Managementassistent secretaris CvB en secretaris RvT

Ben jij een proactieve, inhoudelijk sterke managementassistent? Ben je gewend om te schakelen met uiteenlopende collega's? Durf je keuzes te maken en kun je goed zelfstandig werken? Dan is deze functie bij de Vrije Universiteit Amsterdam (VU) iets voor jou.

Jouw functie

Voor deze uitdagende functie zijn wij op zoek naar een professionele managementassistent met ervaring in een complexe bestuurlijke omgeving. Je werkt in een secretariaatsteam met vijf collega's, die samen de leden van het CvB ondersteunen. Binnen deze samenwerking bekleed je met jouw takenpakket een zelfstandige positie. Met jouw competenties en persoonlijkheid kun je als sparringpartner en klankbord fungeren. Als ondersteuner van beide functionarissen werk je in het bestuurlijke hart van de VU-organisatie.

Jouw taken

Ondersteuning van de secretaris CvB (tevens directeur van de dienst Bestuurszaken):

• Je beheert de (complexe) agenda en verzorgt de (logistieke) voorbereiding van overleggen en vergaderingen.
• Je organiseert en beheert de e-mailbox van de secretaris CvB/directeur BZ.
• Je bewaakt actief de procesmatige en procedurele voortgang van lopende dossiers en opdrachten en acteert hierop proactief.
• Je coördineert de jaarplanning van de bestuurlijke overleggen.
• Je stelt prioriteiten en verzorgt zelfstandig het opstellen en redigeren van correspondentie (e-mail en post).

Ondersteuning van de secretaris RvT:

• Je stelt de jaarplanning op van de RvT-vergaderingen en verzorgt tussentijdse aanpassingen van de planning.
• Je verzorgt de facilitaire ondersteuning, zoals locaties, catering en vervoer, van vergaderingen, overleggen en contactmomenten van RvT-leden bij de VU.
• In voorkomende gevallen ondersteun je bij werving- en selectieprocedures.

Samenwerking binnen het team:

• Je werkt nauw samen met collega-managementassistenten CvB en vervangt elkaar bij afwezigheid.
• Je levert een bijdrage aan de continue professionalisering van de werkzaamheden van het team.

Contact interne en externe stakeholders:

• Je draagt zorg voor heldere en efficiënte communicatie naar belanghebbenden binnen en buiten de dienst.
• Je treedt op als contactpersoon voor externe belanghebbenden.

Je besteedt ongeveer 80% van je tijd aan de ondersteuning van de secretaris CvB/directeur BZ en 20% aan de ondersteuning van de secretaris RvT.

Notuleren van vergaderingen of overleggen behoort niet tot de standaard werkzaamheden.

Jouw profiel

• Minimaal HBO werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Een grote mate van zelfstandigheid en organisatiesensitiviteit.
• Resultaatgerichtheid, stressbestendigheid, flexibiliteit, kunnen prioriteren, planmatig werken en pro-activiteit zijn kenmerkende eigenschappen in je werkhouding.
• Je bent integer en op een vriendelijke wijze assertief en vasthoudend.
• Uitstekende communicatieve (mondeling en schriftelijk, in Nederlands en Engels) en digitale vaardigheden.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan.

• Een salaris van minimaal € 3.708,00 (Schaal 9) en maximaal € 5.057,00 (Schaal 9) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Secretaris 2. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor minstens 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar. Daarna is er uitzicht op een vast contract.
• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden.
• Korting op (en af en toe exclusieve toegang tot) theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen.
• Keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden.

Over ons

Managementondersteuning

De afdeling Managementondersteuning is verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het CvB en van de dienst Bestuurszaken. Daarnaast ondersteunt zij de secretaris van de RvT en verzorgt zij het officemanagement van de dienst. Managementondersteuning bestaat verder uit Bureau Pedel, dat verantwoordelijk is voor de ondersteuning van academische plechtigheden en promotietrajecten. De afdeling telt 17 medewerkers.

Welkom bij de dienst Bestuurszaken

De dienst Bestuurszaken zorgt ervoor dat de Vrije Universiteit Amsterdam bestuurlijk goed functioneert. We ontwikkelen de VU-brede visie, strategie en het beleid, en we zijn adviespartner voor bestuur, faculteiten, diensten en Raad van Toezicht. Ons takenpakket is breed: juridische advisering, onderzoeks- en valorisatiebeleid, wetenschappelijke integriteit, externe onderzoeksfinanciering, documentmanagement, Public Affairs, bedrijfsvoering. Daarnaast bewaken we governance, control en compliance, en we verzorgen academische plechtigheden.

Kom je werken bij Bestuurszaken? Dan werk je mee aan het dagelijkse bestuur, het beleid en de strategie van een toonaangevende universiteit. Je werkt samen binnen een klein team en hebt daarbij ook veel contact met vertegenwoordigers van de uiteenlopende organisatieonderdelen van de VU. Bij BZ werken ruim 90 medewerkers verdeeld over 7 afdelingen.

Vrije Universiteit Amsterdam

De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.