Management- en office-assistent

Word jij onze nieuwe management- en office-assistent?

Wij zoeken een enthousiaste en gedreven collega die zich thuis voelt in een informele en inspirerende werkomgeving.

Als management office assistent ondersteun je het faculteitsbestuur met velerlei taken. Daarnaast bied je ondersteuning aan de hoofden van de Facultaire Service Organisatie. Hierbij werk je samen met een collega management assistent en samen verdeel je de taken.

Wat ga je doen?

Naast de algemene taken van het bestuurssecretariaat richt je je specifiek op de ondersteuning van de domeinhoofden van de Facultaire Service Organisatie en de bestuurssecretaris.

Behalve het bijhouden van complexe agenda’s is een belangrijke verantwoordelijkheid het verzamelen en verstrekken van vergaderstukken aan diverse gremia binnen de faculteit, zoals de Faculteitsraad, de Board of Study, de Board of Research en de Board of Impact. Je zorgt ervoor iedereen tijdig de juiste informatie heeft om beslissingen te nemen.

Je werkt samen met andere management assistenten en de coördinator bedrijfsvoering. Er is volop ruimte voor zowel individuele als teamontwikkeling. De bestuurssecretaris is jouw hiërarchisch leidinggevende. Je kunt rekenen op een gevarieerd takenpakket, waaronder:

• Eerste aanspreekpunt voor de bestuurssecretaris en domeinhoofden;
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten (logistiek en facilitair);
• Agendabeheer en afspraken inplannen;
• Beheer van enkele mailboxen;
• Uitvoeren van algemene secretariële taken (zoals bestellen kantoorartikelen, catering) en administratieve taken.

Wat breng je mee?

We zoeken een enthousiaste en betrokken collega die uitdagingen niet uit de weg gaat en denkt in oplossingen. Je bent proactief, servicegericht en levert kwaliteit. Daarnaast houd je goed overzicht, weet je prioriteiten te stellen en kun je improviseren wanneer nodig. Verder herken je jezelf in onderstaande punten:

• Relevante ervaring als secretaresse (ervaring in een vergelijkbare omgeving is een pré);
• Goed inzicht in bestuurlijke en organisatorische verhoudingen;
• Sterk communicatief en sociaal vaardig, met tact en flair;
• Zelfstandig, proactief en een teamspeler die eigenaarschap toont;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• ICT-vaardig en snel in het eigen maken van nieuwe systemen.

Als je houdt van een dynamische werkomgeving en afwisseling, en je bent zowel zelfstandig als een teamspeler, dan maken wij graag kennis met jou!

Ook mannen worden nadrukkelijk uitgenodigd om te solliciteren.

Werktijden en aanwezigheid op kantoor zijn in overleg, gemiddeld werk je twee dagen per week op locatie.

Wat bieden wij?

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 28 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.218,- tot maximaal € 4.298,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien.

Over ons

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability.

De faculteit Recht, Economie, Bestuur en Organisatie van de Universiteit Utrecht is een unieke combinatie van 3 departementen: Rechtsgeleerdheid, Economie en Bestuurs- en Organisatiewetenschap. Deze 3 vakgebieden verzorgen afzonderlijk én gezamenlijk onderwijs en onderzoek. Door dit multidisciplinaire aanbod is de faculteit een onderscheidende partner voor kennisoverdracht op hoog niveau. De faculteit REBO bevindt zich in het historische centrum van Utrecht.

Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met diverse achtergronden, perspectieven en identiteiten, onder andere op het gebied van culturele, religieuze of etnische achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, functiebeperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen.