Facilities Manager

JLL empowers you to shape a brighter way.

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

Facilities Manager – The Hague / Den Haag

Role Summary

The Post Facilities Manager is responsible for overseeing all aspects of soft and hard services for all official buildings and staff residences falling under the post. The Post Facilities Manager will serve as the local point of contact for the client and will work closely with them to understand needs and proactively adjust service delivery to meet requirements.

Key Responsibilities

Personnel Management

• Manage and lead a team of facilities professionals, providing guidance, training, and timely feedback.
• Foster a collaborative and inclusive work environment, encouraging teamwork and professional development.
• Develop and maintain effective communication channels with the team and other stakeholders.
• Allocate resources efficiently to ensure timely completion of work orders and projects.

Client Management

• Act as the primary point of contact for the client, addressing their facility management needs and concerns.
• Build and maintain a strong client relationship through regular communication and periodic meetings.
• Provide regular updates and reports to the client on facility operations, performance, and budgetary matters.
• Identify and implement initiatives to enhance client satisfaction and improve overall service delivery.

Supplier and Contract Management

• Build and maintain strong relationships with suppliers and contractors, including negotiating service contracts and managing performance.
• Monitor supplier service delivery, ensuring compliance with agreed service levels and contractual obligations.
• Conduct regular supplier performance reviews and address any issues for continuous improvement.
• Manage supplier invoicing, approval, and payment processes.
• Deliver services as defined in the relevant contract, ensuring implementation and compliance with Best Practice procedures.
• Ensure Account Management is immediately informed of critical performance incidents at the location.
• Provide appropriate monthly/quarterly/annual reports and management reports as required.
• Understand client contracts, SLAs, and KPIs to ensure services are delivered in line with agreed terms.
• Monitor performance against defined metrics and take corrective action when necessary.
• Provide a responsive and proactive service through seamless interface with all involved parties.
• Be available to respond to emergency calls and incidents outside regular working hours, ensuring swift resolution and minimal disruption to operations.

Financial Management

• Ensure the location meets all financial objectives and control requirements.
• Provide standard monthly/quarterly/annual reports and management reports as required.

Health and Safety Management

• Ensure the location complies with all statutory and client-required health and safety regulations.
• Ensure all JLL employees work in accordance with health and safety regulations.

Soft Services Management

• Coordinate all aspects of soft services, including cleaning services, landscaping, pest control, and waste management.
• Oversee cleaning and maintenance schedules to ensure high standards of cleanliness and hygiene throughout the property.
• Oversee the management of staff residences by the SRP team, ensuring service is delivered in accordance with client policy, guidelines, and relevant health and safety legislation.

Hard Services Management

• Oversee the management and maintenance of critical building systems, including HVAC, electrical, plumbing, and fire safety systems.
• Ensure preventive maintenance programs are executed on time and in accordance with requirements.
• Manage repairs, replacements, and upgrades of building equipment and infrastructure.
• Coordinate with external contractors and suppliers for maintenance and repair work as needed.
• Ensure compliance with all relevant regulations and codes, including oversight of annual inspections and certification processes.

Skills

• Ability to adapt to changing circumstances, handle unexpected situations, and thrive in a fast-paced environment.
• Meticulous in overseeing facility operations, tracking performance metrics, and ensuring compliance with regulations and standards.
• Ability to lead and motivate a team of facilities professionals, foster collaboration, and maintain a positive work environment.
• Strong verbal and written communication skills to effectively communicate with clients, suppliers, and team members.
• Ability to convey complex information clearly and concisely.
• Strong analytical and problem-solving skills to identify issues, implement effective solutions, and make informed decisions to optimize facility operations.
• Excellent organizational and prioritization skills to efficiently manage multiple projects and tasks while meeting deadlines.
• Always excel in customer service with great attention to detail.
• Fluency in Dutch and English is required.

Experience

• Minimum of 5 years' experience in a (Facilities-related) management position.
• Experience in leading and managing a team of facilities professionals, providing guidance, training, and feedback to promote high performance and collaboration.
• Proficient in computer skills with strong command of Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) and various software applications and systems relevant to the role.
• Fluent in Dutch and English.

Qualifications

Bachelor's degree in Facilities Management or equivalent.

Work Permit/Passport

Candidates must possess an EU passport or already have a work permit allowing them to work in the Netherlands.

Samenvatting van de functie

De Post Facilities Manager is verantwoordelijk voor het toezicht op alle aspecten van soft en hard services voor alle officiële gebouwen en personeelswoningen die onder de post vallen. De Post Facilities Manager zal het lokale contactpunt zijn voor de opdrachtgever en zal nauw met hen samenwerken om behoeften te begrijpen en de service proactief aan te passen om aan de eisen te voldoen.

Hoofdverantwoordelijkheden

Personeelsmanagement

• Een team van facilitaire professionals managen en leiden, begeleiding, training en tijdige feedback bieden.
• Een collaboratieve en inclusieve werkomgeving bevorderen, teamwerk en professionele ontwikkeling stimuleren.
• Effectieve communicatiekanalen met het team en andere belanghebbenden ontwikkelen en onderhouden.
• Middelen efficiënt toewijzen om tijdige voltooiing van werkopdrachten en projecten te waarborgen.

