Projectsecretaris (team Binnenstad en Innovaties)

Utrecht heeft jou nodig! Onze stad groeit en daarmee ook de uitdagingen en kansen voor het inzamelen van afval en grondstoffen. Hoe zorgen we voor betere scheiding, minder zakken op straat en nieuwe inzamelmethoden in nieuwbouwgebieden met een hoge druk op de openbare ruimte.

Als Projectsecretaris voor het team Binnenstad en Innovaties speel jij een sleutelrol in deze opgaven. Je werkt nauw samen met projectmanagers en een projectmedewerker. Je zorgt dat projecten soepel verlopen, goed zijn afgestemd en volgens planning worden uitgevoerd. Jij houdt overzicht, verbindt betrokkenen en weet precies wat er binnen het project speelt.

Wat maakt deze functie zo leuk?

• Je draagt direct bij aan projecten die zichtbaar resultaat opleveren voor bewoners en ondernemers;
• Je werkt aan vernieuwende inzamelconcepten die nog volop in ontwikkeling zijn;
• Je opereert in een dynamisch speelveld waar politiek, organisatie en samenleving samenkomen.

Dit is je werk

Als Projectsecretaris voor team Binnenstad en Innovaties ondersteun je de projectmanager(s) zowel inhoudelijk als organisatorisch. Je werkt aan projecten die variëren van alternatieven voor zakkeninzameling in de binnenstad tot nieuwe inzamelmethoden in nieuwbouwgebieden met een hoge druk op de openbare ruimte. Jij bewaakt de samenhang binnen het projectteam, zorgt dat processen helder zijn en dat afspraken worden nagekomen.

Je hebt een scherp oog voor kwaliteit en je brengt structuur aan in het werk. Je schakelt soepel tussen verschillende betrokkenen binnen en buiten de organisatie en weet nieuwe onderwerpen snel eigen te maken. Je communiceert helder, houdt het overzicht en levert zelfstandig hoogwaardige resultaten. Jij bent de spin in het web. Je houdt je onder andere bezig met:

• Het fungeren als klankbord en sparringpartner voor projectmanager(s);
• Opstellen en beheren van projectdocumenten (projectplannen, rapportages, risicoanalyses, besluitvorming);
• Ondersteunen bij projectplanning en aanbestedingen;
• Voorbereiden van besluitvorming richting management, college en gemeenteraad;
• Bewaken van processen, deadlines, mijlpalen en kwaliteitsafspraken;
• Ondersteunen bij aanvragen en monitoren van financiële verplichtingen en administratieve zaken;
• Interne en externe communicatie binnen het project en de kwaliteitsbewaking daarvan;
• Signaleren van risico’s, knelpunten en kansen;
• Beheren van projectadministratie en documentatie;
• Organiseren en voorbereiden van overleggen en bijeenkomsten, inclusief incidenteel notuleren;
• Medewerking verkrijgen in situaties met uiteenlopende belangen.

Je werkt nauw samen met collega’s binnen het team Binnenstad en Innovatie en neemt waar nodig werkzaamheden van elkaar over. In de toekomst kun je ook worden ingezet op andere projecten binnen de Unit Projecten.

Dit is je werkplek

Je komt te werken bij de Unit Projecten, een onderdeel van de afdeling Inzamelen, Markten en Havens.

De Unit Projecten werkt aan verschillende projecten op het gebied van afvalinzameling en -scheiding. Dit doen we vanuit drie teams: Assetmanagement, GFE en Binnenstad en Innovaties, in een mix van enthousiaste professionals met verschillende expertises zoals projectmanagers/-leiders, projectondersteuning en een programmamanager.

Het team Binnenstad en Innovaties bestaat uit een programmamanager, drie projectmanagers en een projectmedewerker. Jullie werken binnen het project ook samen met collega’s van diverse andere afdelingen.

Dit is jouw inbreng

Je bent iemand die snel schakelt, overzicht houdt en zich thuis voelt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je hebt ervaring met het organiseren en ondersteunen van projecten van begin tot eind, inclusief het zelfstandig uitvoeren van taken binnen het project.

Je bent organisatorisch sterk en beschikt over analytische vaardigheden, met een uitstekende schrijfvaardigheid en oog voor detail. Je hebt een proactieve houding en het vermogen om vooruit te denken. Je neemt initiatief, bent flexibel en komt zelf met (verbeter)voorstellen. Omdat je de spin in het web bent, ben jij in staat om de verbinding in het team te brengen. Met jouw communicatieve vaardigheden ben jij een belangrijk gezicht van het project. In een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving beweeg jij je flexibel en zelfstandig of heb je hier affiniteit mee.

Verder breng je mee:

• Ruime en relevante werkervaring als coördinator of projectsecretaris of ervaring in een vergelijkbare rol in een projectomgeving;
• Hbo werk- en denkniveau;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent digitaal vaardig en up-to-date en kan dit in je werk toepassen;
• Kennis van de gemeentelijke organisatie is handig (geen must).

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad in een afwisselende functie. Jouw bijdrage als Projectsecretaris voor team Binnenstad en Innovaties doet er dus toe!

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante baan met voldoende ontwikkelingsmogelijkheden en uitdagende verantwoordelijkheden. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij.

Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een 32/36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.524 en € 5.033 op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden, bijvoorbeeld door extra verlofuren te kopen;
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en opleidingen;
• Andere voordelen van werken bij de gemeente Utrecht, zoals (online) sporten met collega’s en deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten;
• Een goed pensioen tegen een zo laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP;
• 4 x 9 uur werken behoort tot de mogelijkheden.