Procesmanager Financiële Ondersteuning

Word jij enthousiast van het uitvoeren en optimaliseren van administratieve processen, zodat studenten gecompenseerd kunnen worden voor (on)voorziene studievertraging? Dan is dit je kans!

Bij de Student Administration van TU Delft werk je als Procesmanager Financiële Ondersteuning / Procesmanager Studentenondersteuningsfonds (Stof) aan de uitvoering en optimalisering van administratieve processen, zodat studenten van de TU Delft gecompenseerd kunnen worden voor (on)voorziene studievertraging.

Functieomschrijving

De afdeling Student Administration bestaat uit drie teams die werken aan de toelating en inschrijving van studenten en alle bijbehorende procedures op bijvoorbeeld het gebied van beurzen en collegegeld. Binnen team Services worden de processen op het gebied van verblijfsvergunningen, huisvesting en het studentenondersteuningsfonds uitgevoerd.

Studenten die studievertraging oplopen door bijvoorbeeld een bestuursjaar, medische klachten of andere bijzondere omstandigheden kunnen bij de TU Delft financiële ondersteuning aanvragen vanuit het studentenondersteuningsfonds. Samen met de medewerker studentenondersteuningsfonds werk je aan de uitvoering en de continue verbetering van dit proces; als procesmanager ben je verantwoordelijk voor een goed procesverloop en draag je bij aan beleidsontwikkeling. In deze functie word je aangestuurd door de teamleider Services.

In deze functie:

• neem je met de procesmedewerker de aanvragen van studenten in behandeling en toets je die aan de geldende regelgeving. Daarbij pak jij de complexere casuïstiek en eventuele bezwaarschriften op;
• zorg je voor heldere communicatie over het proces naar studenten die via het voorziene of onvoorziene proces aanspraak kunnen maken op financiële ondersteuning;
• ondersteun je als secretaris (voorbereiding & verslaglegging) de Centrale Commissie Financiële Ondersteuning (CCFO), die tot taak heeft te adviseren over de aanvragen en daartoe maandelijks vergadert;
• heb je nauw contact met ketenpartners zoals de studentendecanen en beleidsmedewerker, met wie je proactief meedenkt over beleidsvoorstellen;
• stel je KPI’s op, monitor je het proces en interpreteer je data. Vanuit die gegevens ga je verspillingen tegen en rapporteer je over het proces in de vorm van een jaarverslag.

Functie-eisen

• Je hebt een goed ontwikkeld analytisch vermogen en werkt zorgvuldig;
• Je hebt affiniteit en/of ervaring met procesmatig werken: je overziet de grote lijnen van een proces, signaleert risico’s en verspillingen, en werkt systematisch naar oplossingen;
• Je bent schriftelijk én mondeling communicatief sterk: je weet hoe de informatie goed landt bij je doelgroep en hoe je ketenpartners overtuigt van jouw ideeën en verbetervoorstellen;
• Je bent digitaal vaardig en weet hoe je digitale middelen kunt inzetten om processen te vereenvoudigen;
• Je hebt empathisch vermogen en integriteit staat bij jou hoog in het vaandel;
• Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is nodig voor deze functie.

TU Delft

TU Delft is een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan.

Universiteitsdienst – Education & Student Affairs

Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, functioneel beheer van onderwijsapplicaties, monitoring- en managementrapportages, begeleiding en ondersteuning van (buitenlandse) studenten en promovendi, didactische trainingen, onderwijskundig advies en ondersteuning, en sport- en cultuuractiviteiten. ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Information Management en X en telt circa 250 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar, tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 21,6-24 uur per week.
• Een salaris op basis van schaal 9 uit de CAO Nederlandse Universiteiten, tussen €3708 en €5057 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit gebeurt onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces, op basis van informatie die door de kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’.