Bestuursassistent

Benieuwd wat er allemaal gebeurt in het bestuurlijke hart van de TU Delft? Je ontdekt het als bestuursassistent. Ondersteun het CvB en bouw daarbij een indrukwekkend netwerk op.

Functieomschrijving

Door interne doorstroom van één van onze bestuursassistenten ontstaat een mooie kans voor een ervaren professional om ons bestuurssecretariaat te versterken. In deze sleutelrol ondersteun je een lid van het College van Bestuur van de universiteit in een dynamische en uitdagende omgeving. Je maakt deel uit van een team van vier bestuursassistenten en werkt nauw samen met de andere collega’s binnen het Bestuursbureau. Je vervult je rol hoofdzakelijk op kantoor, dicht bij de directie en de organisatie.

Je bent een zelfstandige en ervaren professional die optreedt als kritische gesprekspartner en de bestuurder effectief ontzorgt door vooruit te denken, overzicht te houden en prioriteiten scherp te stellen. Integriteit, discretie en eigenaarschap zijn voor jou vanzelfsprekend. Je voelt je thuis in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is en waar flexibiliteit en betrokkenheid essentieel zijn.

Wat ga je doen?

Als bestuursassistent:

• Beheer je complexe agenda’s, stelt prioriteiten en bewaak je informatiestromen uit diverse kanalen.
• Coördineer en organiseer je dienstreizen en afspraken.
• Ontvang je gasten en verricht je diverse secretariële en organisatorische werkzaamheden.
• Stem je dagelijks af met de bestuurder, signaleer je knelpunten en neem je proactief werkzaamheden uit handen.
• Fungeer je als schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties.
• Lever je een actieve bijdrage aan het optimaliseren van werkprocessen binnen het secretariaat.

Daarnaast ondersteun je waar nodig andere leden van het College van Bestuur en draag je bij aan de onderlinge vervangbaarheid binnen het team.

Functie-eisen

Wij zoeken een zeer ervaren bestuursassistent die gewend is te opereren op directie- of bestuursniveau binnen een complexe organisatie. Je combineert organisatiesensitiviteit met daadkracht, gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie en behoudt overzicht in een dynamische omgeving. Je bent accuraat, reflectief en neemt verantwoordelijkheid voor je werk.

Verder beschik je over:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau, aangevuld met een relevante secretaresse- of managementassistentopleiding.
• Ten minste 5 jaar relevante ervaring, bij voorkeur in een bestuurlijke of academische omgeving.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en stakeholdermanagement.
• Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Een proactieve, oplossingsgerichte instelling en het vermogen zelfstandig prioriteiten te stellen en vooruit te denken.
• Het vermogen tactvol te schakelen wanneer verschillende belangen, verzoeken en deadlines samenkomen.
• Een collegiale werkhouding en de bereidheid bij te dragen aan een professioneel team.
• Ruime digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft Office-applicaties. Ervaring met iBabs is een pré.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Wat typeert jou?

• Je handelt discreet en integer en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je werkt nauwkeurig en blijft ook onder druk stressbestendig en effectief.
• Je opereert zelfstandig en draagt tegelijkertijd actief bij aan het teamresultaat.
• Je werkt vanuit respect en professionaliteit samen met collega’s en draagt actief bij aan een open en veilige werksfeer, waarin ruimte is voor ieders inbreng en expertise.
• Je reflecteert op je eigen handelen en zoekt waar nodig naar mogelijkheden om het werk verder te verbeteren.
• Je bent betrokken bij je werk en hebt een flexibele instelling die past bij een dynamische omgeving.

TU Delft

Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen. Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten.

Universiteitsdienst – Bestuursbureau

Het Bestuursbureau functioneert in de kern van het beleidsmatige en bestuurlijke netwerk van de universiteit en ondersteunt het College van Bestuur bij de coördinatie van besluitvormingsprocessen op instellingsniveau. Het Bestuursbureau bundelt daarmee activiteiten en functies die zijn gericht op het leveren van de operationele en strategische ondersteuning bij het realiseren van bestuurlijke besluitvorming, inclusief medezeggenschap. Het Bestuursbureau als geheel staat onder leiding van de Secretaris van de Universiteit.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar, tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.