Product Owner - Procesmanagement en Intelligent Process Automation (IPA)

Als Product Owner Procesmanagement bij de gemeente Almelo vervul je een sleutelrol met directe impact op inwoners, medewerkers en de organisatie als geheel. Procesmanagement staat: er is een sterk team, een duidelijke methodiek en een goed ingerichte werkwijze. De volgende stap is nu aan jou.

Het Centraal Management Team (CMT) heeft drie projecten vastgesteld waarin jij een centrale rol speelt. Het eerste richt zich op inwoners, met proactieve dienstverlening als kern. Het tweede richt zich op de interne organisatie, met de medewerkersreis als uitgangspunt. Het derde, vanuit Mens & Organisatie, zorgt ervoor dat de organisatie als geheel mee kan in deze ontwikkeling.

Deze projecten leveren een continue stroom aan nieuwe en te verbeteren processen op. Tegelijk loopt de reguliere bedrijfsvoering door. Dat vraagt om iemand die structuur en prioriteit kan aanbrengen waar die nog niet vanzelfsprekend zijn. Je werkt met een duidelijke Scrum-structuur (backlog, refinement, sprintplanning, reviews en retrospectives) en zorgt dat procesmanagement en IPA samen gericht sturen op waarde en resultaat.

Een belangrijk inhoudelijk vraagstuk is het vinden van de juiste balans tussen standaardisatie en maatwerk. Waar mogelijk werk je met generieke componenten en standaarden; alleen waar nodig wijk je daarvan af.

De rol kent twee duidelijke bewegingen:

• Naar buiten: het ophalen van vraagstukken en processen binnen projecten en de organisatie
• Naar binnen: het organiseren van overzicht, prioritering en voortgang binnen het team

De context

Het team Procesmanagement bestaat uit vier procesmanagers. Daarnaast valt Intelligent Process Automation (IPA) - twee specialisten gericht op automatisering met onder andere RPA, Power Apps en AI - onder jouw verantwoordelijkheid. Voor de drie projecten wordt het team uitgebreid met tijdelijke capaciteit. Jij bouwt dit team verder uit en zorgt voor samenhang en aansturing, in afstemming met de teammanager en programmamanagers. De basis is stevig. De opgave zit in doorontwikkeling: van een goed werkende situatie naar een volgende fase met meer impact, samenhang en resultaat.

Wat je gaat doen

• Je haalt processen en vraagstukken op binnen de drie CMT-projecten en de reguliere bedrijfsvoering, samen met programmamanagers, proceseigenaren en stakeholders.
• Je stelt prioriteiten en vertaalt deze naar een helder beheerde en geprioriteerde (proces)backlog.
• Je bewaakt de balans tussen projecten en doorlopende processen, in afstemming met opdrachtgevers en IT-teams.
• Je bent de schakel tussen business en IPA: je vertaalt behoeften naar concrete automatiseringsopdrachten en prioriteert deze.
• Je werkt volgens Scrum en organiseert refinement, sprintplanning, reviews en retrospectives, waarbij je zorgt voor actieve betrokkenheid van stakeholders.
• Je stuurt op maximale waarde: je brengt focus aan en zorgt dat het team werkt aan de juiste dingen.
• Je zoekt actief naar generieke procescomponenten en vertaalt deze naar herbruikbare oplossingen, bijvoorbeeld via service blueprints.
• Je brengt structuur in planning en voortgang en houdt overzicht op het totale werkpakket.
• Je bouwt het tijdelijke projectteam uit en stuurt dit functioneel aan, samen met de vaste kern.
• Je zorgt voor goede aansluiting tussen procesontwerp en implementatie, in samenwerking met implementatiebegeleiders.
• Je helpt opdrachtgevers hun eigenaarschap scherp te krijgen en te houden.
• Je draagt actief bij aan de verdere ontwikkeling van procesmanagement binnen Almelo.

Welkom bij team Procesmanagement

Het team Procesmanagement is verantwoordelijk voor het ophalen, verbeteren en doorontwikkelen van processen binnen de gemeente. We werken gestructureerd en methodisch, met oog voor zowel de inwoner als de medewerker. Samen met IPA zorgen we ervoor dat processen niet alleen beter worden ontworpen, maar ook slimmer worden uitgevoerd.

Een woord van de kwartiermaker

“De afgelopen anderhalf jaar heb ik gewerkt aan de basis van procesmanagement binnen Gemeente Almelo. Wat er staat, zijn stabiele teams met betrokken en deskundige collega’s. Ze kennen de organisatie en weten processen goed op te halen en te verbeteren.”

“Wat nu nodig is, is de volgende stap. Een Product Owner die richting geeft, keuzes maakt en energie houdt op de beweging. De opgave is interessant en impactvol: werken aan de inwoners- en medewerkersreis en deze vertalen naar betere processen en dienstverlening.”

“De rol vraagt visie en balans. Tussen mens en resultaat, tussen detail en overzicht, tussen sturen en loslaten. En vooral: weten wanneer je moet bewegen, en hoe.”

Eveline, kwartiermaker Procesmanagement & IPA

Wie je bent

Je bent een ervaren Product Owner of vervult een vergelijkbare rol en weet hoe je richting geeft in een complexe omgeving met meerdere stakeholders. Je brengt structuur, zonder de beweging eruit te halen.

Je bent sterk in prioriteren en weet keuzes te maken die bijdragen aan maximale waarde. Je schakelt gemakkelijk tussen strategisch niveau en operationele uitvoering.

Verder herken je jezelf hierin:

• Je hebt een afgeronde hbo- of wo-opleiding.
• Je hebt aantoonbare ervaring als Product Owner of in een vergelijkbare rol binnen een Agile/Scrum-omgeving.
• Je weet hoe je vanuit enkele teams het Agile gedachtegoed verder in de organisatie kan brengen door actief de successen van de teams te delen en stakeholders mee te nemen in deze werkwijze.
• Je hebt ervaring met procesmanagement en het werken met proceseigenaarschap.
• Je bent in staat een volgende ontwikkelstap te realiseren: van beheer naar doorontwikkeling.
• Je hebt visie op procesmanagement en kunt deze vertalen naar concrete acties en keuzes.
• Je hebt sterke regie- en prioriteringsvaardigheden.
• Je schakelt gemakkelijk tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau.
• Je helpt anderen eigenaarschap te nemen en vast te houden.
• Je combineert mensgerichtheid met resultaatgerichtheid.

Mooi meegenomen

• Ervaring binnen een gemeente of het publieke domein
• Ervaring met service blueprints en generieke procescomponenten
• Affiniteit met of ervaring in IPA / RPA / automatisering
• Ervaring met het opbouwen en aansturen van tijdelijke teams

Wat we bieden

Je komt terecht in een organisatie die in beweging is en die ontwikkeling serieus neemt. Er is ruimte om richting te geven, keuzes te maken en impact te realiseren. Je werkt met betrokken collega’s en aan vraagstukken die er daadwerkelijk toe doen voor inwoners en medewerkers.

• Een uitdagende en veelzijdige functie in een organisatie die vooruitstrevend en volop in ontwikkeling is.
• Een aantrekkelijke werkomgeving en een uitstekend arbeidsvoorwaardenpakket zoals een Individuele Keuze Budget (IKB) van 17,05% van het salaris. Dit budget kun je naar eigen inzicht besteden, bijvoorbeeld aan extra salaris of verlofdagen.
• Overeenkomst voor bepaalde tijd voor één jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Groei. Wil je jezelf ontwikkelen? Graag! Wij denken graag mee over de opleidingsmogelijkheden.