Senior Medewerker Coördinatie & Evenementen

Werken bij het Ministerie van Defensie: Senior Medewerker Coördinatie & Evenementen

Over de functie

Als Senior Medewerker Coördinatie & Evenementen ben je verantwoordelijk voor het organiseren en coördineren van diverse (grootschalige) evenementen binnen het Ministerie van Defensie. Je werkt samen met verschillende interne en externe partijen om evenementen tot een succes te maken. Je zorgt voor een strakke planning, bewaakt het budget en houdt overzicht over de voortgang van de projecten. Je treedt op als waarnemend liaisonofficier voor vlootbezoeken in het bevelsgebied en bent belast met de organisatie van vlootbezoeken en het opstellen van programma's. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding, coördinatie en feitelijke uitvoering van evenementen op de Marine Basis Den Helder (MBDH), het bewaken van Orders van Blijvende Aard (OBA's), operationele plannen en instructies.

Jouw taken

• Organiseren en coördineren van evenementen en bijeenkomsten, waaronder vlootbezoeken en grootschalige evenementen op MBDH.
• Afstemmen met interne en externe stakeholders, zoals de steigerplanner, hogere autoriteiten, het hoofd facilitair aanspreekpunt en PARESTO.
• Opstellen en bewaken van draaiboeken, planningen en Port Visit Programs, inclusief het samenstellen van algemene informatiepakketten.
• Beheren van het budget, doen van inkopen en bijhouden van administratie over correspondentie, planning, uitvoering en nacalculatie, inclusief eventuele verrekening (facturering).
• Voorzitten van voortgangsvergaderingen en informeren van de directie over de praktische uitvoering van evenementen.
• Evalueren van evenementen, het verwerken van lessons learned en het doen van verbetervoorstellen voor productverbetering.
• Begeleiden van afgevaardigden naar officiële bijeenkomsten.
• Bewaken van Orders van Blijvende Aard, operationele plannen en instructies door het uitvoeren van controles, verzamelen en verwerken van wijzigingen, en deelnemen aan relevante vergaderingen.
• Stellen van actuele behoeften aan te leveren producten/diensten en coördineren van korte- en langetermijnplanning.
• Maken van detailafspraken en onderhouden van contacten met diverse betrokken partijen.

Dit krijg je

• Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,33% op basis van het bruto jaarsalaris.
• Jaarlijkse periodieke salarisverhoging bij goed functioneren tot het maximum van de schaal is bereikt.
• Diverse verlofregelingen, waaronder 75% betaald ouderschapsverlof en flexibele werktijden.
• Mogelijkheid om werktijd tijdelijk te verkorten en extra verlofuren en/of IKB-uren op te bouwen.
• Pensioenregeling bij het ABP en maandelijkse vergoeding woon-werkverkeer.
• Een uitdagende functie binnen een dynamische werkomgeving.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, met goede studiefaciliteiten.
• Samenwerking met enthousiaste collega’s.

Als je kiest voor een baan bij Defensie, kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt bij aan een veilig Nederland en werkt aan uitdagende opdrachten in een dynamische omgeving. Je krijgt vertrouwen en vrijheid om zelfstandig te werken en ruimte voor eigen inbreng, waarmee je bijdraagt aan de verdere professionalisering van de organisatie. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en biedt goede studiefaciliteiten, zodat je jezelf kunt ontwikkelen en doorgroeien. Er is veel aandacht voor een goede werk-privébalans.

Dit vragen wij

Kennis- en opleidingseisen:

• HBO opleiding.
• Kennis van WINDOWS, WORD 2000, WORD (vervolg), en EXCEL 2000.
• Rijbewijs "B".
• Ervaring met het organiseren en coördineren van evenementen, het geven van presentaties en rondleidingen.
• Goede communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Proactieve, flexibele en klantgerichte werkhouding.
• Stressbestendig, integer, zelfstandig, creatief, verantwoordelijk en goed in netwerken.

Fysieke eisen:

• Algemene theoretische kennis van CZSK en de afdeling 'Faciliteren'.
• Klantgerichte houding richting lokale behoeftestellers.
• Kennis van administratieve regels en voorschriften voor uitvoering.
• Inzicht in veiligheid met betrekking tot evenementen.
• Vaardig in het verwerken van informatie in diverse geautomatiseerde systemen en bestanden.
• Organisatievaardigheden en communicatieve vaardigheden.

Hier kom je te werken

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de kazerneorganisatie van de Marine Basis Den Helder bij de Afdeling Maritieme Ondersteuning van de Directie Materiele Instandhouding van het Commando Zeestrijdkrachten. Elke kazerneorganisatie heeft als doel het leveren van voorzieningen en diensten zoals catering, huisvesting, personele, administratieve, nautische en materiële dienstverlening aan personeel, eenheden, bedrijven en organisaties verbonden aan de inrichting. Daarnaast ondersteunt de kazerne (operationele) eenheden van de krijgsmacht en organisaties van regionaal en lokaal openbaar bestuur en gezag in het kader van crisisbeheersing, rampenbestrijding, calamiteiten en maatschappelijke dienstverlening.

Over Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst. Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 62.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO). Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Bijzonderheden

De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in de periode 3 november tot en met 12 december aanstaande.