Office Manager/ Assistent Controller

Ben jij de Office & Finance Professional – de spil van onze Business Unit? Dan maken we graag kennis met jou!

Office Manager/ Assistent Controller

Dit bieden wij jou

• Een goed salaris, passend bij jouw kennis en ervaring
• Een contract voor 32–40 uur per week
• 25 vakantiedagen en de mogelijkheid om dagen bij te kopen
• Mogelijkheid tot deelname aan ons aandelenprogramma
• Laptop, telefoon en thuiswerkbudget
• Leasefietsregeling en reiskostenvergoeding
• Hybride werken met aandacht voor werk-privébalans
• Doorgroeimogelijkheden: deze rol is een mooie basis voor wie wil groeien richting een volledige Controller-functie
• Ruimte voor ontwikkeling via GoodHabitz en de VINCI Energies Academy

Hier krijg jij energie van

Wat ga je doen

In deze veelzijdige rol combineer je financiële administratie en projectadministratie met officemanagement. De verdeling is ongeveer 40% Office & Facilitair en 60% Finance & Projectadministratie. Jij bent de spil van onze Business Unit en daarmee een belangrijke schakel tussen consultants, management en finance.

Je vindt het fijn om zowel de cijfers als het kantoor te runnen. Als eerste aanspreekpunt voor office- en facilitaire zaken zorg je ervoor dat alles op kantoor soepel en professioneel verloopt. Tegelijkertijd draag je verantwoordelijkheid voor de financiële en administratieve processen, met een sterke focus op projectbeheer en urenadministratie.

Jouw werkzaamheden bestaan o.a. uit:

Office & Facilitair

• Verantwoordelijk voor het kantoorpand en officemanagement
• Coördineren van inkoop (kantoor-, marketing- en lunchvoorzieningen)
• Organiseren van vergaderingen, events en bijeenkomsten
• Ondersteunen bij onboarding van nieuwe collega’s (o.a. toegang en faciliteiten)

Finance & Projectadministratie

• Ondersteunen van en samenwerken met de Business Controller
• Wekelijkse afstemming met Finance, Sales en Operations over lopende projecten en financiële vragen
• De dagelijkse werkzaamheden van de afdeling Finance, zoals inkoopfacturen, verwerken bankmutaties en crediteurenbeheer
• Het controleren en verwerken van de urenregistratie van consultants
• Zorgdragen voor een tijdige en correcte facturering van onze leveringen en diensten en ook het debiteurenbeheer
• Periodieke analyse van tussenrekeningen en het verzorgen van de btw-aangifte
• Signaleren van afwijkingen en meedenken over procesverbeteringen

Een dag uit jouw leven als Office Manager/ Assistent Controller

• 09.00 Wekelijkse afstemming met de Business Controller: welke projecten lopen, zijn er afwijkingen in de (uren)administratie?
• 10.30 Inkoopfacturen verwerken, bankmutaties boeken en openstaande debiteuren opvolgen
• 12.00 Lunchen met het team
• 14.00 Twee nieuwe collega’s starten: toegangspassen en koffiemoment regelen. Overleg met het Fun team voor kantoorinitiatieven, zoals uitjes en themaweken
• 16.00 Je signaleert een afwijking in een tussenrekening en bespreekt dit direct met de Business Controller

Hier herken jij jezelf in

Je bent een nauwkeurige, servicegerichte en analytische professional die energie krijgt van cijfers én organiseren. Je voelt je thuis in een dynamische omgeving waar vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid centraal staan.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende profiel:

• Ervaring in de financiële administratie en met projectadministratie
• Ervaring in office management is een pré
• Je werkt gestructureerd, zelfstandig en behoudt overzicht
• Affiniteit met facturatie, contractbeheer en administratieve processen
• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands

Dit is jouw team

Axians is een internationale netwerkorganisatie bestaande uit gespecialiseerde en zelfsturende IT-units. In deze rol ga je aan de slag voor het expertisegebied Data & AI. Binnen Data & AI zijn 5 Business Units actief die elk verschillende marktsegmenten bedienen en verschillende proposities hebben.

De Axians-locatie in Laren (NH) is gespecialiseerd in Data & AI. Met zo’n 40 collega’s werken we samen om onze klanten te helpen en adviseren met hun datavraagstukken. Onze klanten zijn grote, innovatieve organisaties als ABN AMRO Verzekeringen, Stichting Philadelphia Zorg, Zeeman en PGGM. Onze werkwijze is gebaseerd op onze Axians-kernwaarden: autonomie, verantwoordelijkheid, ondernemerschap, vertrouwen & transparantie en solidariteit.

De Business Unit bestaat uit betrokken collega’s die ook een gezellige werksfeer belangrijk vinden. We vieren onze successen en helpen elkaar door mindere periodes heen. Regelmatig worden er borrels, uitjes met collega’s en andere leuke activiteiten georganiseerd.

We kijken naar wat je al kan, maar ook wat je nog kan leren. We zijn er namelijk van overtuigd dat de juiste omgeving jou in staat stelt om alles uit jezelf te halen. En daar helpen we je bij. Want groeien doe je samen.