Managementondersteuner en uitvoerend directiesecretaris

Werken bij het Rijksvastgoedbedrijf als Managementondersteuner en Uitvoerend Directiesecretaris

Rijksvastgoedbedrijf

Transacties en Projecten is een ondernemende landelijke directie met zo’n 800 medewerkers, groeiende naar ongeveer 1000 medewerkers, verantwoordelijk voor ambitieuze en toonaangevende projecten als de renovatie van het Binnenhof en de bouw en renovatie van overheidsgebouwen zoals ministeries, rechtbanken en gevangenissen. Met de bouw-/renovatieopgave die er vanuit Defensie ligt, werk je onder de loep van politieke belangstelling en draag jij met jouw ondersteuning bij aan het maatschappelijke belang van Nederland.

Over de functie

Als managementondersteuner en uitvoerend directiesecretaris bij het Rijksvastgoedbedrijf in Den Haag ondersteun je het managementteam en de directie bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je eerste en grootste verantwoordelijkheid is het ondersteunen van de directeur Transacties en Projecten zodat zij haar volle aandacht kan richten op haar uiteenlopend takenpakket. Je zorgt voor een efficiënte organisatie van vergaderingen, notuleert en bewaakt de voortgang van actiepunten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het opstellen en beheren van documenten en correspondentie, en fungeer je als schakel tussen verschillende afdelingen binnen de organisatie.

In je rol als managementondersteuner van de directeur en waar nodig plaatsvervanger directeur wordt het volgende van je verwacht:

• Ondersteunen van het managementteam en de directie in hun dagelijkse werkzaamheden.
• Je verzorgt ondersteuning op administratief en secretarieel gebied, zoals het plannen van agenda’s en organiseren van vergaderingen, in afstemming met de agenda’s van de 8 MT-leden. In de waan van alledag breng jij rust, structuur en overzicht in de drukke agenda(’s).
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, inclusief het notuleren en opvolgen van actiepunten.
• Beheren van agenda’s en correspondentie, waaronder het beheer van de postbus van de directeur met gemiddeld 50 mails per dag.
• Opstellen, redigeren en archiveren van documenten.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Signaleren van knelpunten en proactief meedenken over verbeteringen in werkprocessen.
• Je bent proactief, nauwkeurig, dienstverlenend en denkt vooruit. Je regelt publieke en/of politiek-bestuurlijke evenementen, werkbezoeken en attenties voor collega’s.
• Als managementondersteuner ben jij de extra paar oren en ogen én het extra geheugen van het management. Ook ben je het luisterend oor, wat je op een integere en vertrouwelijke wijze invult.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de invulling van de rol van uitvoerend secretaris voor de gehele directie. Dit doe je samen met de bestuursadviseurs, directiesecretaris en afdelingssecretarissen. Hierin ben jij de spin-in-het-web en weet je wat er in de afdelingen en in de directie speelt. Je bent in staat om complexe dossiers eigen te maken en je stakeholders hierin te bepalen. Je weegt verschillende belangen af, overtuigt anderen met je adviezen en bent flexibel in je aanpak, met de lange termijn doelstellingen en behoeften van de directeur en directie voor ogen.

In deze rol kan je het volgende verwachten:

• Je adviseert over processen en diensten binnen en tussen collega’s van de afdelingen, kunt problemen identificeren, oplossingen laten formuleren en ervoor zorgen dat deze geïmplementeerd worden. Dit doe je door het coördineren van complexe informatiestromen en afstemmen van processen en procedures. Daarbij acteer je als de rechterhand van de directiebrede adviseurs.
• Ondersteuning bij uitvoering bedrijfsvoeringdiensten en -processen o.b.v. deelopdrachten, zoals het maken van ondersteunende producten voor de directeur of het opstellen van managementinformatie voor de directie.
• Ondersteuning bieden bij de totstandkoming en het beheer van onder andere het jaarplan en de Obeya-ruimte.
• Het organiseren van vergaderingen met de directie, managementteam T&P en overleggen van de directie. Indien nodig notuleer je tijdens deze bijeenkomsten of maak je de actie- en besluitenlijsten.

