Procescoördinator HR Support

Dit ga je doen

Ben jij een expert in HR-processen en administratieve optimalisatie? Wil jij een sleutelrol vervullen in een organisatie waar kwaliteit, samenwerking en procesverbetering centraal staan? Kom dan werken als Senior Medewerker HR Support – Procescoördinator bij het Shared Service Center van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en maak het verschil in een dynamische, veranderende omgeving!

Als procescoördinator HR Support bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen, ben je verantwoordelijk voor het coördineren en optimaliseren van HR-processen. Je zorgt ervoor dat de HR-ondersteuning soepel verloopt en dat medewerkers tijdig en correct worden geholpen met hun HR-vraagstukken. Je coördineert de uitvoering van de werkzaamheden, bewaakt de kwaliteit van de processen en zorgt voor een soepele samenwerking binnen het team. Met jouw analytisch vermogen en procesinzicht ben je in staat om verbeteringen te signaleren en deze om te zetten in concrete resultaten.

De Afdeling HR Support maakt onderdeel uit van het HR-domein en bestaat uit meerdere teams. Samen zorgen we voor een zorgvuldige en tijdige verwerking van personeelsgegevens binnen de organisatie. De afdeling heeft een uitdagende taak voor de toekomst: het verbeteren en versimpelen van administratieve processen, zodat de administratieve last voor leidinggevenden en HR-medewerkers wordt verlicht. We willen ook onze effectiviteit vergroten bij het ondersteunen van de DJI-locaties, waarbij we leidinggevenden ondersteunen bij hun uitvoerende taken op personeelsgebied. HR Support staat aan de basis van veel van de dienstverlening van HRM, waarbij we kwaliteit hoog in het vaandel dragen. Er ligt veel werk en er is nog veel te ontwikkelen. Het team Organisatiebeheer is verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning, verwerking en controle van verschillende organisatiebrede processen binnen DJI. De werkzaamheden richten zich op het efficiënt en juist beheren van organisatiegegevens, planning en controlemechanismen die bijdragen aan een optimale bedrijfsvoering.

Hoofd thema’s binnen Organisatiebeheer zijn:

• Controls voor DJI: het uitvoeren van interne controles ter ondersteuning van de bedrijfsvoering van de organisaties binnen DJI.
• Vervoercontrole: het coördineren en controleren van vervoersstromen en de bijbehorende administratieve processen.
• VOG-controle: het beheren en uitvoeren van de controle op Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG) voor aanstellingen van medewerkers en inhuur.
• Inplanning (roostersysteem): het ondersteunen en beheren van het rooster- en planningssysteem, inclusief de administratieve verwerking van wijzigingen gerelateerd aan betalingen.
• Organisatie & Formatie (O&F): het beheren van formatiegegevens, functies en organisatorische indelingen, inclusief mutatieverwerking.
• Dataverwerking: het verwerken en controleren van gegevens voor managementinformatie, rapportages en kwaliteitsverbetering.

In deze rol werk je binnen het domein HR Support en coördineer je de werkzaamheden binnen het Onboardingsloket. Je zorgt voor een goede afstemming tussen collega’s, bewaakt de voortgang en kwaliteit van de uitvoering en fungeert als aanspreekpunt binnen het team. Daarnaast draag je actief bij aan de doorlopende optimalisatie van HR-processen en ondersteun je verbeterprojecten die bijdragen aan een efficiënte en betrouwbare HR-dienstverlening.

Wat ga je doen?

• Coördineren van de dagelijkse HR-werkzaamheden binnen het team.
• Signaleren en oplossen van knelpunten in HR-processen.
• Adviseren van collega’s en leidinggevenden over HR-procedures en -richtlijnen.
• Bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van procesverbeteringen.
• Bewaken van de kwaliteit en voortgang van de dienstverlening.
• Werkverdeling: zorgen voor een efficiënte en eerlijke verdeling van taken binnen het team.
• Procesoptimalisatie: verbeteren en bewaken van HR-processen, gericht op kwaliteit en efficiëntie.
• Kennisontwikkeling: stimuleren van deskundigheid en groei binnen het team.
• Samenwerking: onderhouden van contact met leidinggevenden, medewerkers en andere afdelingen.
• Teamdynamiek: bevorderen van een positieve, open en resultaatgerichte werksfeer.
• Continu verbeteren: bijdragen aan een betrouwbare, uniforme en toekomstbestendige HR-dienstverlening.

Jouw profiel

Wij zoeken een enthousiaste en resultaatgerichte professional die energie krijgt van het aanbrengen van structuur, samenwerken en verbeteren. Daarbij beschik jij over goede plannings-, organisatie- en analytische vaardigheden.

• Hbo werk- en denkniveau.
• Kennis en ervaring met procesoptimalisatie, bij voorkeur met Lean-methodieken.
• Ervaring met HR-processen en affiniteit met administratieve en organisatorische werkzaamheden.
• Je hebt ervaring met HR-processen en -systemen.
• Je bent communicatief sterk en werkt nauwkeurig.
• Je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten stellen.
• Je bent proactief en denkt in oplossingen.
• Een sterk coördinerend vermogen en het talent om overzicht te behouden in een dynamische omgeving.
• Een klantgerichte en communicatieve houding, met oog voor praktische oplossingen.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Wat bieden wij?

• Een uitdagende functie binnen een dynamische overheidsorganisatie.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een collegiaal en betrokken team.
• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness

Hier kom je te werken

De Afdeling HR Support maakt onderdeel uit van het HR-domein en bestaat uit meerdere teams. Samen zorgen we voor een zorgvuldige en tijdige verwerking van personeelsgegevens binnen de organisatie. De afdeling heeft een uitdagende taak voor de toekomst: het verbeteren en versimpelen van administratieve processen, zodat de administratieve last voor leidinggevenden en HR-medewerkers wordt verlicht. We willen ook onze effectiviteit vergroten bij het ondersteunen van de DJI-locaties, waarbij we leidinggevenden ondersteunen bij hun uitvoerende taken op personeelsgebied. HR Support staat aan de basis van veel van de dienstverlening van HRM, waarbij we kwaliteit hoog in het vaandel dragen. Er ligt veel werk en er is nog veel te ontwikkelen. Het team Organisatiebeheer is verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning, verwerking en controle van verschillende organisatiebrede processen binnen DJI. De werkzaamheden richten zich op het efficiënt en juist beheren van organisatiegegevens, planning en controlemechanismen die bijdragen aan een optimale bedrijfsvoering.

Over Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.