Support Officer Institutional Funding

Wie zijn wij?

Kinderen sterker dan oorlog? Absoluut. Maar ze kunnen het niet alleen.

Daarom geeft War Child mentale (nood)hulp aan kinderen in conflictgebieden. Onze werkwijze is gebaseerd op wetenschap. Maar sluit naadloos aan op de belevingswereld van kinderen. Het resultaat? Unieke en bewezen effectieve methodes, verpakt als sport, spel en creatieve activiteiten. We stimuleren zo hun natuurlijke veerkracht. Zodat ze langzaam weer durven geloven in de toekomst

Wie zoeken wij?

War Child zoekt een:

Support Officer Institutional Funding (20-24 uur)

Ondersteunt het institutionele team bij het aangaan van impactvolle partnerschappen

War Child Nederland (WCNL) is een van de fondsenwervende leden van de War Child Alliance. WCNL is primair verantwoordelijk voor institutionele donoren en stichtingen in Nederland. De afdeling Institutionele Fondsenwerving & Nederlandse Programma's (IF&NP) draagt zorg voor het werven van institutionele fondsen en de uitvoering van programma's in Nederland. Het team speelt een cruciale rol bij het realiseren van de missie van War Child: directe, positieve impact op het welzijn van door conflicten getroffen kinderen.

De Support Officer IF versterkt de operationele effectiviteit van het team Institutionele Fondsenwerving door interne systemen te verbeteren, werkprocessen te optimaliseren en zorg te dragen voor het beheer van informatie, data en contracten. In deze rol werk je nauw samen met collega's binnen het IF-team, het operationele team en de internationale alliantie. Je rapporteert hiërarchisch aan het hoofd van de afdeling.

Jouw verantwoordelijkheden

Ondersteuning bij contract- en subsidiebeheer

• Biedt administratieve ondersteuning bij institutionele financieringsprocessen, inclusief het opstellen van interne overeenkomsten, financieringsovereenkomsten met partners en subsubsidieovereenkomsten en wijzigingen op basis van donorcontracten en hun budgetten.
• Regelt goedkeuringen en ondertekeningen van contracten.
• Houdt de status van contracten, ondertekeningen en belangrijke mijlpalen bij en zorgt dat documenten compleet en correct worden gearchiveerd.
• Zorgt voor een vlotte indiening van voorstellen en rapportages door het samenstellen van administratieve documentatie en het waarborgt naleving van de donorvereisten.

Procesondersteuning en -coördinatie

• Ondersteuning van dagelijkse administratieve en operationele processen met betrekking tot institutionele fondsenwerving en projectmanagement.
• Verantwoordelijk voor het identificeren van knelpunten of inefficiënties in werkprocessen en het initiëren van verbeteringen in de handleiding voor subsidiebeheer.
• Coördineren van interne workflows door het bijhouden van deadlines, vervolgacties en benodigde input van verschillende teams.
• Input verzamelen van IFNP en het team vertegenwoordigen met collega’s uit de internationale organisatie

Data-analyse en informatiebeheer

• Stelt kwartaalrapporten en andere routine-rapportages op.
• Voert steekproeven uit in het subsidiebeheersysteem en draagt bij aan hoge datakwaliteit.
• Bewaakt datakwaliteit en consistentie over systemen heen en signaleert afwijkingen.
• Organiseert, archiveert en slaat project- en donordocumentatie op in SharePoint volgens organisatiestandaarden.

Jouw profiel

Opleiding en Evaring

• Achtergrond in projectmanagement, bedrijfskunde of een andere relevante studie
• Relevante ervaring met projectmanagement en projectondersteuning.
• Ervaring met data- en informatiebeheer binnen projecten.
• Ervaring met de project- en subsidielevenscyclus.

Kennis (bijv. specifiek vakgebied, branche, etc.)

• Basiskennis van informatiesystemen, bij voorkeur SharePoint, Salesforce, Power BI.
• Basiskennis van administratieve en operationele processen binnen een organisatie.
• Basiskennis van kwaliteitsborging en complianceprocessen.
• Basiskennis van contracten, overeenkomsten en donorvereisten; bekendheid met DRA, BZ- en ECHO-vereisten is een pré.
• Inzicht in begrotingen en basisbudgettering.

Vaardigheden

• Vloeiend in Nederlands en uitstekende beheersing van Engels (mondeling en schriftelijk)
• Sterke plannings-, coördinatie- en rapportagevaardigheden
• Effectief timemanagement en organisatorisch vermogen om meerdere taken en deadlines te beheren
• Zorgvuldig in het omgaan met donor-, project- en financiële informatie
• Systematisch documenten beheren: ordenen, archiveren en raadplegen
• Volgt procedures en checklists consequent, ook bij routinematige taken
• Bekend met Excel en andere Microsoft Office-programma’s
• Signaleert hiaten of inefficiënties in processen en draagt verbeteringen aan
• Ervaren in vergaderondersteuning: agenderen, notuleren, follow-ups en informatie delen

Wat wij bieden

• Salaris varieert van €3.052- € 3.795 bruto per maand, op basis van 40 uur per week (het exacte bedrag wordt bepaald door de jaren van je relevante werkervaring);
• 8% vakantietoeslag op basis van het jaarsalaris;
• Een arbeidsovereenkomst voor 20-24 uur;
• 29 vakantiedagen per jaar op fulltime basis (waarvan 3 vooraf vastgestelde vrije dagen);
• Een volledig door War Child Nederland betaalde pensioenregeling;
• Netto tegemoetkoming in de thuiswerk -en reiskosten volgens ons hybride werkbeleid;
• Maandelijkse mobiele telefoonvergoeding van €25 netto per maand;
• Verschillende secundaire voorwaarden gefocust op persoonlijke ontwikkeling en welzijn;
• Goede sfeer, toffe collega's en natuurlijk het betekenisvolle doel van ons werk!

Over ons

Onze organisatie

War Child is een dynamische organisatie met een informele sfeer, veel ruimte voor creativiteit en eigen initiatief. Het imago dat War Child extern uitdraagt, weerspiegelt het werk op het hoofdkantoor: dynamisch, vernieuwend, integer en resultaatgericht. Waar mogelijk besteden we zoveel mogelijk budget aan het helpen van kinderen in oorlog en houden we de kosten laag. Onze arbeidsvoorwaarden passen bij de Nederlandse NGO-sector. Het kantoor bevindt zich in de Amsterdamse wijk Watergraafsmeer. We werken hybride: afwisselend thuis, op kantoor en in deze functie soms onderweg naar relaties.

Veiligheid

War Child werkt vanuit humanitaire waarden en normen. Van mogelijke nieuwe collega’s vragen we hetzelfde. Voor War Child staat de veiligheid van de kinderen en jongeren die we steunen voorop. We bestrijden elke vorm van misbruik.