Kortom, bij ons krijg je als directiesecretaresse en uitvoerend secretaris een veelzijdige functie waarin samenwerken, verbinden en elkaar helpen centraal staat. In deze super gevarieerde job ben je samen met je collega’s een belangrijke schakel tussen de managers, de afdelingen en alle medewerkers van de afdeling en directie! Ook is er ruimte om jezelf te blijven ontwikkelen en om mee te helpen met bepaalde externe bijeenkomsten, afdelingsuitjes en events. Dit maakt de functie extra leuk en afwisselend.

Wat breng je mee?

• Je hebt HBO werk- en denkniveau en hebt kennis en werkervaring met functies waarin integraal denken centraal stond.
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring als managementondersteuner, secretaris of gerelateerde functies en bij voorkeur kennis van werken bij de overheid (pré).
• Ervaring als managementondersteuner of directiesecretaris, bij voorkeur binnen een grote organisatie.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Je werkt accuraat, bent proactief en energiek, neemt initiatief en denkt mee én vooruit. Je hebt een flexibele en dienstverlenende instelling en ontzorgt je manager.
• In alle drukte weet jij het overzicht te bewaren en structuur aan te brengen en heb je snel inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen een organisatie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kunt goed overweg met Microsoft Office en hebt goede sociale vaardigheden.
• Je hebt ruime kennis van interne administratieve en bedrijfsvoeringsregels en -procedures binnen het rijk.
• Je kunt zowel goed zelfstandig werken als samen met managers en directe collega’s en ziet snel welke zaken prioriteit hebben. Het monitoren en sturen op de voortgang is voor jou een gegeven.
• Discretie en integriteit in het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd.
• Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Hier kom je te werken

Het Bedrijfsbureau bestaat uit diverse strategische adviseurs en achttien managementondersteuners, verdeeld over de secretariaten van de afdelingen binnen de directie Transacties en Projecten. Het bedrijfsbureau vormt een hecht collectief van vrouwen én mannen van begin twintig tot in de zestig. Samen met een andere collega vorm je het directiesecretariaat voor de directeur en plaatsvervangend directeur.

Typisch voor het team is de open en collegiale sfeer. Een warm bad, mét de vrijheid om jouw initiatieven te ontplooien. We luisteren goed naar elkaar, tonen begrip en kunnen een beroep op elkaar doen als dat nodig is. Een veerkrachtig team dat bovenal veel plezier samen heeft met elkaar en daardoor kunnen we ook grote drukte goed aan.

De schakel naar de vastgoed- en bouwmarkt: dat is de directie Transacties en Projecten. Wij voeren onder meer de portefeuillestrategie van het Rijksvastgoedbedrijf uit door middel van (her)ontwikkeling, transformaties en transacties. Zo zijn we verantwoordelijk voor de technische en architectonische kwaliteit en management (sloop, nieuwbouw, aanpassingen) van (complexe) projecten en huisvestingsvraagstukken van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Ook genereren we inkomsten door (tijdelijk) gebruik van vastgoed, dat doen we door het afsluiten van contracten, zoals (erf)pacht, huur, medegebruik en bijzonder beheer.

Werken bij het Rijksvastgoedbedrijf

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

Je werkt in een dynamische omgeving waar samenwerking en professionaliteit centraal staan. Je krijgt de kans om jezelf te ontwikkelen en bij te dragen aan maatschappelijk relevante projecten.

Bijzonderheden

• De eerste ronde sollicitatiegesprekken vindt plaats op woensdag 17 december en de tweede ronde gesprekken op maandag 22 december. Het arbeidsvoorwaardegesprek staat gepland op woensdag 24 december. Alle gesprekken vinden plaats op de Korte Voorhout 7 in Den Haag.
• Je kan uiterlijk begin/midden februari starten in deze functie bij het Rijksvastgoedbedrijf.
• Voor de uitoefening van je werkzaamheden bij het Rijksvastgoedbedrijf vragen we je om een VOG te overleggen. Ook is een veiligheidsonderzoek nodig. We gaan ervan uit dat je daaraan meewerkt.
• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto’s beschikbaar.
• Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we hybride; onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. De directeur werkt met name op kantoor en wij verwachten dat je merendeel van je werktijd aanwezig bent.

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.