Coördinator correspondentie

Functieomschrijving

Ben jij klaar voor een nieuwe uitdaging waarin je je coördinerende vaardigheden kunt inzetten en ontwikkelen? Als Coördinator correspondentie ondersteun je de primaire processen van verschillende directies bij het opstellen en onderhouden van de correspondentieproducten. Je adviseert het management en ondersteunt collega's bij het verder standaardiseren van de correspondentieproducten en het borgen en beheren daarvan.

Beslissen op aanvragen van mensen die bescherming willen of naar Nederland komen voor studie, werk of gezin. Dat is de maatschappelijke opgave van de IND. De IND wil juist en tijdig beslissen over wie in Nederland mag blijven en wie niet.

Daarbij houden we zoveel mogelijk rekening met wat aanvragers nodig hebben: een zorgvuldige en tijdige beslissing en betrouwbare informatie over hun aanvraag en proces. Uniforme en begrijpelijke correspondentie is hierbij van groot belang.

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Regulier Verblijf en Nederlanderschap één vacature voor de functie van Coördinator Correspondentie (FGR: Senior Adviseur Bedrijfsvoering S11). Het betreft een invulling voor 12 maanden met vooruitzicht op een aanstelling voor onbepaalde tijd.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt in ieder geval verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.

Wat ga je doen?

Als Coördinator maak je deel uit van de vakgroep Borgen & Beheer (22fte). De vakgroep bestaat uit coördinatoren voor verschillende standaardisatie-producten. Correspondentie is één van de standaardisatieproducten en daar werk je direct samen met vier andere collega’s.

Als Coördinator correspondentie speel je een centrale rol in het standaardiseren van de correspondentieproducten binnen de IND. Voorbeelden van correspondentieproducten zijn brieven, besluiten, mails en sinds kort ook sms-berichten.

Je voert regie op het borgen en het beheren daarvan. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het verder optimaliseren van de beheerstructuur correspondentie. Deze beheerstructuur bestaat uit beheerders correspondentie die werkzaam zijn in de primaire processen binnen de verschillende directies.

De coördinatoren werken regelmatig op verschillende locaties met elkaar en medewerkers binnen het primair proces. De sfeer is informeel en open, er is veel contact met elkaar om de werkzaamheden goed op elkaar af te stemmen. Waarom het zo leuk is voor de vakgroep Borgen en Beheer te werken? De focus is IND breed waardoor je binnen verschillende processen en binnen verschillende directies actief kunt werken aan verbeteringen binnen de organisatie.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Ondersteunen en begeleiden: Je ondersteunt de beheerders in de business bij hun beheertaken. Dat doe je onder meer door informeren en instrueren, overzicht maken en houden van benodigde activiteiten, werk verdelen en waar nodig een kwaliteitscontrole uitvoeren en feedback geven.
• Samenwerken en afstemmen: Je onderhoudt IND breed contacten met collega's en afdelingen van wie de werkzaamheden de verschillende beheerproducten raken. Waar nodig wordt afgestemd en overlegd.
• Adviseren en signaleren: Je geeft managers en directieleden advies over het beheer en gebruik van de correspondentie. Je geeft signalen vanuit de werkvloer door over probleemsituaties in het primair proces en geeft daarbij advies. Het is aan de werkvloer om te komen tot de gewenste wijzigingen via de daartoe bestaande kanalen.

Functie-eisen

Je weet soepel relaties op te bouwen en te onderhouden binnen diverse directies, op verschillende niveaus. Je laat je niet snel uit het veld slaan, kunt goed omgaan met tegengeluid en staat stevig in je schoenen. Je hebt affiniteit met taal en hebt ervaring met gestandaardiseerd werken in een complexe omgeving. Je werkt creatief en oplossingsgericht en neemt een royale dosis overtuigingskracht mee.

Herken jij jezelf hierin?

• Minimaal hbo werk- en denk niveau;
• Ervaring in een coördinerende rol, bij voorkeur binnen een complexe en bestuurlijke omgeving;
• Ervaring in het werkveld correspondentie is een pre;
• Je hebt affiniteit met standaardisatie.

Competenties

• Samenwerken;
• Meebewegen;
• Proactief;
• Klantgericht;
• Plannen en organiseren;
• Omgevingsbewustzijn.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie RVN beslist over aanvragen voor regulier verblijf in Nederland, bijvoorbeeld vanwege opleiding, werk of huwelijk, en over verzoeken tot het verkrijgen van Nederlanderschap. In ons werk staat de klant centraal, met als uitgangspunt: de klant krijgt de aandacht die hij nodig heeft. Om dit goed te kunnen doen, is de directie verdeeld in vijf klantgroepen: EU en Internationaal, Familie & Gezin, Naturalisatie, Verlengingen en een superklantgroep Zakelijk (Arbeid, Kennis & Talent, Studie & Uitwisseling). RVN bestaat uit circa 40 teams verspreid over de locaties Den Bosch, Den Haag en Zwolle. Ten behoeve van de klant worden beslissingen snel, helder en juridisch juist genomen. Doel is dat elke klant op elk moment de juiste verblijfstitel heeft. Uitgangspunt is daarbij modern Migratiebeleid waarin de klant snel een antwoord krijgt en er veel aandacht is voor de handhaving na vergunningverlening. Behalve de vijf klantgroepen is per 1 mei 2021 binnen de directie RVN ook een afdeling BIS (Business Innovation & Support) ondergebracht met een organisatie-brede opdracht. Deze afdeling is onder meer verantwoordelijk voor innovatie, projectmanagement en het versterken van de aansluiting van de business op IV ten aanzien van zowel ontwikkeling als beheer.

De directie zet al enkele jaren in op digitalisering en automatisering van procedures en de daarvoor benodigde gegevensuitwisseling met andere instanties. De focus verschuift daarbij van het beoordelen van alle individuele voorwaarden van een aanvraag naar het beoordelen van die gegevens die afwijken van wat nodig zou zijn en het wegen of dat tot vergunning verlening.

Business Innovation & Support (BIS)

Je komt te werken bij de afdeling BIS, een afdeling die werkzaam is in de ondersteuning van alle directies van de IND op het gebied van vernieuwing, verbetering en beheer. De afdeling bestaat uit vijf teams:

• Het team innovatie en ontwikkeling bestaat uit product owners en innovatiemanagers;
• Het tweede team is verantwoordelijk voor het functioneel beheer;
• Het derde team werkt aan standaardisatie;
• Het vierde team bestaat uit projectmanager en adviseurs;
• Het vijfde team bestaat uit implementatiecoördinatoren en coördinatoren borgen en beheer.

Veel van de experts binnen BIS voelen zich als een vis in het water op het snijvlak van business en informatievoorziening. Zo zorgen zij er met hun inzet bijvoorbeeld voor dat de IV-ontwikkeling aansluit bij de behoefte van de klant, en dat nieuwe applicaties, maar ook nieuw beleid op een goede en uniforme manier in de organisatie wordt toegepast. Wat hen bindt is dat zij werken vanuit een integrale blik op de organisatie om zo die maximale toegevoegde waarde voor de interne én externe klant te helpen leveren.

Immigratie- en Naturalisatiedienst

Een vluchteling die niet veilig is in eigen land. Een ingenieur die zijn kennis in Nederland in de praktijk komt brengen. En een gezin dat elkaar na jaren weer in de armen kan sluiten. Wat ze met elkaar gemeen hebben? De IND beoordeelt hun verzoeken om in Nederland te mogen wonen of Nederlander te willen worden.

De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen.

De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers!