Ambtelijk secretaris OR (Toeslagen)

Ambtelijk secretaris OR

Mensen helpen om mee te kunnen doen in de maatschappij, daar zetten we ons bij Dienst Toeslagen met hart en ziel voor in. Bijna 6 miljoen huishoudens krijgen maandelijks een toeslag die voor hen onmisbaar is om de kosten te betalen van de huur, de zorgverzekering, de zorg voor kinderen en de kinderopvang. Als je werkt bij Dienst Toeslagen, help je vitale voorzieningen betaalbaar te houden. Zodat iedereen in Nederland, wie je ook bent en wat je persoonlijke situatie ook is, kan meedoen. Als ambtelijk secretaris ben jij onmisbaar als spin-in-het web binnen Dienst Toeslagen en een belangrijk aanspreekpunt voor het dagelijks bestuur van de Ondernemingsraad.

Dit ga je doen

Als ambtelijk secretaris ondersteun je de ondernemingsraad (OR) in haar werkzaamheden en fungeer je als belangrijke adviseur op het gebied van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). In deze rol ben je verantwoordelijk voor het bewaken van de voortgang van medezeggenschapsprocessen. Je zorgt dat alle betrokken partijen tijdig en adequaat worden geïnformeerd, signaleert proactief knelpunten en denkt mee over verbeteringen in de werkwijze van de medezeggenschap. Om dat te doen onderhoud je nauwe contacten met de directies en betrokken adviseurs binnen Dienst Toeslagen. De voorbereiding van de overleggen behoort ook tot jouw taken: je stelt in overleg de agenda’s op, zorgt dat stukken er op tijd zijn en verzorgt de notulen. Daarnaast beheer je de postbus en zorg je voor de publicatie en archivering van stukken.

Als secretaris begeleid je de OR bij advies- en instemmingstrajecten en zorg je ervoor dat deze processen zorgvuldig verlopen, conform de wettelijke vereisten en interne afspraken. Met jouw kennis draag je bij aan een goede samenwerking tussen de medezeggenschapsorganen en de bestuurders. Ook geef je in je rol als secretaris gevraagd en ongevraagd advies aan de OR en het dagelijks bestuur, om te borgen dat de OR haar werk goed kan doen en de gewenste kwaliteit van adviezen wordt bereikt. Je verdiept je graag in ontwikkelingen binnen de organisatie, maakt dossiers snel eigen en kunt goed afstemmen met verschillende stakeholders, waarbij je gevoeligheden durft te benoemen.

Tot slot heb je ook een liaisonfunctie richting de andere medezeggenschapsorganen binnen het ministerie van Financiën. Je onderhoudt regulier contact met hen maar borgt ook dat de OR Toeslagen tijdig wordt geïnformeerd over zaken die daar spelen.

Een bijzondere baan, omdat...

• je in een dynamische organisatie werkt en ‘dicht op het vuur’ zit als secretaris, bij de OR die de uitdagingen voor onze organisatie bespreekt met de bestuurder.
• je ruimte en mogelijkheden krijgt om ook jezelf als mens en professional verder te ontwikkelen.
• je met jouw adviezen en expertise aan de OR en haar dagelijks bestuur een belangrijke en rechtstreekse bijdrage kan leveren aan het werk(plezier) van alle collega’s.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"Dit is een bijzondere en uitdagende functie waarin je direct bijdraagt aan de organisatie en alle collega’s binnen Dienst Toeslagen. Ik zorg ervoor dat de ondernemingsraad van de Dienst goed is voorbereid op gesprekken die zij voeren en adviseer hen over uiteenlopende vraagstukken. Samen met het dagelijks bestuur zorg ik ervoor, dat de OR goed beslagen ten ijs komt bij gesprekken over de uiteenlopende vraagstukken die spelen. Boeiend en belangrijk werk, waarin je steeds flexibel inspringt op wat nodig is om de OR en haar dagelijks bestuur te ondersteunen."

Eva Schuurman afdelingshoofd Bureau DG Dienst Toeslagen

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Dit bieden we nog meer

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd voor de indiensttreding, volgt geen arbeidsovereenkomst.

Dit vragen wij

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt hbo- of wo werk- en -denkniveau.
• Je hebt ruime ervaring als ambtelijk secretaris in een grote organisatie. Binnen de overheid is een pré.
• Je hebt ruime kennis van en ervaring met medezeggenschap en relevante wet- en regelgeving (zoals de WOR, Arbo, privacy en CAO Rijk).
• Je hebt een aanvullende opleiding bijv. leergang ambtelijk secretaris (VASMO gecertificeerd) of bereidheid deze te halen.
• Je bent vaardig in het organiseren, plannen en bewaken van communicatie rond de OR, vergaderingen en trajecten. Ook in relatie tot belangrijke stakeholders.

Jouw competenties

• analyseren
• flexibiliteit
• netwerken
• organisatiesensitiviteit
• plannen en organiseren

Hier kom je te werken

Meer over Bureau Directoraat-Generaal

Bureau DG zorgt voor efficiënte, effectieve en gedragen besluitvorming binnen Dienst Toeslagen en is verantwoordelijk voor de politieke-bestuurlijke advisering van de directeur-generaal Dienst Toeslagen alsook van de programma-DG Herstel Toeslagen. Het team fungeert als verbinding tussen de staatssecretaris, DG's en de uitvoeringsorganisatie en vindt het belangrijk dat signalen van medewerkers bij de DG’s terecht komen. Bureau DG bestaat uit twee teams: team Regulier en het team Herstel. Team Regulier ondersteunt de DG Dienst Toeslagen en fungeert als spin in het web voor alle afdelingen binnen Dienst Toeslagen. Team Herstel ondersteunt programma-DG Herstel en fungeert als verbindende schakel binnen de hersteloperatie.

Over Toeslagen

Dienst Toeslagen is een zelfstandige, publieke dienstverlener, onderdeel van het ministerie van Financiën. We maken vitale voorzieningen als de huur, de zorgverzekering en de zorg voor kinderen voor iedereen betaalbaar.