Klantenbeheer

• Fungeren als primair contactpunt voor de opdrachtgever, hun facility management behoeften en zorgen behandelen.
• Een sterke klantrelatie opbouwen en onderhouden door regelmatige communicatie en periodieke vergaderingen.
• Regelmatige updates en rapportages aan de opdrachtgever verstrekken over facility operaties, prestaties en budgettaire zaken.
• Initiatieven identificeren en implementeren om klanttevredenheid te verhogen en algehele serviceverlening te verbeteren.

Leveranciers- en contractenbeheer

• Sterke relaties met leveranciers en aannemers opbouwen en onderhouden, inclusief onderhandelen over servicecontracten en prestatiemanagement.
• Leveranciersdienstverlening monitoren, zorgen voor naleving van overeengekomen serviceniveaus en contractuele verplichtingen.
• Regelmatige leveranciersprestatiebeoordelingen uitvoeren en eventuele problemen aanpakken voor continue verbetering.
• Leveranciersfacturering, goedkeuring en betalingsprocessen beheren.
• Diensten leveren zoals gedefinieerd in het relevante contract, zorgen voor implementatie en naleving van Best Practice procedures.
• Ervoor zorgen dat Account Management onmiddellijk wordt geïnformeerd over kritieke prestatie-incidenten op locatie.
• Passende maandelijkse/driemaandelijkse/jaarlijkse rapportages en managementrapportages verstrekken zoals vereist.
• Opdrachtgeverscontracten, SLA's en KPI's begrijpen om ervoor te zorgen dat diensten worden geleverd in lijn met overeengekomen voorwaarden.
• Prestaties monitoren tegen gedefinieerde meetwaarden en corrigerende maatregelen nemen wanneer nodig.
• Een responsieve en proactieve service bieden via naadloze interface met alle betrokken partijen.
• Beschikbaar zijn om te reageren op noodoproepen en incidenten buiten reguliere werktijden, zorgen voor snelle oplossing en minimale verstoring van operaties.

Financieel management

• Ervoor zorgen dat de locatie voldoet aan alle financiële doelstellingen en controlevereisten.
• Standaard maandelijkse/driemaandelijkse/jaarlijkse rapportages en managementrapportages verstrekken zoals vereist.

Gezondheids- en veiligheidsbeheer

• Ervoor zorgen dat de locatie voldoet aan alle wettelijke en door de opdrachtgever vereiste gezondheids- en veiligheidsregulaties.
• Ervoor zorgen dat alle JLL-medewerkers werken in overeenstemming met gezondheids- en veiligheidsregulaties.

Soft Services Management

• Alle aspecten van soft services coördineren, inclusief schoonmaakdiensten, landschapsverzorging, ongediertebestrijding en afvalbeheer.
• Toezicht houden op schoonmaak- en onderhoudsschema's om hoge standaarden van netheid en hygiëne in het hele pand te waarborgen.
• Het beheer van personeelswoningen door het SRP-team overzien, ervoor zorgen dat de service wordt geleverd in overeenstemming met opdrachtgeversbeleid, richtlijnen en relevante gezondheids- en veiligheidswetgeving.

Hard Services Management

• Toezicht houden op het beheer en onderhoud van kritieke gebouwsystemen, inclusief HVAC, elektriciteit, loodgieterswerk en brandveiligheidssystemen.
• Ervoor zorgen dat preventieve onderhoudsprogramma's tijdig worden uitgevoerd en in overeenstemming met de vereisten.
• Reparaties, vervangingen en upgrades van gebouwuitrusting en infrastructuur beheren.
• Coördineren met externe aannemers en leveranciers voor onderhouds- en reparatiewerkzaamheden indien nodig.
• Naleving van alle relevante regelgeving en codes waarborgen, inclusief toezicht op jaarlijkse inspecties en certificeringsprocessen.

Vaardigheden

• Vermogen om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden, onverwachte situaties te hanteren en te gedijen in een snelle omgeving.
• Nauwgezet in het overzien van facility operaties, het bijhouden van prestatiemeetwaarden en het waarborgen van naleving van regelgeving en standaarden.
• Vermogen om een team van facilitaire professionals te leiden en te motiveren, samenwerking te bevorderen en een positieve werkomgeving te onderhouden.
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden om effectief te communiceren met opdrachtgevers, leveranciers en teamleden.
• Vermogen om complexe informatie helder en beknopt over te brengen.
• Sterke analytische en probleemoplossende vaardigheden om problemen te identificeren, effectieve oplossingen te implementeren en weloverwogen beslissingen te nemen om facility operaties te optimaliseren.
• Uitstekende organisatorische en prioriteringsvaardigheden om meerdere projecten en taken efficiënt te beheren terwijl deadlines worden gehaald.
• Altijd uitblinken in klantenservice met grote aandacht voor detail.
• Vloeiend Nederlands en Engels is vereist.

Ervaring

• Minimaal 5 jaar ervaring in een (Facilities gerelateerde) managementpositie.
• Ervaring met het leiden en managen van een team van facilitaire professionals, het bieden van begeleiding, training en feedback om hoge prestaties en samenwerking te bevorderen.
• Vaardig in computervaardigheden met een sterke beheersing van Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) en verschillende softwareapplicaties en systemen relevant voor de functie.

Kwalificaties

Bachelordiploma Facilities Manager of equivalent.

Werkvergunning/Paspoort

Kandidaten moeten een EU-paspoort bezitten of reeds een werkvergunning hebben die hen toestaat in Nederland te werken.