Corporate Event Manager

Ben jij een kei in het organiseren van evenementen en congressen en spreek jij op een creatieve, innovatieve manier verschillende soorten doelgroepen aan? Solliciteer dan nu!

Jouw functie

Je gaat je samen met jouw collega’s inzetten voor de werving van nieuwe studenten, de profilering van onderwijs en wetenschap en community building van medewerkers en studenten van de VU.

Jaarlijks worden er tal van events en bijeenkomsten georganiseerd en ontwikkeld voor diverse doelgroepen, variërend van klein naar groot. Denk hierbij bijvoorbeeld aan grote internationale (wetenschappelijke) congressen, de jaarlijkse DIES Natalis en Opening Academisch Jaar, open dagen, medewerkersbijeenkomsten, bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders en het DéjàVU festival.

Het team Events pakt aanvragen op van briefing tot en met de uitvoering van het evenement, bewaakt budgetten en deadlines en draagt bij aan de marketing- en communicatiestrategie rondom events en activiteiten. Dit doet zij in samenwerking met andere teams van de dienst Communicatie & Marketing (C&M) en collega’s van de Facilitaire Campus Organisatie (FCO). Het team Events is onderdeel van C&M en werkt voor de gehele VU-organisatie.

Je bent verantwoordelijk voor de organisatie en de uitvoering van evenementen, waarbij je vaak als eventmanager onderdeel uitmaakt van een groter team, waarbinnen meerdere experts samenwerken. De afwisseling in de verschillende samenwerkingsverbanden van kleine tot grote evenementen maakt jouw rol erg afwisselend en maakt dat je eigen creativiteit kunt inbrengen in jouw werk.

Jouw taken

• Je regisseert projecten waar een groot aantal interne en externe partijen bij betrokken zijn en begeleidt evenementen, zoals bijeenkomsten, congressen en open dagen.
• Je interpreteert briefings, vertaalt deze naar een draaiboek en neemt zelf het initiatief om de vraag achter de vraag te achterhalen.
• Je fungeert als projectleider in projectteams en coördineert werkzaamheden van interne en externe partijen en zorgt voor samenhang met de andere expertgebieden binnen C&M.
• Je stelt offertes op en bent verantwoordelijk voor de planning en indien gewenst bewaking van budgetten en draagt zorg voor een adequate financiële en administratieve afwikkeling van projecten.
• Je adviseert opdrachtgevers en collega’s over de beste uitvoering op basis van de VU-doelstelling, C&M-doelstellingen, ambitie, budget en planning.
• Je volgt innovaties en ontwikkelingen op het vakgebied en past deze toe.
• Je geeft gevraagd en ongevraagd advies, evalueert eventinspanningen en doet voorstellen ter verbetering van de effectiviteit en kwaliteit van de dienstverlening.

Jouw profiel

• Je hebt minimaal een hbo-opleiding in een relevante richting, denk aan Marketing/Communicatie, Hotelschool of Eventmanagement.
• Je hebt minimaal drie jaar aantoonbare, recente ervaring in het realiseren van eventproducties.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en je weet jezelf met overtuigingskracht te presenteren.
• Je beschikt over conceptueel denkvermogen, bent creatief en innovatief.
• Je stroopt graag je mouwen op. Je bent een zelfstarter, je hebt verbindende kwaliteiten en schakelt snel.
• Je bent gericht op samenwerking en legt gemakkelijk contact. Je bent omgevingsbewust en hebt een uitstekend gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en het onderhouden van relaties.
• Je presteert goed onder druk en bent gewend te werken met deadlines.
• Je kan goed projectmatig werken.
• Je toont samen met andere experts eigenaarschap voor het grotere geheel waarvoor de C&M staat opgesteld.
• Je hebt kennis van en ervaring met werken met data, je bent bekend met de laatste ontwikkelingen op eventgebied en datagedreven events.
• Je draait jouw hand niet om voor administratieve taken, die er nu eenmaal bij horen.

Voor de ideale kandidaat geldt een aantal eisen. Maar ook als je (nog) niet aan alles voldoet, schroom dan niet om te solliciteren. We hechten waarde aan de hiernavolgende aspecten.

Competenties

• Verbindend samenwerken
• Resultaatgericht
• Klantgericht
• Stakeholdermanagement en organisatiesensitiviteit
• Projectmatig werken

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• Keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden
• Bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• Ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden

Over ons

Welkom bij de dienst Communicatie & Marketing

De dienst Communicatie & Marketing (C&M) draagt actief bij aan de positionering van de Vrije Universiteit Amsterdam. Samen met faculteiten en afdelingen ontwikkelen we communicatie- en marketingactiviteiten die aansluiten bij onze doelgroepen, de strategie van de VU en de inhoud van ons onderwijs en onderzoek. De dienst is opgebouwd uit negen expertiseteams verdeeld over drie afdelingen: Werving & Advies, Merk & Engagement en Digital & Content. Het expertiseteam Events is onderdeel van de afdeling Merk & Engagement.

Vrije Universiteit Amsterdam

De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken we aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.