Managementondersteuner/ Coördinator secretariaat

Over de vacature

Ben jij een ervaren managementondersteuner met een uitstekend gevoel voor organisatie, overzicht en bestuurlijke verhoudingen? Weet jij wat er nodig is om een afdeling soepel en professioneel te laten functioneren? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Voor de afdeling Mobiliteit, Milieu en Energie (MME) zoeken wij een stevige en proactieve managementondersteuner die niet alleen het managementteam ontzorgt, maar ook het secretariaat coördineert en meedenkt over procesverbetering. Jij bent de verbindende schakel tussen beleid, uitvoering en organisatie. Een rol met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief.

Wat ga je doen?

• Je fungeert als de rechterhand van het afdelingshoofd en bent de spil in de dagelijkse organisatie van de afdeling.
• Je beheert en coördineert het complexe agendabeheer en mailverkeer van het managementteam en handelt hierin proactief.
• Je geeft inhoudelijke aansturing aan het secretariaat en bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s binnen en buiten de afdeling.
• Je bereidt MT-vergaderingen inhoudelijk voor, stelt de agenda op, bewaakt actiepunten en sluit wekelijks aan.
• Je coördineert de informatiestromen binnen de afdeling en ziet toe op tijdige en juiste aanlevering van stukken. Waar nodig spreek je collega’s hierop aan.
• Je bewaakt de voortgang van administratieve processen binnen de afdeling en doet voorstellen ter verbetering.
• Je bent actief betrokken bij (afdelingsbrede) projecten en levert daarin een waardevolle bijdrage vanuit jouw expertise.
• Je werkt intensief samen met collega’s van team Staf en draagt bij aan een soepele interne organisatie.
• Je bent het visitekaartje van de afdeling en bouwt aan goede samenwerkingen binnen het ambtelijk netwerk.

Wat vragen wij?

• Je beschikt over hbo-werk- en -denkniveau en een afgeronde secretariële opleiding.
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in een secretariële/ondersteunende functie.
• Je bent een echte regisseur: zelfstandig, accuraat, besluitvaardig, stressbestendig en denkt proactief mee.
• Je bent communicatief sterk en weet je boodschap overtuigend over te brengen, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt een goede helicopterview.
• Je werkt graag samen, bent flexibel en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt ervaring met Office 365 (Teams, Outlook, SharePoint, Word, Excel).
• Kennis van AFAS, iBabs en/of DJUMA is een pre.
• Je bent beschikbaar vanaf 1 augustus 2025.

Wat bieden wij?

Werken bij de Gemeente Breda is werken in een stad met ambities. We denken vooruit en maken mogelijk. Voor onze inwoners én voor onze medewerkers. Naast een baan met impact kun je daarom rekenen op:

• Een jaarcontract voor 32 uur per week, met mogelijk uitzicht op een vast contract.
• Een bruto maandsalaris van maximaal € 4.383,- (schaal 8 cao gemeenten) op basis van 36 uur.
• 201,60 verlofuren per jaar bij een contract van 36 uur.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris dat je kunt inzetten voor studie, extra verlof of bijvoorbeeld de aanschaf van een fiets. Het bedrag laten uitbetalen als een soort 13e maand kan ook.
• Volop ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.
• Een goede werk-privébalans met flexibele werktijden.
• Een laptop en mobiele telefoon.
• De mogelijkheid om thuis te werken.
• Een werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering.
• Een goede pensioenregeling bij ABP waarbij wij als werkgever 70% van de premie betalen en jij slechts 30%.

Wie zijn wij?

Wij zijn de afdeling Mobiliteit, Milieu en Energie van de Gemeente Breda: een groeiende en ambitieuze club van professionals met een grote passie voor hun vak. Samen werken we aan een duurzamer, bereikbaar en leefbaar Breda. We geven proactief uitvoering aan bestaande én nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen op het gebied van mobiliteit, energie, natuur en milieu.

Binnen onze afdeling ontwikkelen we beleid én vertalen dit naar concrete uitvoeringsprogramma’s en projecten. We zijn daarbij niet alleen beleidsmakers, maar ook opdrachtgevers en uitvoerders. Je komt terecht in het team Staf en werkt nauw samen met het afdelingshoofd en je collega’s van het secretariaat. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze stad en haar inwoners.

Goed om te weten:

• De Gemeente Breda is een werkgever die gelijke kansen biedt. Wij ontvangen graag sollicitaties van alle voldoende gekwalificeerde personen ongeacht hun komaf, geslacht, functiebeperking, religie/overtuiging of leeftijd.
• Als ambtenaar heb je een bijzondere verantwoordelijkheid. Daarom vragen we van iedere nieuwe collega een Verklaring Omtrent het Gedrag. Ook kan het zijn dat we je openbare sociale mediaprofiel raadplegen en leg je een ambtseed of belofte af.

Deze vacature delen? Geen probleem! Acquisitie stellen we niet op prijs.