Adviseur Bedrijfsvoering

Werken bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Functieomschrijving

Jij bent de ondersteunende kracht achter een directie vanuit Bedrijfsvoering, Financiën en Control (BFC). Dit doe je vanuit jouw rol als (junior) directieadviseur bedrijfsvoering. Jij neemt je verantwoordelijkheid, kan goed omgaan met een wisselend takenpakket en communiceert helder. Dit doe je deels op locatie bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid in Den Haag en deels vanuit huis.

Afwisseling, vrijheid en opdrachten gericht op details, daar zit deze functie vol mee. Als adviseur bedrijfsvoering ben je gekoppeld aan één of twee directies. Voor deze directie(s) ben jij, samen met een collega directieadviseur financiën, hét contactpunt voor alles op het gebied van bedrijfsvoering.

De constante werkstroom is de coördinatie van P&C-cyclus en het proactief aanleveren van de juiste managementinformatie. Je rapporteert en adviseert managers over bijvoorbeeld de formatie- en bezettingsoverzichten en de bijbehorende kosten. Tijdens de P&C-cyclus rapporteer je hierover naar de werkveldcontroller. Als basis gebruik je hiervoor data die je uit systemen haalt. Deze weet jij juist te interpreteren en te analyseren.

Daarnaast ben jij bezig met het oppakken van taken die op verzoek aan je gevraagd kunnen worden, waarbij jij met jouw kennis en dienstverlenende houding de directie verder helpt. Door jouw inzet ontzorg je de directies zodat zij zich kunnen richten op hun hoofdtaken. Een greep uit je brede takenpakket:

• Het coördineren van een interne verhuizing of het inleveren van ICT-spullen
• Het wijzigen van een mandaatbesluit in afstemming met de directie
• Het dossierstructuur in het archiefsysteem analyseren en verbeteringen doorvoeren
• Het ondersteunen en begeleiden van de directie bij een inkoop-, inhuur- of detacheringsopdracht.

Aanpakken; zo ga je te werk. Je weet een goede balans te vinden tussen vasthoudendheid en faciliteren. Om als afdeling wendbaar, flexibel en voorspelbaar te zijn kijken we continu naar optimalisatie van onze werkwijze en processen. We streven naar eenduidigheid, waarbij er ook ruimte blijft voor maatwerkoplossingen. Dit doe je niet alleen! Met de gehele afdeling helpen we elkaar en de diverse directies.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.

Functie-eisen

Overzicht en inzicht creëren in een dynamische werkomgeving, dat zie je jezelf graag doen! Je weet wat er speelt in en rond de organisatie op het gebied van bedrijfsvoering en welke informatie op dat moment belangrijk is voor je directie of je collega’s.

Verder heb jij:

• minimaal een hbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur Facility Management
• ervaring op het gebied van communicatie en bedrijfsvoering, dus kennis van het verloop van processen
• vaardigheid om ICT-systemen snel eigen te maken
• vaardigheid in het adviseren, begeleiden en ondersteunen van management
• brede belangstelling, initiatief nemen tot verbetering of professionalisering en zelfstandig en nauwkeurig werken.

Wij staan voor gelijkwaardige kansen op de arbeidsmarkt. Om te voorkomen dat onze onbewuste associaties bij een kandidaat onbedoeld een selectiebeslissing kleuren, proberen we het proces zo veel mogelijk te objectiveren. Daarom moedigen wij je aan om je ervaring, kennis en competenties te benadrukken in je cv en motivatiebrief, aan de hand van de functie-eisen.

Arbeidsvoorwaarden

• Contractduur 24 maanden

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Wij omarmen hybride werken.
• Let op de functie is voor tijdelijk 2 jaar.

Wat bieden wij jou nog meer?

• Een prettige, open werksfeer met veel aandacht voor het individu.
• Een mooie werkomgeving, op een paar minuten afstand van Den Haag Centraal Station en een kantine gericht op gezonde voeding.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, bijvoorbeeld in de vorm van diverse opleidingsmogelijkheden.
• Oog voor een goede werk-privé balans; je werktijden/dagen stem je in goed onderling overleg met je naaste collega’s af.
• De mogelijkheid tot hybride werken (het percentage dat je vanuit huis, dan wel op kantoor werkt kan echter per functie/afdeling verschillen).
• Een vergoeding om thuis een prettige werkplek in te richten, conform de CAO Rijk.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De afdeling Bedrijfsvoering, Financiën en Control (BFC)

BFC is eind 2023 opgericht. BFC is een zelfstandige afdeling rechtstreeks vallend onder de plv. secretaris-generaal. BFC is verantwoordelijk voor de uitvoering van beleidsarme bedrijfsvoeringstaken (PIOFACH) ter ondersteuning van de (p)SG, pDGWaU en het management van acht directies.

De afdeling is opgesplitst in 3 teams: team Werkveldcontrol, team Financiën en team Bedrijfsvoering. Samen zetten wij ons elke dag in om hoogwaardige ondersteuning te leveren zodat de topbestuurders en het management zich kunnen richten op hun hoofdtaken. BFC brengt en houdt de basis op orde! Hiermee dragen wij als afdeling bij aan de missie van SZW: Werk en bestaanszekerheid voor iedereen: samen werken voor samen leven.

Jouw team

Het team Bedrijfsvoering bestaat uit een coördinator en 5 adviseurs. Je komt in een enthousiast team in ontwikkeling. De sfeer is open, collegiaal, behulpzaam en gericht op samenwerking met aandacht voor jou als mens, je visie, je vak en je kennis. De werkomgeving is zeer dynamisch en dat betekent pieken die worden afgewisseld met een wat rustigere periode. Op dinsdagen komt de hele afdeling naar kantoor om elkaar te ontmoeten en samen te werken aan verschillende financiële en bedrijfsvoeringsonderwerpen.

Naast het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden vinden we het belangrijk dat jij je breed oriënteert, meedenkt en bijdraagt aan het verder brengen van het team en het bereiken van de doelen die het team zich gesteld.

“Als adviseur bedrijfsvoering houd ik het overzicht én de boel in beweging”… en “…vanuit BFC verbinden we mensen, processen en plannen tot een soepel lopende organisatie".
Collega’s van BFC teamleden

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk in Nederland. Iedereen moet de kans krijgen om mee te doen en zich te ontwikkelen zodat je zelf kunt bijdragen aan je eigen toekomst. Als het tegenzit zorgen we voor een vangnet, en als je met pensioen gaat voor een inkomen. Dat kan alleen in een land waar mensen er voor elkaar zijn.

Wij willen beleid maken dat voor iedereen werkt. We luisteren naar wat er speelt in de samenleving; werken nauw samen met partners, en spelen in op nieuwe ontwikkelingen, nationaal en internationaal. We buigen ons over vragen die niet bepaald tot de gemakkelijkste behoren. Over het sociaal beleid, de toekomst van de verzorgingsstaat en de betaalbaarheid van de oudedagsvoorziening. Maar ook over de vergrijzingsproblematiek en de veiligheid op de werkplek.

We stimuleren de naleving van regels en als er misstanden zijn, treden we op. Het ministerie geeft als werkgever het goede voorbeeld.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.