Coördinator Externe Inhuur

Bij KPN zoeken we een Coördinator Externe Inhuur.

Word dé drijvende kracht achter een slimme, future-proof administratie binnen KPN’s nieuwe Expertisecentrum Externe Inhuur.

Als Coördinator Externe Inhuur ben jij de spil in de administratieve verwerking van externe inhuur bij KPN. Je zorgt ervoor dat opdrachten, urenstaten, contracten en wijzigingen correct, volledig en op tijd worden verwerkt. Je bent continu op zoek naar manieren om processen slimmer, sneller en efficiënter in te richten. Met jouw hart voor automatisering, digitalisering én ervaring met AI, stroomlijn je je eigen werkzaamheden en neem je het initiatief om verbeteringen en vernieuwingen te realiseren binnen het team. Je hebt aantoonbaar administratieve procesverbeteringen doorgevoerd (al dan niet met behulp van AI) en deelt actief je kennis hierover met collega’s. Je signaleert knelpunten, komt proactief met verbetervoorstellen en draagt actief bij aan de verdere ontwikkeling van onze administratieve processen.

Je houdt continu zicht op waar de aanvraagprocedures zich in het proces bevinden en zorgt voor het managen van verwachtingen richting de business, leveranciers en collega’s. Daarnaast ondersteun je de specialist externe inhuur en de VMS-specialist waar nodig. Ondertussen houd je de dagelijkse operatie soepel draaiende, zodat de business, leveranciers en collega’s kunnen vertrouwen op een foutloze en toekomstbestendige administratie.

Concreet ga je (parallel aan onderzoeken of het anders, slimmer of geautomatiseerd kan worden):

• Initiatieven nemen op het gebied van digitalisering, procesoptimalisatie en het toepassen van AI binnen het Expertisecentrum.
• Opdrachten en urenstaten in Beeline beheren en verwerken.
• Mutaties en tariefwijzigingen controleren en corrigeren.
• Procuraties en contractstatussen beheren.
• Dashboards en rapportages up-to-date houden.
• Mailboxen beheren en administratieve vragen beantwoorden.
• Inhuuraanvragen behandelen en voorkeurskandidaten opvolgen.
• Up-to-date houden van handboek en werkinstructies (incl. informatie op TeamKPN).

KPN transformeert de huidige Hiringdesk naar het Expertisecentrum Externe Inhuur: de centrale afdeling binnen KPN voor alle vraagstukken rondom externe arbeidskrachten. Dit expertisecentrum is opgericht om KPN wendbaar, toekomstbestendig en compliant te houden in een snel veranderende arbeidsmarkt, waarin digitalisering, nieuwe wetgeving en strategische keuzes een grote rol spelen.

Het Expertisecentrum is verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en ondersteunen van alle processen rondom het inhuren van externe arbeid. Administratieve werkzaamheden en adviesrollen zijn duidelijk van elkaar gescheiden, waardoor processen efficiënter verlopen en managers beter ondersteund worden bij hun inhuurvraagstukken.

De belangrijkste taken van het Expertisecentrum zijn:

• Gevraagd en ongevraagd advies geven aan interne opdrachtgevers over inzet van externe arbeid, contractvormen, leveranciersselectie en wet- en regelgeving.
• Beheren van het leveranciersnetwerk, voeren van tariefonderhandelingen en monitoren van prestaties van leveranciers.
• Analyseren van arbeidsmarktontwikkelingen en rapporteren over trends en cijfers rondom externe inhuur.
• Initiëren en coördineren van projecten gericht op het verbeteren en harmoniseren van inhuurprocessen binnen KPN.
• Zorgdragen voor naleving van interne en externe richtlijnen, inclusief compliance en risicobeheersing.
• Uitvoeren van het gehele end-to-end proces van externe inhuur, zoals contractbeheer, onboarding, urenregistratie, compliance-controles en administratieve afhandeling.

Je bent nauwkeurig, digitaal vaardig en houdt van structuur. Je hebt een sterke drive om continu te verbeteren, met een neus voor wat sneller, beter en handiger kan. Je neemt van nature het initiatief om werkprocessen te automatiseren en te digitaliseren, en weet deze ideeën zelfstandig uit te voeren. Je bent bezig met AI en hebt aantoonbare ervaring met het doorvoeren van administratieve procesverbeteringen. Dankzij jouw uitstekende timemanagement ben je in staat om prioriteiten te stellen, deadlines te bewaken en overzicht te houden, ook wanneer er meerdere taken tegelijk spelen. Om goed aangesloten te blijven op wat er binnen het Expertisecentrum speelt, ben je bovendien bereid om gemiddeld 3 uit 5 dagen op kantoor te werken. Je haalt energie uit het samenwerken met collega’s en het leveren van een hoog serviceniveau aan interne klanten en leveranciers.

Daarnaast breng je mee:

• Een afgeronde HBO-opleiding en ervaring met administratieve processen (bij voorkeur binnen externe inhuur).
• Handigheid met een VMS-systeem (zoals Beeline) en bekendheid met Microsoft Office applicaties (Outlook, Excel, Word).
• Een gestructureerde, integere en resultaatgerichte werkhouding.
• Sterke samenwerkingsvaardigheden én het vermogen zelfstandig prioriteiten te stellen.
• Ervaring met het toepassen van AI bij procesoptimalisatie en digitalisering.
• Je bent energiek en enthousiast, werkt nauwkeurig en toont een gezonde nieuwsgierigheid.
• Je bent positief kritisch, proactief en weet met jouw instelling het beste uit jezelf en je omgeving te halen.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in zowel Nederlands als Engels.

Highlights

• Volledige vergoeding van OV-kosten, € 0,23 per km met de auto en € 0,40 per km met de fiets