Assistent Bedrijfsvoering

Ben jij analytisch sterk, houd je van een mix van inhoudelijke en administratieve verantwoordelijkheid én voel je je thuis in een internationale universitaire omgeving? Dan maken we graag kennis met je!

Jouw functie

Als Assistent Bedrijfsvoering werk je nauw samen met de Manager Bedrijfsvoering bij de dagelijkse en strategische bedrijfsvoering van het Instituut voor Milieuvraagstukken (circa 200 medewerkers).

Je werkt in een internationale universitaire omgeving waarin onderzoek en onderwijs centraal staan.

Met een sterk analytisch en cijfermatig vermogen draag je bij aan een nauwkeurige financiële administratie, de ondersteuning van projectaanvragen en de implementatie van beleid.

Je schakelt soepel tussen inhoudelijke taken en samenwerking met een diverse groep collega's: van managementassistenten en projectondersteuners tot onderzoekers en docenten. Als Assistent Bedrijfsvoering zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt zodat onze wetenschappers zich kunnen richten op waar ze goed in zijn.

Jouw taken

Als Assistent Bedrijfsvoering ondersteun je de Manager Bedrijfsvoering, die tevens je leidinggevende is. Bij afwezigheid vervang je elkaar, zodat de continuïteit van de bedrijfsvoering altijd geborgd is. Je werkzaamheden omvatten onder meer:

Financieel- en projectmanagement

• je ondersteunt bij het aanvragen van externe budgetten
• je beheert aanvraagprocedures voor interne budgetten
• je beheert de administratie van kleine onderzoeks- en onderwijsprojecten
• je verwerkt facturatieverzoeken en beheert doorbelastingen van fte's naar projecten
• je beheert en monitort de projectportfolio en stemt af met betrokkenen
• je stelt financiële afrekeningen met onderwijspartners op
• je handelt operationele dagelijkse zaken af, waaronder contact met Legal en andere partijen, en overige taken ter ondersteuning van de bedrijfsvoering

Beleidsimplementatie

• je implementeert beleid op het gebied van bedrijfsvoering
• je vertaalt en communiceert nieuw beleid naar medewerkers binnen de afdeling
• je verzamelt en analyseert informatie ter ondersteuning van beleidsadvies

Jouw profiel

• je bezit minimaal HBO werk- en denkniveau
• je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring in financiële processen
• je hebt bij voorkeur ervaring met het ondersteunen van subsidie- of financieringsaanvragen (pré)
• je bent proactief en oplossingsgericht; je ziet wat er moet gebeuren en pakt het zelfstandig op
• je communiceert helder en professioneel; je haalt energie uit samenwerking en goede dienstverlening
• je bent vaardig met Microsoft Office, met name Excel; je hebt bij voorkeur ervaring met financiële systemen zoals SAP (pré)
• je bezit een uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk

Herken je jezelf in dit profiel? Solliciteer dan gerust, ook als je niet volledig aan elk punt voldoet.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld.

• De mogelijkheid om hybride te werken. Je bent minimaal 2 dagen per week op onze campus in Amsterdam, de overige dagen bepaal je zelf.
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over ons

Over het Instituut voor Milieuvraagstukken (IVM)

Het IVM is een toonaangevend milieu-onderzoeksinstituut, internationaal erkend om zijn hoogwaardige onderzoek en interdisciplinaire aanpak. Onze missie is bij te dragen aan duurzame ontwikkeling en zorg voor het milieu door wetenschappelijk onderzoek en onderwijs.

Wat ons onderscheidt, is onze blik op duurzaamheidsvraagstukken: we plaatsen deze altijd in hun maatschappelijke en economische context. Zo leveren we onderzoek dat er écht toe doet voor beleidsmakers, bedrijven en maatschappelijke organisaties, zowel in Nederland als internationaal.

Het IVM is verdeeld over vier afdelingen: Environmental Economics, Environmental Geography, Environmental Policy Analysis en Water and Climate Risk.

Welkom bij de Faculteit der Bètawetenschappen

Werken bij Faculteit der Bètawetenschappen is samenwerken met studenten, docenten en onderzoekers met focus op hun vak en een brede blik op de wereld. We zijn trots op het collegiale werkklimaat binnen de faculteit, waar we met veel energie en een pragmatische houding samenwerken aan maatschappelijke uitdagingen.