Adviseur Bedrijfsvoering Management Ondersteuning / coörd. Sociaal Medisch Team

Ministerie van Defensie zoekt een Adviseur Bedrijfsvoering Management Ondersteuning / coördinator Sociaal Medisch Team in Utrecht (38 uur).

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Naast 44.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 27.000 burgers bij Defensie. JIVC is het IT bedrijf van Defensie. Bij JIVC werken meer dan 3.500 medewerkers op verschillende locaties aan onze missie: het leveren van de beste IT voor de krijgsmacht.

Zin in een nieuwe uitdaging in een maatschappelijk relevante omgeving? En wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland? Dan zijn we op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als adviseur bedrijfsvoering Management Ondersteuning/coördinator Sociaal Medisch Team heb je een divers takenpakket en ben je een onmisbare schakel in de ondersteuning van de directie van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC). Je bent verantwoordelijk voor het ondersteunen van het management en het coördineren van het Sociaal Medisch Team. Je draagt bij aan een optimale bedrijfsvoering binnen de organisatie en zorgt ervoor dat processen efficiënt en effectief verlopen. Je werkt samen met verschillende afdelingen en fungeert als schakel tussen het management en het team.

• Je adviseert het management over bedrijfsvoeringsvraagstukken en ondersteunt bij de implementatie van beleid.
• Je coördineert het Sociaal Medisch Team (SMT) en zorgt voor een goede afstemming tussen de betrokken partijen. Het SMT is een belangrijk instrument voor de werkgever om duurzame inzetbaarheid van medewerkers te bewaken en voorziet leidinggevenden van informatie en adviezen t.a.v. de verzuimende medewerker. Je zorgt voor een efficiënte planning en organisatie, voorbereiding en verloop van de overleggen van het SMT (zowel reguliere overleggen als het beleids SMT).
• Naar behoefte geef je leidinggevenden voorlichting over de werking van het SMT en verzuimbegeleiding en –preventie. Je bent een vraagbaak voor leidinggevenden en informeert en adviseert de directie over trends en ontwikkelingen op het gebied van verzuim.
• Je signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen om de bedrijfsvoering te optimaliseren.
• Je bewaakt de voortgang van projecten en rapporteert hierover aan het management.
• Je draagt bij aan een prettige en professionele werkomgeving.
• Samen met het Hoofd Management Ondersteuning zorg je voor een efficiënt verloop en besluitvormingsproces van de verschillende interne beraden van JIVC en het overleg van de directie met de medezeggenschap.
• Als secretaris bereid je de beraden voor, zorg je voor een efficiënt verloop van het overleg, heldere verslaglegging waarbij je complexe zaken kernachtig weet samen te vatten en rekening houdt met gevoeligheden, terugkoppeling van besluiten en een transparant en adequaat archief. Ook toets je aangeleverde stukken op kwaliteit en monitor je proactief de opvolging van actiepunten.
• In deze rol ben je tevens plaatsvervangend Hoofd Management Ondersteuning en vervang je haar bij afwezigheid.

Wat vragen wij?

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding of HBO/WO werk- en denkniveau.
• Ervaring met bedrijfsvoering en managementondersteuning.
• Je hebt ervaring als adviseur en secretaris.
• Je hebt eerder gewerkt in een coördinerende rol, bij voorkeur met het coördineren van teams.
• Je hebt ervaring met voorbereiding en verslaglegging van overleggen op bestuurlijk niveau.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en een proactieve houding.
• Kennis van wet- en regelgeving op het gebied van verzuim is wenselijk, maar niet noodzakelijk.
• Kennis van Access is een pré.

Verder ben je organisatiesensitief, proactief, zelfstandig, oplossingsgericht en nauwkeurig. Je kan goed samenwerken, weet altijd overzicht te houden en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen én humor. Vanzelfsprekend kan je in deze functie goed omgaan met (personeels)vertrouwelijke informatie.

Wat bieden wij?

• Schaal 11: €4.772 - €6.549 (bruto) op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.
• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling.
• Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Per 1 januari 2026 gaat het hierboven genoemde salaris 2% omhoog.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
• Een prettige werksfeer en goede arbeidsvoorwaarden.

Hier kom je te werken

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de afdeling Ondersteunende Staf van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC), onderdeel van het Commando Materieel en IT (COMMIT). De Ondersteunende Staf bestaat uit een aantal secties: Management Ondersteuning (waar deze functie onderdeel van is), Bestuursondersteuning, Communicatie, Joint Mission, Exercise and Event Coordination Cell, IT Audit en heeft een projectleider reorganisatie.

Sectie Management Ondersteuning heeft tot doel het ondersteunen van de directie van JIVC in brede zin zodat de directie zich zonder afleiding kan richten op haar taak en de strategie van JIVC. Management Ondersteuning bestaat uit twee delen: het directiesecretariaat en de adviseurs (bedrijfsvoering) Management Ondersteuning. Het directiesecretariaat zorgt voor operationele en logistieke ondersteuning. De adviseurs richten zich op en adviseren de directie over werkgeversverantwoordelijkheden (verzuim/Sociaal Medisch Team, medezeggenschap, integriteit, cultuur en personeelscasuïstiek), bestuurlijke hygiëne en de interne besluitvormende beraden van JIVC. De sectie wordt aangestuurd door Hoofd Management Ondersteuning.

Je standplaats is de Kromhoutkazerne in Utrecht. De SMT’s vinden op verschillende locaties plaats waarbij je fysiek aanwezig bent. Bij JIVC werken we hybride: deels op kantoor en deels vanuit huis (over de invulling daarvan maken we afspraken).

Visie

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie

COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Over Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.