Executive Assistant Managing Board bol Financial Services

Creëer de structuur waarin financiële leiders gedijen

Hoe maak jij onze klanten blij?

Indirect, maar wezenlijk. Als Executive Assistant van de Managing Board van bol Financial Services – houder van financiële licenties, nieuw bedrijfsonderdeel, veel ruimte voor jouw ideeën en initiatieven – zorg jij ervoor dat beslismomenten niet verdwalen in volle agenda’s. Je helpt onze CEO, COO en CRO focussen op wat er écht toe doet: het bouwen en bewaken van financiële diensten die klanten en partners vertrouwen. Dat vraagt om iemand die structuur biedt zonder te verstikken, die prioriteert zonder te dicteren, en die anticipeert zonder te overorganiseren. Jouw ambitie? Een Managing Board die scherp en strak functioneert, ook wanneer de druk toeneemt.

De grootste uitdaging

De agenda van een Managing Board is geen statisch gegeven. Zeker bij bol niet. Prioriteiten verschuiven, urgente kwesties dienen zich aan, en wat vanochtend belangrijk leek, is vanmiddag achterhaald. Of andersom. Jouw uitdaging? Structuur bieden in een omgeving die per definitie dynamisch is. Hoe zorg je dat er ruimte blijft voor reflectie als de dag volloopt met onverwachte prioriteiten? Hoe bescherm je focus zonder een strenge poortwachter te worden? In een groeiende organisatie waar financiële precisie en snelheid samenkomen, is dat balanceren geblazen!

Wat je doet als Executive Assistant van de Managing Board

Je werkt direct samen met Luuc Mannaerts (CEO), de COO en de CRO van bol Financial Services. Je beheert niet alleen hun agenda’s, maar vooral de context eromheen: wat heeft prioriteit, wie moet waar en wanneer bij zijn, welke voorbereiding is nodig, en waar zit nog ademruimte? Los daarvan ontzorg je de RvC (4 leden) met praktische zaken.

Je schakelt met collega-EA’s en stakeholders uit verschillende disciplines, zowel binnen als buiten bFS. Ook werk je nauw samen met de Corporate Secretary, die jou (inhoudelijk) coacht en bij wie je terechtkunt met vragen over bijvoorbeeld governance en besluitvorming. Je denkt proactief mee over de opbouw van de week, signaleert knelpunten voordat ze problemen worden, en neemt initiatief als je ziet dat iets slimmer of efficiënter kan. Of het nu gaat om een ad hoc board meeting, een strategische offsite of een last-minute overleg met een externe partner, jij maakt het mogelijk. Voor deze rol geldt dat affiniteit met (interne) communicatie een groot pluspunt is, want bFS is nieuw en moet zowel intern als extern nog goed worden gepositioneerd.

• Beheren en optimaliseren van de agenda's van CEO, COO en CRO
• Voorbereiden van vergaderingen: juiste deelnemers, relevante stukken, heldere doelen
• Organiseren van board meetings, strategische sessies en internationale reizen
• Bewaken van de balans tussen beschikbaarheid en focustijd
• Signaleren van prioriteitsconflicten en proactief oplossingen aandragen
• Coördineren met in- en externe stakeholders
• Verzorgen van communicatie en schakelen met Interne Communicatie bij bol

Waarom jij het verschil kunt maken

Je combineert bewezen organisatietalent met situationeel bewustzijn. Je hebt ervaring in een rol waar je meerdere agenda’s en belangen moest balanceren, bij voorkeur in een professionele, kennisintensieve omgeving. Ervaring in een financiële of juridische context? Geen eis, wel welkom. Je communiceert helder en weet wanneer je moet doorpakken en wanneer diplomatie effectiever is. Je bent digitaal vaardig, beheerst office-tools, en schakelt even soepel met een externe toezichthouder als met een collega op de werkvloer. Discretie is voor jou geen nice-to-have, maar een vanzelfsprekendheid. Communicatieve affiniteit is een plus. Ervaring nog beter.

3 redenen waarom dit (n)iets voor jou is

Dit is (n)iets voor jou als je…

• Routinefan Hoe meer vandaag op gisteren lijkt, hoe beter.
• Afwachtend Je zoekt geen rol waarin initiatief nemen wordt verwacht én gewaardeerd.
• Solospeler Schakelen met drie boardleden, de RvC, een Corporate Secretary en collega-EA's vraagt om iemand die energie krijgt van samenwerken. Die mensen bestaan, maar jij bent het niet.

Dit is iets voor jou als je…

• Scenariodenker Je hebt plan B al klaarliggen voordat plan A start. Uitloop, verzetten, samenvoegen: jij hebt het ingecalculeerd.
• Ritmebewaker Je snapt dat een productieve dag meer vraagt dan een volle agenda. Het gaat om energie, focus en de juiste volgorde.
• Bescheiden regisseur Je houdt van invloed zonder spotlights. Jouw succes meet je af aan dat van anderen.

Hier kom je terecht

Je wordt onderdeel van bol Financial Services. Dit is een organisatie die groeit en waar integriteit, samenwerking en plezier samengaan. De cultuur is open, nuchter en ambitieus, met korte lijnen naar de top. Je maakt deel uit van een team van ervaren Executive Assistants die elkaar ondersteunen, inspireren en vervangen wanneer nodig. Samen zorgen jullie ervoor dat onze leiders kunnen doen waar ze goed in zijn.