Bestuurssecretaris bedrijfsvoering en Raad van Toezicht

Goed bestuur kan niet zonder goede ondersteuning en voorbereiding. Draag jij hier als bestuurssecretaris bedrijfsvoering aan bij? Dan is deze functie bij de Vrije Universiteit Amsterdam (VU) iets voor jou.

Jouw functie

Als bestuurssecretaris bedrijfsvoering en RvT binnen de dienst Bestuurszaken (BZ) werk je op een centrale positie binnen de VU. Je ondersteunt verschillende overleggen met voorbereiding, realisatie en afwikkeling. In jouw geval zijn dat in ieder geval het overleg van directeuren bedrijfsvoering van faculteiten- en dienstdirecteuren, de Impact Board VU en de Raad van Toezicht.

Je werkt zelfstandig aan organisatorische, besluit voorbereidende en bestuurlijke taken. Daarmee zorg je dat de leden aan de overlegtafel optimaal worden ondersteund en geadviseerd in hun besluitvorming en uitvoering. Je schakelt hiervoor met de betrokken VU-bestuurders, directeuren en faculteitsbestuurders. Je bewaakt de aansluiting tussen de diverse externe en interne overleggen en de interne VU-agenda. Je stuurt bij op de inhoudelijke samenhang van de samenwerking.

In deze functie werk je met betrekking tot de werkzaamheden voor de Raad van Toezicht nauw samen met de secretaris van de Raad van Toezicht. Voor de andere overleggen werk je samen met de voorzitters en beleidsmedewerkers van de betreffende overleggen. Je bent onderdeel van het team bestuurssecretarissen, voert werkzaamheden in afstemming met hen uit en vervangt elkaar bij afwezigheid. Op hoofdlijnen ligt de verdeling van de ondersteuning van de overleggen vast. Daarbij is er ruimte om in onderling overleg de verdeling aan te passen. Je hebt in de aanloop en na afloop van de overleggen ook veel contact met andere collega’s binnen de VU.

Jouw taken

• Je bereidt overleggen voor en stelt (termijn)agenda’s voor. Dit doe je samen met de agenda-adviescommissie, waar je lid van bent. Samen met de voorzitter van een overleg stel je de agenda vast.
• Je verstrekt informatie over aangeleverde documenten en annotaties en zorgt voor de juiste timing en toetsing ervan.
• Je legt verslag van overleggen, koppelt besluiten en andere conclusies terug aan betrokkenen en zorgt dat deze gearchiveerd worden.
• Je ziet toe op de opvolging van acties en gemaakte afspraken.
• Je draagt bij aan het verbeteren of ontwikkelen van ondersteunende systemen voor het besluitvormingsproces.
• Andere voorkomende werkzaamheden kunnen aan het takenpakket worden toegevoegd, zoals meewerken aan gezamenlijke opgaven binnen de afdeling Beleid en Bestuurlijke Ondersteuning waar je onderdeel van uitmaakt.

Jouw profiel

• WO werk- en denkniveau en minimaal 2 jaar relevante werkervaring.
• Je kunt je mondeling en schriftelijk uitstekend uitdrukken; je stelt goede, bondige annotaties en accurate vergaderverslagen op.
• Als bestuurssecretaris werk je dicht bij het bestuurlijke centrum. Daar ben jij op je plek. Je kunt je bestuurlijk sensitief opstellen en bent vertrouwd met bestuurlijke processen en besluitvorming.
• Je hebt een integere houding en zorgt dat zaken zo nodig vertrouwelijk blijven.
• Je schakelt gemakkelijk als de situatie verandert en houdt het hoofd koel. Je vindt snel een oplossing.
• Je werkt zorgvuldig met oog voor kwaliteit en resultaat.
• Je kunt uitstekend plannen, organiseren en overzicht houden.
• Je ziet wat er moet gebeuren en pakt taken zelfstandig op.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld.

• een functie voor minstens 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar. Bij goed functioneren behoort een vast dienstverband tot de mogelijkheden.
• aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden.
• Korting op en/of exclusieve toegang tot theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen.
• Bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer.

Over ons

Beleid en Bestuurlijke Ondersteuning (BBO)

De afdeling BBO is verantwoordelijk voor strategische- en beleidsadviezen aan het CvB, faculteiten en diensten, en de ondersteuning van bestuurlijke besluitvormingsprocessen. Binnen BBO werken beleidsadviseurs, programmamanagers en bestuurssecretarissen. Allen zijn op dossierniveau werkzaam in de domeinen onderzoekvalorisatie, instellingsstrategie, public affairs, strategische en internationale samenwerkingen, bedrijfsvoering, wetenschappelijke integriteit en kennisveiligheid. Bij BBO werken circa 23 professionals vanuit hun specifieke expertise, van waaruit zij zelfstandig werken voor het CvB, de faculteiten én de diensten.

Welkom bij de dienst Bestuurszaken

De dienst Bestuurszaken zorgt ervoor dat de Vrije Universiteit Amsterdam bestuurlijk goed functioneert. We ontwikkelen de VU-brede visie, strategie en het beleid, en we zijn adviespartner voor bestuur, faculteiten, diensten en Raad van Toezicht. Ons takenpakket is breed: juridische advisering, onderzoeks- en valorisatiebeleid, wetenschappelijke integriteit, externe onderzoeksfinanciering, documentmanagement, Public Affairs en bedrijfsvoering. Daarnaast bewaken we governance, control en compliance, en we verzorgen academische plechtigheden.

Kom je werken bij Bestuurszaken? Dan werk je mee aan het dagelijkse bestuur, het beleid en de strategie van een toonaangevende universiteit. Je werkt samen binnen een klein team en hebt daarbij ook veel contact met vertegenwoordigers van de uiteenlopende organisatieonderdelen van de VU. Bij BZ werken ruim 90 medewerkers verdeeld over 7 afdelingen.