Directiesecretaris

Wat als jij het kloppend hart van onze organisatie wordt? Als directiesecretaris zorg jij ervoor dat de ambtelijke top optimaal functioneert. Je bent de spil tussen directie, MT en organisatie. Jouw scherpe blik, gevoel voor timing en verbindend vermogen maken het verschil. Hier verlies je nooit het overzicht en help je mee de organisatie naar de toekomst te brengen.

Wat ga je doen?

Als Directiesecretaris bevind je je letterlijk in het hart van onze gemeentelijke organisatie. Als rechterhand van de gemeentesecretaris en het managementteam (MT) speel je een sleutelrol bij het realiseren van onze doelen. Jouw dag is gevarieerd en betekenisvol: de ene ochtend bereid je het MT-overleg voor en bewaak je de opvolging van besluiten, het volgende moment adviseer je over een organisatiebrede verandering of leid je een project dat de organisatie verder brengt.

Je bent meer dan een secretaris, je bent adviseur, projectleider, procesmanager en schakelt tussen alle lagen van de organisatie. Je voelt haarfijn aan wat er speelt, zowel in de directiekamer als op de werkvloer. Die organisatiesensitiviteit gebruik je om het managementteam scherp te adviseren en ervoor te zorgen dat besluitvorming efficiënt verloopt en goed wordt gecommuniceerd. Van het coördineren van de jaarkalender van het managementteam tot het organiseren van teambijeenkomsten, van het opstellen van beleidsnotities tot het bewaken van de kwaliteit van onboarding, jij zorgt dat alles loopt als een geoliede machine.

Waarom kiezen voor deze functie?

In deze rol werk je nauw samen met de gemeentesecretaris en zie je alles wat er speelt in de organisatie. Je krijgt volop ruimte om mee te denken over strategische vraagstukken en organisatieontwikkeling. De variatie is enorm: van adviseren tot projecten opstarten en het organiseren van organisatiebrede bijeenkomsten. Je ziet direct resultaat van jouw inzet en werkt samen met betrokken collega's in een organisatie met korte lijnen.

Dit kun je van ons verwachten

• Afhankelijk van jouw kennis en ervaring een salaris van maximaal € 5.033,00 bruto per maand (schaal 9) bij een 36-urige werkweek, plus 17,05% Individueel Keuze Budget.
• Een jaarcontract van 24 uur per week met uitzicht op een vast contract. Ben je bij gemeente Zoeterwoude vast in dienst, dan behoud je je arbeidsrecht.
• Een collegiale werkomgeving met korte lijnen, waarbij je niet alleen waardering krijgt voor je werk, maar ook direct bijdraagt aan een betere leefomgeving voor onze inwoners.
• Hybride werkomgeving met faciliteiten (laptop, telefoon) en een budget om je thuiswerkplek in te richten.
• Pensioenregeling via ABP en tegemoetkoming zorgverzekering.
• Thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten en de mogelijkheid om je auto bij het gemeentehuis te parkeren.
• Uitgebreide opleidings- en trainingsmogelijkheden om te blijven groeien in je vak.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof bovenop de wettelijke regeling.

Dit neem je mee

Je bent iemand die organisatiesensitief is en moeiteloos schakelt tussen verschillende niveaus en onderwerpen. Je hebt het vermogen om prioriteiten te stellen en hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden. Je maakt je snel nieuwe onderwerpen eigen en handelt adequaat in diverse situaties. Je kunt strategische denklijnen vertalen naar concrete acties en bent niet bang om scherp en kritisch te adviseren waar nodig. Je combineert professionaliteit met humor en een resultaatgerichte houding.

Wat maakt jou succesvol in deze rol? Je behoudt het overzicht, ook als er veel tegelijk speelt. Processen laten verlopen zoals het hoort, voorbereid, georganiseerd en goed gedocumenteerd, daar haal je energie uit. Je bent nieuwsgierig naar wat er in de organisatie leeft en begrijpt de bestuurlijke en ambtelijke dynamiek. Daardoor weet je wanneer je moet doorpakken en waar vertraging acceptabel is. Je werkt graag samen en stelt de ander centraal in wat je doet.

Daarnaast vragen wij van jou:

• Hbo werk- en denkniveau
• Relevante werkervaring in een vergelijkbare secretariële of adviserende functie, bij voorkeur in een (semi-)publieke organisatie
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Vaardig in het opstellen van beleidsstukken, notities en analyses
• Ervaring met projectmatig werken
• Kennis van of affiniteit met onderwerpen als medezeggenschap, AVG en organisatieontwikkeling

Hier kom je te werken

Als directiesecretaris maak je deel uit van het cluster Bedrijfsvoering, team Strategie, advies en communicatie. Dit is het team dat de organisatie ondersteunt bij strategische vraagstukken en toekomstgerichte ontwikkelingen. Je werkt nauw samen met de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de MT-leden (clustermanagers), bestuursadviseur, clusterondersteuners en collega's van de griffie en het bestuurssecretariaat.

Binnen ons team heerst een cultuur van betrokkenheid en professionaliteit. We pakken vraagstukken samen aan en leren van elkaar. Door de korte lijnen zie je direct het effect van jouw werk.

Typisch Zoeterwoude

Groen, weids, ondernemend en sociaal – dat is Zoeterwoude! Flexibiliteit, toegankelijkheid en een open houding naar inwoners en ondernemers zijn voor ons essentieel. Wij werken met korte lijnen en bieden volop ruimte voor eigen initiatief, ambitie en zelfontwikkeling. We staan voor elkaar klaar, zijn betrokken en leveren maatwerk in onze dienstverlening. Altijd met oog voor mensen en luisterend naar hun wensen.

Onze inzet is niet onopgemerkt gebleven: Zoeterwoude heeft het label ‘World-class Workplace’ ontvangen. Dit prestigieuze label is gebaseerd op de feedback van onze eigen mensen, die ons bovengemiddeld hebben beoordeeld op goed werkgeverschap.