Afdelingssecretaris bij Infrastructuur Centrale Services (ICS)

Bij het Ministerie van Defensie ga je aan de slag als afdelingssecretaris bij Infrastructuur Centrale Services (ICS).

Dit ga je doen

Als afdelingssecretaris ben jij de centrale spil van de afdeling. Jij weet exact welke dossiers en thema's spelen, wie waar mee bezig is en wat de status is. Jij zet acties uit binnen en buiten de afdeling en bewaakt de voortgang. Maar dat niet alleen: je bereidt de MT's voor, neemt daaraan deel en denkt mee als sparringpartner voor het afdelingshoofd en het managementteam.

Ben jij iemand die zelfstandig werkt, snel overzicht creëert en gemakkelijk schakelt tussen verschillende belangen en stakeholders? Neem je initiatief, zie je kansen voor verbetering en krijg je energie van het verbinden van mensen, processen en onderwerpen? Dan krijg je binnen deze functie volop ruimte om eigenaarschap te tonen, eigen ideeën uit te werken en bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van de afdeling.

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel ICS als andere afdelingen binnen IT Infra voor tactische als strategische vraagstukken. Je zorgt dat vraagstukken worden uitgewerkt, houdt de voortgang van acties in de gaten en plant en begeleidt reviewmomenten.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel ICS als andere afdelingen als het gaat om rapporten, verbetervoorstellen, memo’s en andere besluitvormingsdocumenten.
• Je ondersteunt de besluitvorming binnen de afdeling door de MT-leden te voorzien van de juiste informatie en documenten.
• Je coördineert reviews van documenten en rapportages en doet hiervoor de inhoudelijke voorbereiding.
• Namens het MT pak je tactische en strategische vraagstukken op en help je anderen om op tijd stukken aan te leveren.
• Je ondersteunt het afdelingshoofd en het MT van de afdeling bij het verbeteren van de processen binnen het MT en de afdeling.
• Je bereidt het MT voor en neemt ook deel aan het MT om te zorgen dat alle actiepunten uit het MT helder zijn en opgevolgd worden.
• Namens de afdeling ben je productowner richting het Bedrijfsbureau voor zowel IT Infra-brede advies- als bedrijfsvoeringsvraagstukken.
• Samen met de managementondersteuner en de afdelingsadviseur vorm je het ondersteunende team van het afdelingshoofd.
• Je bouwt een breed netwerk en weet dit ook goed te onderhouden.

Dit bieden we nog meer

• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Dit vragen wij

Je bent een zelfstandige professional die overzicht weet te creëren in een dynamische omgeving. Je luistert goed naar wat er speelt binnen de organisatie, vertaalt signalen naar concrete acties en bent een stevige gesprekspartner voor bijvoorbeeld sectiehoofden, managers en andere stakeholders. Daarbij neem je initiatief, creëer je draagvlak en weet je verschillende belangen met elkaar te verbinden.

• Je hebt affiniteit met werken binnen een complexe overheidsorganisatie.
• Omgevingsbewust samenwerken: je weet hoe je de verschillende schakels binnen een dynamische organisatie op een lijn krijgt.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands).
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen in een complexe IT-organisatie.
• In staat om draagvlak te creëren voor je ideeën.

Kennis/Opleidingseisen: We vragen een afgeronde hbo- of wo-opleiding, bij voorkeur in de richting van Informatica of Bedrijfskunde.

Ervaringseisen:

• Ervaring in vergelijkbare functie: 2 tot 3 jaar;
• Ervaring in een overheidsomgeving is een pré.

Competenties:

• Analyseren;
• Communiceren;
• Initiatief;
• Organisatiegericht;
• Plannen en organiseren;
• Verantwoordelijk.

Hier kom je te werken

Meer over Commando Materieel en IT

De werkzaamheden worden verricht binnen de afdeling ICS van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) van het Commando Materieel en IT (COMMIT).

Je wordt onderdeel van het JIVC, het IT-bedrijf van Defensie, dat ervoor zorgt dat iedereen binnen Defensie effectief kan samenwerken – zowel burgers als militairen. In een tijdperk van digitalisering is informatietechnologie van levensbelang voor Defensie en vormt het een absolute randvoorwaarde, zowel in Nederland als op missie. ICT speelt een cruciale rol in het ondersteunen van de missie van Defensie, 24 uur per dag, 7 dagen per week. Dit maakt het werkveld dynamisch en voortdurend in ontwikkeling, waarbij constant wordt geïnvesteerd en geïnnoveerd.

Binnen het JIVC levert IT Infra alle benodigde IT-infrastructuuroplossingen voor Defensie, samen met haar ketenpartners en in gemengde teams. IT-Infra werkt volgens een operationeel model gericht op aanbodsturing en operational excellence, waarbij IT-infrastructuur maximaal gestandaardiseerd en geautomatiseerd wordt geleverd.

Als afdeling ICS zijn we onderdeel van IT-Infra en zijn we verantwoordelijk voor de integrale levering van IT-infrastructuurproducten en -diensten (“solutions”). We zijn regiehouder tussen IT-Infra en de overige JIVC-afdelingen, de bestuurlijke staf in Den Haag en het CIO-office van Defensie. Daarnaast ondersteunt ICS de afdelingen binnen IT Infra op het gebied van Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Administratie, Communicatie en Huisvesting.

ICS bestaat uit drie secties: Solution & Production (S&P), Demand, Portfolio & Servicemanagement (DPS) en het Bedrijfsbureau (BB).

Over Ministerie van Defensie

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf, de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee en het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek (VGB niveau B) en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).