Bestuurssecretaris

Heb jij een scherp oog voor bestuurlijke verhoudingen en zorgvuldige bestuurlijke processen? Wil je bijdragen aan versterking van onderwijs-, onderzoek- en zorgactiviteiten? Dan is dit een mooie functie.

Jouw functie

We zoeken een enthousiaste en doortastende bestuurssecretaris die open staat voor wat er leeft en een essentiële bijdrage kan leveren aan de ontwikkeling van ACTA. In het hart van de bestuurlijke besluitvorming zorgt de bestuurssecretaris als “spin in ’t web” voor goede verbindingen tussen alle gremia en stakeholders. Je voert de werkzaamheden zelfstandig uit zodanig dat het faculteitsbestuur aan de overlegtafel zowel binnen als buiten de universiteit optimaal wordt ondersteund bij de besluitvorming en uitvoering. Je bewaakt de procesmatige en inhoudelijke aansluitingen tussen de diverse overleggen. Je bent de linking pin tussen het bestuur, afdelingsvoorzitters, stafdiensten, het bestuursbureau en de medezeggenschapsorganen.

Een greep uit de taken

• Regisseren, coördineren en inhoudelijk ondersteunen van bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Toetsen van voorgenomen besluiten aan strategie, kaders, procedures en wet- en regelgeving (waaronder de WOR);
• Adviserend sparringpartner van het faculteitsbestuur, in het bijzonder de decaan en directeur bedrijfsvoering;
• Leidinggeven aan het bestuurssecretariaat (4 medewerkers);
• Ontwikkelen en beheren van (strategische) termijnagenda's;
• Ondersteunen bij de bewaking van de planning- en controlcyclus;
• Bewaken van de integraliteit van beleidsvoorbereiding en -uitvoering;
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders;
• Opstellen en beheren van bestuurlijke agenda’s, vergaderstukken, verslaglegging en archivering;
• Uitwerken en opvolgen van actiepunten uit vergaderingen;
• Verantwoordelijk voor bestuurlijke correspondentie richting interne en externe belanghebbenden.

Jouw profiel

Je bent een verbindende en diplomatieke professional die zich met een sterke dosis sensitiviteit beweegt binnen ACTA. Met je sociale intelligentie en luisterend vermogen weet je mensen te verbinden, zowel op inhoud als op proces. Je voelt je thuis in een informele werkomgeving en schakelt gemakkelijk tussen verschillende niveaus en belangen.

Je brengt structuur en rust en neemt van nature regie. Je bent in staat organisatiebrede en bestuurlijk relevante projecten te coördineren en succesvol uit te voeren. Daarbij toon je eigenaarschap, werk je nauwkeurig en kwaliteitsbewust en weet je ook onder druk resultaat te leveren.

Je bent daadkrachtig en standvastig, zonder de menselijke maat uit het oog te verliezen. Met een gestructureerde (“blauwe”) manier van werken breng je overzicht, terwijl je tegelijkertijd energie krijgt van het oppakken van ad-hoc vraagstukken. Je hebt een dienstverlenende instelling en een duidelijke drive om zaken voor elkaar te krijgen.

Wat breng je mee?

• Afgeronde universitaire opleiding, bij voorkeur in bestuurskunde of rechten;
• Ruime ervaring in een adviserende rol binnen een bestuurlijke, complexe organisatie, bij voorkeur semi-publiek of wetenschappelijk;
• Gedegen kennis van en ervaring met bestuurlijke en politieke processen;
• Sterke organisatiesensitiviteit en het vermogen om effectief te opereren in een complex krachtenveld met uiteenlopende belangen;
• Analytisch, nauwkeurig en oplossingsgericht;
• Sterk in plannen, organiseren en prioriteren van processen;
• Ervaring met planning- en controlprocessen, zoals jaarplannen en begrotingen, is een pré;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Sociaal vaardig, tactvol en in staat om te verbinden tussen verschillende lagen van de organisatie;
• Resultaatgericht, daadkrachtig en proactief, met een continue focus op verbetering;
• Integer, zorgvuldig met vertrouwelijke informatie en in staat om onafhankelijk te opereren.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een dynamische organisatie gericht op onderwijs, zorg en onderzoek. Daarnaast beschikt ACTA over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:

• 29 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband;
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering;
• Ruime bijdrage aan de ABP-pensioenregeling;
• Bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer;
• Collectief verzekerd voor gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid.

Over ons

ACTA is een samenwerkingsverband van de Faculteiten Tandheelkunde van de Universiteit van Amsterdam en de Vrije Universiteit Amsterdam. ACTA verricht wetenschappelijk onderzoek, geeft onderwijs en verleent patiëntenzorg op het terrein van tandheelkunde. Internationaal gezien is ACTA toonaangevend in onderzoek en onderwijs. Bij ACTA werken circa 500 medewerkers en volgen circa 900 studenten de opleiding Tandheelkunde. Dagelijks levert men circa 600 patiënten tandheelkundige zorg.