Guest Coordinator

International Film Festival Rotterdam (IFFR) is een toonaangevend filmfestival met daarnaast een gevarieerd jaarrond programma. We ondersteunen vernieuwende en avontuurlijke filmmakers, ook buiten de filmzalen, via initiatieven zoals CineMart, het Hubert Bals Fonds, Rotterdam Lab en andere activiteiten binnen de filmindustrie.

Elk jaar verwelkomt IFFR meer dan 2.000 gasten uit de filmindustrie, waaronder ruim 400 filmmakers die deel uitmaken van het festivalprogramma. Het Guest Team, onderdeel van de afdeling International Relations, speelt een belangrijke rol in de communicatie met gasten vóór en tijdens het festival. Het team organiseert hun reis naar Rotterdam en zorgt ervoor dat zij een onvergetelijke festivalervaring hebben.

Als Guest Coordinator rapporteer je aan de Head Guest & International Relations en werk je nauw samen met het Guest Team, Programme Operations, Communications en Pro. Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor de coördinatie en operationele uitvoering van gastgerelateerde diensten en processen.

Functieomschrijving

De Guest Coordinator ondersteunt de uitvoering van de contentstrategie van IFFR door de dagelijkse werkzaamheden van het Guest Team te coördineren. Je zorgt ervoor dat werkprocessen en communicatie soepel verlopen, deadlines worden gehaald en uitgenodigde filmmakers en delegaties een professionele, gastvrije en goed georganiseerde dienstverlening ervaren die aansluit bij de waarden van IFFR.

Wat ga je doen?

• Coördineren van gastgerelateerde processen ter voorbereiding van het festival, met aandacht voor tijdige oplevering en professionele kwaliteit.
• Fungeren als dagelijks aanspreekpunt voor Guest Officers en stagiairs, en bijdragen aan heldere communicatie en efficiënte werkprocessen.
• Nauw samenwerken met het Hoofd Guest & International Relations en waar nodig taken overnemen om continuïteit te waarborgen.
• Afstemmen met interne teams (Programme, Pro, HBF en Communications) om consistente en correcte communicatie richting gasten te garanderen.
• Beheren van gastgegevens, gastenlijsten en evenementencoördinatie, waarbij nauwkeurigheid en toegankelijkheid van informatie binnen verschillende systemen centraal staan.
• Vertegenwoordigen van IFFR in contact met gasten en ervoor zorgen dat de dienstverlening de waarden van het festival op het gebied van inclusie, diversiteit en toegankelijkheid weerspiegelt.
• Onderhouden van contacten met Nederlandse distributeurs en beheren van de bijbehorende correspondentie.

Wie ben jij?

• Ervaring in een vergelijkbare functie binnen grootschalige filmfestivals, evenementenorganisaties of PR-/talentbureaus.
• Aantoonbare ervaring met het werken met bekende talenten en/of senior stakeholders binnen de filmindustrie.
• Ervaring met het samenwerken met uiteenlopende interne en externe stakeholders, waaronder partners op hoog niveau, binnen strakke deadlines en projectkaders.
• Sterke financiële en administratieve vaardigheden, waaronder budgetbewaking, het bijhouden van administratieve processen en het coördineren van databeheer.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden, oog voor detail en het vermogen om prioriteiten te stellen en deadlines te halen.
• Een samenwerkingsgerichte instelling en het vermogen om effectief tussen verschillende teams te coördineren.
• Affiniteit met procesverbetering en de motivatie om systemen en werkwijzen efficiënter te maken.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Engels. Andere talen zijn een pré. Kennis van het Nederlands is niet verplicht, maar wordt gewaardeerd.
• Beschikbaar en gerechtigd om in Nederland te werken en bereid om het grootste deel van de week vanuit ons kantoor in Rotterdam te werken.

Wat bieden wij?

• Een dynamische en internationale werkomgeving met bevlogen collega’s.
• De kans om filmmakers van over de hele wereld te ontmoeten en te ondersteunen.
• Een fulltime functie (1,0 fte, 5 dagen per week) voor een periode van 6 maanden.
• Startdatum: 1 september.
• Een werkplek in Rotterdam, inclusief toegang tot het programma en de evenementen van IFFR.