Directie Assistent

Maak impact achter de schermen bij JESS en JongLeren

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van afwisseling, verantwoordelijkheid en samenwerken? Vind je het leuk om direct samen te werken met de directie, overzicht te creëren en een onmisbare schakel te zijn binnen organisaties met een maatschappelijke missie? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Voor de ondersteuning van de directies van Stichting JESS en JongLeren zoeken wij een ervaren Directie Secretaresse. In deze veelzijdige functie werk je voor twee organisaties die zich dagelijks inzetten voor de ontwikkeling van kinderen, jongeren en gezinnen in Den Haag en omgeving.

JESS ondersteunt jeugdigen en gezinnen vanuit onder meer het Jongeren Informatie Punt (JIP), het Jongeren Interventie Team (JIT) en schoolmaatschappelijk werk. JESS gelooft dat ieder kind en iedere jongere recht heeft op een plek in de samenleving die aansluit bij zijn of haar talenten en mogelijkheden.

JongLeren is specialist in ontwikkelingsgerichte kinderopvang en voorschoolse educatie in wijken waar extra ondersteuning het verschil kan maken. Samen met onderwijs, gemeenten en maatschappelijke partners werkt JongLeren aan gelijke kansen voor kinderen en hun gezinnen.

Als Directie Secretaresse ondersteun je de directie en lever je een belangrijke bijdrage aan het soepel functioneren van de organisaties.

Dit ga je doen

Als Directie Secretaresse ben je het eerste aanspreekpunt voor de directie, managementteams en diverse interne en externe relaties. Je houdt overzicht, bewaakt voortgang en zorgt ervoor dat zaken goed georganiseerd zijn.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer en het plannen van afspraken en bijeenkomsten.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen.
• Bewaken van actiepunten en opvolging van gemaakte afspraken.
• Opstellen en afhandelen van correspondentie en rapportages.
• Ondersteunen bij projecten, subsidieaanvragen, aanbestedingen en verantwoordingstrajecten.
• Verzamelen, analyseren en verwerken van managementinformatie.
• Ondersteunen van planning & control-processen.
• Beheren en actualiseren van administratieve dossiers en archieven.
• Organiseren van zakelijke en sociale bijeenkomsten.
• Fungeren als vraagbaak en sparringpartner voor management en collega’s.

Zo maak jij het verschil

Jij bent een echte spin in het web die gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en belangen. Je houdt van structuur, werkt nauwkeurig en weet prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.

Je bent proactief, servicegericht en beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden. Daarnaast kun je goed omgaan met vertrouwelijke informatie en voel je feilloos aan wat er nodig is om directie, management en collega’s optimaal te ondersteunen.

Je krijgt energie van:

• Het organiseren en coördineren van uiteenlopende werkzaamheden.
• Het onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders.
• Het verzamelen en analyseren van gegevens.
• Het bewaken van voortgang en overzicht.
• Het ondersteunen van projecten en organisatieontwikkeling.

5 redenen waarom dit iets is voor jou

1. Je werk- en denkniveau ligt op hbo-niveau en dat blijkt uit je werkervaring. Je beschikt over een relevante opleiding en programma’s als Excel, Word, SharePoint, Afas en Outlook zijn voor jou bekend terrein.
2. Je bent discreet/integer, representatief en dienstverlenend.
3. Je beschikt over uitstekende communicatieve, sociale en schriftelijke vaardigheden
4. Je bent stressbestendig, bent stevig en staat zelfverzekerd in je rol en functioneert goed onder druk.
5. Je bent een verbindende en inspirerende kracht en zoekt actief de samenwerking op.

Hier mag je op rekenen

• Een brutosalaris van maximaal € 4.733,- (op basis van een 36-urige werkweek), conform schaal 7 van cao Sociaal Werk.
• Individueel Keuze Budget voor extra flexibiliteit in arbeidsvoorwaarden als vakantiegeld en een 13e maand.
• Persoonlijk loopbaanbudget en onbeperkt toegang tot het digitale trainingsaanbod van GoodHabitz.
• We bieden een arbeidsovereenkomst voor in eerste instantie 1 jaar met uitzicht op verlenging.
• De functie start met een proeftijd van één maand.
• We vragen je om voor indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag te overleggen.
• Alle overige arbeidsvoorwaarden volgens cao Sociaal Werk.

Hier kom je terecht

Binnen JESS werk je samen met collega’s die allemaal werken vanuit de overtuiging, dat ieder kind en elke jongere mag zijn wie het is en mag groeien naar een eigen plek in de samenleving; een plek die past bij eigen talenten en kracht.

Jouw rol binnen JESS brengt je in contact met een netwerk van maatschappelijke organisaties, waaronder JongLeren, MEE ZHN en Wijkz, alle gefaciliteerd door Xtra. Binnen deze krachtenbundeling draait het om op een verbindende en inspirerende manier samenwerken en positie innemen om impact te maken voor een samenleving waarin iedereen meetelt en de kans krijgt mee te doen.