Office Manager

Jouw impact

Een kantoor waar alles goed loopt. Agenda's die kloppen. Bijeenkomsten die goed zijn voorbereid. Collega's die weten waar ze aan toe zijn. En praktische zaken die niet blijven liggen. Daar krijg jij energie van.

Bij Share Impact Accountants werken we met bijna 40 hele leuke mensen elke dag aan kwaliteit en maatschappelijke impact. En we blijven groeien. Die groei vraagt om een kantoororganisatie die professioneel, mensgericht en betrouwbaar is ingericht. In deze rol draag jij daar direct aan bij. Je bent zichtbaar, benaderbaar en zorgt dat dagelijkse processen soepel verlopen.

In het kort

• MBO+/HBO werk- en denkniveau
• Nederlands

Jouw passies en taken

Je houdt overzicht, ziet wat nodig is en neemt eigenaarschap over de dagelijkse kantoororganisatie. Je werkzaamheden zijn breed en afwisselend: van agenda's en bijeenkomsten tot facilitaire zaken, interne communicatie en administratieve ondersteuning.

Organisatie en ondersteuning

• Beheren van agenda's van partners en zelfstandig inplannen van afspraken, cursussen en overleggen voor partners en directors;
• Organiseren van partner- en managementbijeenkomsten, inclusief praktische voorbereiding en hotelovernachtingen waar nodig;
• Voorbereiden en ondersteunen van interne overleggen, waaronder het verzamelen en bewaken van actiepunten;
• Regelen van attenties bij verjaardagen, promoties, verhuizingen en uitdiensttredingen.

Office management en facilitaire zaken

• Zorgen voor een representatieve, prettige en goed georganiseerde kantooromgeving;
• Verzorgen van kantoorboodschappen, kantoorinkopen en andere praktische kantoorbenodigdheden;
• Coördineren van nieuwe, vervangende of kapotte computers en andere werkmiddelen;
• Afstemmen met de schoonmaakdienst, verhuurder en andere leveranciers;
• Bijhouden en coördineren van praktische zaken rondom de huur- en kantooromgeving.

Administratie en interne processen

• Analyseren en controleren van overzichten rondom privégebruik auto's, parkeerapp en OV;
• Aanmaken van klanten in de daarvoor bestemde systemen;
• Beheren en laten aanmaken van automatische mailgroepen in afstemming met de betrokken beheerder;
• Coördineren en versturen van brieven, mailings en flyers;
• Opstellen en onderhouden van Office365 templates en bewaken van het juiste gebruik hiervan.

Communicatie en impact

• Opstellen en coördineren van de interne nieuwsbrief, ondersteuning bij het planningsproces en afstemming met het Managers-overleg;
• Ondersteunen bij werkzaamheden rondom het B Corp-proces en hercertificering, bijvoorbeeld door informatie op te vragen, te structureren en acties te bewaken;
• Meedenken over hoe we onze kantoororganisatie en interne processen verder kunnen verbeteren.

Jouw profiel

Je bent iemand die ziet wat er moet gebeuren en dit vervolgens ook oppakt. Je werkt zorgvuldig, bent servicegericht en kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je vindt het prettig om verantwoordelijkheid te nemen en brengt rust en structuur in de dagelijkse kantoorpraktijk.

Daarnaast breng je mee:

• ervaring in een vergelijkbare functie, bijvoorbeeld als office manager, secretaresse, managementassistent of facilitair coördinator;
• goede beheersing van de Nederlandse taal;
• vaardigheid met Microsoft Office 365, zoals Outlook, Word, Excel, AFAS en Teams;
• een praktische, zelfstandige en oplossingsgerichte werkhouding;
• gevoel voor vertrouwelijkheid, kwaliteit en professionaliteit;
• een positieve instelling en plezier in samenwerken.

Jouw beloning

• Een brede en afwisselende functie binnen een maatschappelijk betrokken accountantskantoor;
• Veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte om de kantoororganisatie verder te professionaliseren;
• Een prettig en mensgericht team met korte lijnen en een informele cultuur;
• Flexibiliteit en de mogelijkheid om parttime te werken;
• Een marktconforme beloning en goede arbeidsvoorwaarden;
• Leuke teamactiviteiten en toegang tot ons vitaliteitsprogramma OpenUp.