Project Support Coördinator

Ben jij een ster in organiseren en plannen, met een passie voor evenementen? Als Project Support Coördinator bij RAI Amsterdam ben jij de spil in het eventproces. Van het verwerken van klantwensen tot het ondersteunen van projecten. Je bent scherp in signaleren van verstoringen en neemt initiatief in het aandragen van oplossingen. Jij kijkt op de planning (of zaken) vooruit en houdt alles onder controle. Krijg je energie van een veelzijdige rol in een dynamische omgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als Project Support Coördinator ben je een belangrijke schakel in ons projectteam. Jij ondersteunt de Project Managers bij de organisatie van de evenementen. Of het nu gaat om een grootschalige beurs, een theatervoorstelling of een publieksevenement, samen zorgen jullie ervoor dat alles soepel en volgens het eventproces verloopt. Jij zorgt ervoor dat alle gegevens en verzoeken rondom evenementen worden vastgelegd, verwerkt en zijn geborgd. Je werkt proactief mee aan het gehele eventproces: van het omzetten van klantbehoeften naar concrete plannen tot de evaluatie en financiële afwikkeling van een evenement.

In deze veelzijdige rol ben je het aanspreekpunt voor de eventteams en onze in- en externe stakeholders. Je assisteert de Project Managers en coördineert zelfstandig de toegewezen evenementen, de (deel)projecten en de interne boekingen.

Een greep uit je takenpakket:

• Het verwerken en vastleggen van alle belangrijke bouwstenen van het event, tot actuele en volledige projectdocumentatie. Deze bevat o.a. accountgegevens, klantbehoeften, contractuele afspraken, planningen, plattegronden, de inzet van de diensten en personele capaciteit en de financiële gegevens.
• Ondersteunen van de Project Managers bij het operationaliseren en faciliteren van het event.
• Het verrichten van algemene en administratieve ondersteuning bij eventgerelateerde projecten.
• Eerstelijnssupport bieden bij eventgerelateerde vragen en/of verstoringen.

Wat breng je mee?

Jij hebt een passie voor evenementen en affiniteit met projectmanagement. Je werkt nauwkeurig en hebt een proactieve, dienstverlenende instelling. Daarnaast weet je altijd het overzicht te behouden, ook in een dynamische omgeving, en schakel je moeiteloos tussen verschillende taken. Je bewaakt deadlines en stuurt bij mocht je deze niet halen.

Daarnaast herken je je in de volgende punten:

• Afgeronde hbo-opleiding in de richting van Event Management, Hotel Management, Facility Management of een soortgelijke rol.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk, gezien het nationale en internationale karakter van onze evenementen.
• Kennis van MS Office.

Wat bieden wij jou?

• Brutosalaris tussen de € 3.602,- en € 5.329,- per maand.
• Een tijdelijke functie voor 1 jaar van 40 uur per week.
• Uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 25 vakantiedagen met 13 ADV-dagen, ontwikkelingsmogelijkheden, een goede pensioenregeling en een winstdeling.
• Een mobiele telefoon en een laptop voor zakelijk gebruik.
• Een flexibele reiskostenregeling, inclusief volledige vergoeding van het openbaar vervoer of een reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer. Daarnaast is er voldoende parkeergelegenheid.
• Lidmaatschap van personeelsvereniging 'ALLRAIght', die jaarlijks gezellige activiteiten organiseert.
• Jaarlijkse RAI-skireis, stedentrip en deelname aan het jaarlijkse Europese Beurssteden voetbaltoernooi (voor de liefhebber).
• Toegang tot vele evenementen, zowel binnen als buiten de RAI.