 vakantiedagen (op basis van 40 uur). Tijd om op te laden of op avontuur te gaan;
• Laptop & smartphone;
• Persoonlijk trainingsbudget: € 1.500,- + 2 studiedagen per jaar om te blijven groeien;
• Afhankelijk van je functie en projecten kan er op locatie en vanuit huis gewerkt worden;
• Zolang je aan je werkafspraken voldoet, bepalen onze werknemers zelf hun werktijden tussen 08:00 en 19:00;
• Een vergoeding plus een persoonlijk budget waarmee je je home-office naar jouw wensen kunt inrichten;
• Je krijgt een leaseauto of mobiliteitsvergoeding;
• Wordt elke 2 jaar in dienst met 1 vermeerderd (tot max. 28 dagen per jaar);
• Smartphone met internet (t.w.v. €780,-) en een nieuwe laptop;
• Richtlijn is 10% van het operationeel resultaat.