Managementassistent Interne Geneeskunde

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en ervaren managementassistent voor onze afdeling. Ben jij een proactieve managementassistent met een vooruitziende blik? Kun jij uitstekend prioriteiten stellen in een dynamische werkomgeving? Ben jij daarnaast een kei in het plannen en organiseren? Regel jij alles tot in de puntjes en behoud jij het overzicht in drukke tijden? Heb je bovendien een visie op optimale ondersteuning en blijf je goedgehumeurd, zelfs in stressvolle situaties? Dan ben jij de collega die wij zoeken en maken we graag kennis met jou!

In deze functie ben je goed op de hoogte van wat er speelt binnen de opleiding en kun je dit vertalen naar jouw rol, waarbij je oplossingsgericht te werk gaat. Je krijgt de kans om jezelf te ontwikkelen en verder te professionaliseren in jouw vak. Je mag meedenken over hoe we de efficiëntie verder kunnen verbeteren en hoe we nog meer werkplezier kunnen creëren.

Je draagt verantwoordelijkheid voor de volgende werkzaamheden:

• het maken van weekprogramma’s voor het ochtendrapport en onderwijs in samenspraak met de betrokken afdelingen en aios. Bij annuleringen of wijzigingen stel je snel een nieuwe planning op;
• het maken van een jaaroverzicht voor het ochtendrapport;
• het plannen en faciliteren van diverse scholingen, zowel lokaal als regionaal. Voor deze scholingen stel je roosters op in overleg met de thema-eigenaren, verstuur je uitnodigingen in samenwerking met de betrokken afdelingen in het UMCG en opleidingscoördinatoren in de regio, regel je locaties en organiseer je aanvullende zaken zoals catering en mediaondersteuning;
• het ondersteunen van de organisatie van het introductieprogramma voor nieuwe aios;
• het bijdragen aan verdere optimalisatie van het onderwijsplanningsproces met behulp van moderne systemen. Het is daarom belangrijk dat je het leuk vindt om mee te denken over procesoptimalisaties en efficiëntieverbeteringen;
• het beheren van de gezamenlijke onderwijs en opleiden-mailbox: je verwerkt inkomende e-mails, sorteert en organiseert de inbox en bepaalt wat prioriteit heeft en wat later kan worden opgepakt;
• het verrichten van algemene werkzaamheden zoals het beantwoorden van de telefoon, het ontvangen van bezoekers, het plannen van bijeenkomsten en het doen van bestellingen, inclusief het regelen van facilitaire zaken en voorzieningen zoals catering, locaties en attenties;
• het inplannen van voortgangsgesprekken voor aios;
• het verzorgen van correspondentie en documentarchivering in Teams.

Je werkt nauw samen met je collega, die zich richt op de ondersteuning van de bedrijfsvoering. Jullie stemmen met elkaar af en zijn in staat elkaar te vervangen.

Over onze afdeling

Binnen de afdeling Interne Geneeskunde van het UMCG is de opleiding tot internist een belangrijk onderdeel. Samen met de regionale opleidingsziekenhuizen leiden we internisten op tot professionals met uitstekende, brede kennis van en vaardigheden op het hele vakgebied en verdieping in een specifiek aandachtsgebied.

Als managementassistent bij de afdeling Interne Geneeskunde werk je samen met je collega voor de opleiders van de arts-assistenten in opleiding (aios) tot internist. De opleiding voor aios Interne Geneeskunde is de grootste opleiding voor medisch specialisten binnen het UMCG. Het betreft in totaal meer dan 130 artsen in opleiding en kenmerkt zich door complexe organisatorische processen. Een deel van de opleiding vindt plaats in perifere opleidingsziekenhuizen waarmee een nauwe samenwerking bestaat.

Wat vragen wij

• Je bent gemotiveerd en hebt HBO-werk- en denkniveau.
• Je kunt goed plannen en organiseren; je kunt je werk goed indelen en weet de uitstaande acties goed te managen.
• Je kunt goed het overzicht bewaren, weet wat er speelt en houdt hiermee rekening in je werk.
• Je bent stressbestendig: je functioneert effectief onder druk, schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en stelt de juiste prioriteiten.
• Je hebt het vermogen om kritisch te denken, gegevens te analyseren en durft moeilijke beslissingen te nemen bij het oplossen van complexe vraagstukken.
• Je kunt goed werken met de MS365 programma’s: Word, Excel, SharePoint, Onedrive en Teams.

Wat bieden wij

• Je komt terecht in een ambitieuze omgeving die voortdurend in ontwikkeling is. Kortom, als managementassistent bij de afdeling Interne Geneeskunde krijg je een veelzijdige functie met veel uitdaging, verantwoordelijkheden en ontwikkelmogelijkheden.
• Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op verlenging. Voor interne kandidaten die al over een vast UMCG-dienstverband beschikken is het mogelijk om hiervan af te wijken.
• Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaarsuitkering en pensioenopbouw bij het ABP, waarbij wij 70% van de premie betalen.
• Verder kent het UMCG een bedrijfsfitnessregeling, een fietsregeling en kun je met flinke korting een P+R-busabonnement aanschaffen.
• De arbeidsvoorwaarden zijn volgens de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).