Afdelingsmanager Bedrijfsvoering

Wil jij met jouw expertise in Bedrijfsvoering bijdragen aan grensverleggend onderzoek en onderwijs? Ben jij strategisch én hands-on in het verbeteren van processen? Dan is deze functie bij Scheikunde en Farmaceutische Wetenschappen van de VU Amsterdam iets voor jou.

Jouw functie

Als Afdelingsmanager Bedrijfsvoering ben je de spil in de bedrijfsvoering van de afdeling Scheikunde en Farmaceutische Wetenschappen. Je draagt de verantwoordelijkheid voor een breed spectrum aan thema’s: van financiën en HR tot organisatieontwikkeling, projectbeheer en facilitaire zaken.

Je bent lid van het Management Team (MT), waar je nauw samenwerkt met het afdelingshoofd om de strategische koers te bepalen. Jij bent degene die overzicht creëert op basis van cijfers, de continuïteit bewaakt en bijdraagt aan een solide basis waarop onze onderzoekers en studenten kunnen excelleren. Daarnaast vertegenwoordig je de afdeling binnen het faculteitsbrede team van managers bedrijfsvoering en fungeer je als verbindende schakel naar andere afdelingen en diensten. Vanuit een financieel profiel zet jij jouw organisatie- en veranderkundige expertise in. Je bent een verbindende professional die moeiteloos schakelt tussen beleid en praktijk.

Jouw taken

In deze veelzijdige rol krijg je energie van een divers takenpakket waarin geen dag hetzelfde is:

• Leidinggeven: Je geeft direct leiding aan een team bestaande uit twee Coördinatoren Bedrijfsvoering, een Projectmanager en twee Office-managers.
• Financieel management: Je bent procesverantwoordelijke voor de gehele Planning & Control-cyclus en stelt de afdelingsbegroting op.
• Projectbeheersing: Je houdt financieel toezicht op extern gefinancierde onderzoeksprojecten en toetst projectinitiatieven op financiële haalbaarheid en risico’s.
• Personele zaken: Samen met HR en Business Control bereid je het strategisch personeelsplan voor en zorg je voor borging van centraal en facultair beleid. Waar nodig vul je dit beleid aan met afdelingsspecifieke zaken die je deelt met de afdeling.
• Advisering: Je adviseert het MT gevraagd en ongevraagd over de inrichting van de interne organisatie en voert verbeteringen door waar nodig.
• Voelsprieten: Je voert bijna dagelijks informele gesprekken met verschillende stafleden om een goed gevoel te krijgen bij wat er leeft binnen de afdeling. Je bent vervolgens in staat dit om te zetten in concrete acties voor bedrijfsvoering en bespreekpunten voor het MT.

Jouw profiel

Vanuit een financieel profiel zet jij jouw organisatie- en veranderkundige expertise in. Je bent een verbindende professional die moeiteloos schakelt tussen beleid en praktijk.

Je herkent jezelf in het volgende:

• Een afgeronde wo-opleiding, bijvoorbeeld in bedrijfskunde of een vergelijkbare richting.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, idealiter binnen een academische of semipublieke omgeving.
• Ervaring met leidinggeven en kennis van budgetbeheer en kostenallocatie.
• Affiniteit met (internationale) onderzoeksprojecten en de bijbehorende subsidievoorwaarden.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Ervaring met Excel en ERP-systemen.

Jouw competenties

• Oog voor het grotere geheel.
• Sparringpartner voor MT en senior staf.
• Organisatie- en politieke sensitiviteit.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en makkelijk in de omgang.
• Management- en adviesvaardigheden & overtuigingskracht.
• Leidinggevende vaardigheden, inzicht in veranderprocessen.
• Integer en zorgvuldig, resultaatgericht en gestructureerd, proactief en betrokken.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij

Werken bij de VU betekent werken aan een betere wereld. Wij bieden een inspirerende werkomgeving en uitstekende arbeidsvoorwaarden:

• 8% vakantietoeslag en een 8,3% eindejaarsuitkering.
• Ruim verlof: 29 vakantiedagen bij een 38-urige werkweek, met de optie op extra uren bij een 40-urige werkweek.
• Goede hybride werkmogelijkheden.
• Ruime bijdrage aan de ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden.
• Goede en voordelige sportfaciliteiten.
• Af en toe exclusieve toegang tot theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen.
• Bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer.

Over ons

Over de afdeling Scheikunde en Farmaceutische Wetenschappen

We verleggen de grenzen van onze kennis in Chemie en Farmaceutische Wetenschappen om deze door te geven aan toekomstige generaties. De afdeling doet onderzoek in een breed spectrum van de moleculaire wetenschappen, van elektronen tot geneesmiddelen en slimme materialen.

Welkom bij de Faculteit der Bètawetenschappen

Werken bij de Faculteit der Bètawetenschappen is samenwerken met studenten, docenten en onderzoekers met focus op hun vak en een brede blik op de wereld. We zijn trots op het collegiale werkklimaat binnen de faculteit, waar we met veel energie en een pragmatische houding samenwerken aan maatschappelijke uitdagingen.