Senior adviseur bureau subsidies en ontvangsten

Werken bij het Ministerie van Defensie als Senior Adviseur Bureau Subsidies en Ontvangsten

Functieomschrijving

1. Managen van en leidinggeven aan het team(lid)

   • In afwezigheid van HBSO leiding en sturing geven aan medewerkers en werkzaamheden binnen BSO
   • Legt verantwoording af aan HBSO
   • Rapporteert i.s.m. HBSO in de lijn naar de leiding van DF&C CDS over de meest recente ontwikkelingen

2. Begeleiden en coachen van het team(lid)

   • Inwerken van nieuwe medewerkers in het team
   • Coachen van het team(lid)

3. Voorbereiden en uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden

   • Is betrokken bij het, samen met HBSO, bepalen van de werkplanning en prioriteiten
   • Het inventariseren, volgen en inhoudelijk analyseren van subsidieregelingen en programma’s
   • Inhoudelijke en procesmatige voorbereiding van subsidieaanvragen
   • Het geven van financiële adviezen en oplossingsrichtingen voor DO’n
   • Inhoudelijke, procesmatige en procedurele voorbereiding van besluitvorming door BSO aangaande subsidies
   • Het vertalen van informatie over subsidieprogramma’s naar nieuwe inzichten en adviezen
   • Het verzamelen, samenbrengen, interpreteren en analyseren van informatie uit verschillende informatiebronnen
   • Je stelt deadlines vast, plant vergaderingen in, kijkt welke middelen nodig zijn en legt dit vast
   • Houdt de voortgang scherp in de gaten en zorgt dat doelstellingen behaald worden. Dit doe je door updates te vragen van je team, rapportages te analyseren en deadlines te halen
   • Knelpunten of wijzigingen in subsidieaanvraagtrajecten signaleren en dit oplossen i.s.m. HBSO

4. Opstarten en begeleiden van (nieuwe) projecten

   • Contact onderhouden met externe partijen op nationaal niveau met o.a. de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, het Ministerie van Financiën, de Belastingdienst, TNO en private partners. Op internationaal niveau worden relaties onderhouden met de EC, EIB, NAVO, de PMV’s in Brussel en buitenlandse departementen
   • Contact onderhouden met interne partijen op strategisch en uitvoerend niveau
   • Overleg voeren in relevante interne en externe overlegstructuren, gremia en netwerkbijeenkomsten

5. Afronding en evaluatie

   • Vaststelling van definitieve subsidiebedragen in samenwerking met financiële collega’s
   • Advisering over verbetering en bijstelling van (aanpalend) beleid, processen en diensten
   • Monitoring van het beheer- en onderhoudsproces en het schrijven van voorstellen voor procesoptimalisatie.

Advisering

• Inhoudelijke en procesmatige voorbereiding van subsidieaanvragen
• Het geven van financiële adviezen en oplossingsrichtingen voor DO’n
• Inhoudelijke, procesmatige en procedurele voorbereiding van besluitvorming door BSO aangaande subsidies
• Het vertalen van informatie over subsidieprogramma’s naar nieuwe inzichten en adviezen
• Het verzamelen, samenbrengen, interpreteren en analyseren van informatie uit verschillende informatiebronnen

Evaluatie en monitoring

• Het zorgdragen voor het beheer van alle lopende subsidietrajecten van Defensie door middel van voortgangsrapportages en werkbezoeken
• Knelpunten of wijzigingen in subsidieaanvraagtrajecten signaleren en oplossen i.s.m. HBSO

Afronding en evaluatie

• Beoordeling van financiële eindrapportages na afronding van subsidieprojecten
• Vaststelling van definitieve subsidiebedragen in samenwerking met financiële collega’s
• Advisering over verbetering en bijstelling van (aanpalend) beleid, processen, producten en diensten
• Monitoring van het beheer- en onderhoudsproces en het schrijven van voorstellen voor procesoptimalisatie.

Functie-eisen

Opleiding en vakinhoudelijke kennis

• Afgeronde WO-opleiding (bij voorkeur masterstudie Bedrijfseconomie, Bedrijfskunde, Bestuurskunde, Fiscaal Recht)
• Vakinhoudelijke kennis inzake financiën en affiniteit met de (Rijks)overheid is een pre
• Kennis van of ervaring in het verwerven en verantwoorden van EU-subsidies

Communicatie- en sociale vaardigheden

• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden, met actief luisteren en benadrukking van samenwerking
• Constructief samenwerken met partners binnen en buiten Defensie
• Ondernemend en netwerkend, met verbindingen leggen tussen verschillende partijen

Analytische en implementatievaardigheden

• Analytisch ingesteld, met systematische en accurate werkwijze
• Procesmatig werken en kundig in het implementeren van projecten
• Goed prioriteren, structuur aanbrengen, plannen en indien nodig snel schakelen

Samenwerking en leiderschap

• Energie krijgen van samenwerken in een team en ervaring met het begeleiden en coachen van collega's
• Zoeken naar manieren om waarde toe te voegen aan de organisatie bij het samenwerken
• Flexibel, proactief en klantgericht, met creatieve 'out of the box'-denkwijze

Andere eigenschappen

• Kennis van de organisatiestructuur van Defensie is een pre
• Ervaring met financieel administratieve werkzaamheden, SAP en het schrijven en indienen van subsidieaanvragen in het Nederlands en Engels

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De Commandant der Strijdkrachten (CDS) is als hoogste militaire adviseur, behoeftesteller en commandant verantwoordelijk voor de aansturing van de gereedstelling van operationele eenheden en de succesvolle inzet daarvan, zowel nationaal als internationaal. De CDS wordt op financieel-economisch terrein ondersteund door de Directie Financiën en Control (DF&C).

Binnen de Defensiestaf (DS) bij DF&C CDS is in 2022 een centraal subsidie- en ontvangstenbureau ingesteld: het Bureau Subsidies en Ontvangsten (BSO). Bij BSO is de positie vacant voor een Senior Adviseur Bureau Subsidies en Ontvangsten (SABSO). SABSO geeft samen met het hoofd (HBSO), een adviseur (ABSO) en een administratief medewerker (MBSO) nadere invulling aan de dienstverlening van het subsidie- en ontvangstenbureau.

Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.