Ambtelijk Secretaris

Werken als ambtelijk secretaris bij de gemeente Utrecht

Utrecht heeft jou nodig! Dit is waarom jij als ambtelijk secretaris bij de gemeente Utrecht wilt werken:

Sterke medezeggenschap: Jij helpt de leden van de ondernemingsraad (OR) hun rol goed uit te voeren en werkt samen met je collega's aan de ontwikkeling van medezeggenschap.

Afwisseling in je werk: Naast de medezeggenschap werk je aan verschillende projecten voor de stad én de organisatie. Zo blijft je werk afwisselend en uitdagend.

Verbindend werken: Met jouw netwerk breng jij mensen samen en zorg je ervoor dat het werk goed geregeld is. Jouw rol als spin in het web maakt impact!

Dit is je werk

Als ambtelijk secretaris zet jij jouw organisatorische vaardigheden in om de medezeggenschap naar een hoger niveau te tillen en zo goed mogelijk te laten functioneren. Samen met collega’s zorg je ervoor dat de medezeggenschap in Utrecht op één lijn zit en zorgen jullie voor je eigen vakontwikkeling. Je informeert, adviseert, begeleidt en coacht OR-leden bij het invullen van hun rol. Teambuilding, ontwikkeling en leren zijn belangrijke onderdelen van het werk voor de OR.

Naast de medezeggenschap ondersteun je in je rol als secretaris ook bij projecten voor de stad en de organisatie. Daar zet jij je (organisatorische) skills in voor de opdracht, voor het (project)team of voor expertisecentrum PMB. Je zorgt voor een goede planning en uitvoering van alle werkzaamheden voor de verschillende opdrachtgevers en monitort je eigen portefeuille. Variatie, ontwikkelen en coördineren zijn belangrijke aspecten in het werk. Je bent, in overleg met de opdrachtgever, zelf verantwoordelijk voor onderdelen van de opdrachten en denkt inhoudelijk en procesmatig mee. Verder ben je een betrouwbare en vasthoudende partner voor alle betrokkenen. Je hebt een spilfunctie, behoudt het overzicht en zorgt ervoor dat alles goed verloopt.

Concreet zijn dit jouw werkzaamheden:

• Voorbereiden van vergaderingen, notuleren, bewaken van afspraken en besluitvorming.
• Organiseren van communicatie en bijeenkomsten met achterban, bewoners en organisaties (in samenspraak met opdrachtgever).
• Adviseren over de toepassing van wet- en regelgeving, het volgen van beleid en het vertalen naar consequenties voor medezeggenschap en achterban.
• Mensen gericht met elkaar in contact brengen binnen de gemeente en het inzetten van je netwerk hiervoor, zodat zaken efficiënt worden geregeld.
• Op eigen initiatief aandragen van werkwijzen om werkprocessen te verbeteren. Zelfstandig opereren en de opdrachtgever daarin meenemen.
• Inhoudelijk meedenken met je opdrachtgever en zorgen voor verbinding in het (project)team.

Medezeggenschap bij de gemeente Utrecht
De gemeente Utrecht heeft zeven ondernemingsraden. Van elke ondernemingsraad is minimaal een lid vertegenwoordigd in de centrale ondernemingsraad (COR). Elk van de raden wordt door een of twee ambtelijk secretarissen ondersteunt.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij expertisecentrum PMB.

Expertisecentrum PMB is het expertisecentrum voor kritieke en/of complexe opdrachten. Met 200 collega’s werken we iedere dag aan een breed scala aan opdrachten verspreid over de hele gemeente. Dit betekent dat je op verschillende plekken aan verschillende opdrachten werkt. De ondersteuning van de medezeggenschap is er daar één van. Voorbeelden van andere opdrachten zijn energietransitie, dienstverlening wijkbureaus en opvang vluchtelingen Utrecht.

Ons motto is: Iedere PMB-er zit op de juiste plek, op het juiste moment en met de juiste impact. Wat expertisecentrum PMB kenmerkt is ons vakmanschap. PMB-ers zijn snel, resultaatgericht, flexibel en presteren op hoog niveau. We werken vanuit menselijke aandacht, hebben oog voor talent en gaan voor de wow-factor. Expertisecentrum PMB kenmerkt zich door een open, energieke en kwaliteitsgedreven cultuur.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn.

Dit is jouw inbreng

Wat jij kan, heeft Utrecht nodig. Zet jouw talent in en groei mee met de ambities van de stad. Met elkaar maken we er werk van. Om deze functie succesvol te kunnen uitvoeren, breng jij naast relevante ervaring in het secretarisvak de volgende competenties mee:

• Je communiceert helder en duidelijk, zowel mondeling als schriftelijk. Je komt snel tot de kern van de zaak en bent een stevige gesprekspartner.
• Je kunt goed presteren onder tijdsdruk en bij meerdere taken tegelijk. Je schakelt snel en stelt makkelijk prioriteiten. Plannen analyseren en toepassen gaat je vlot af.
• Je werkt nauwkeurig en zorgt dat je het resultaat binnen de afgesproken tijd bereikt. Je bewaakt de planning, herkent risico’s en stuurt bij waar nodig.
• Je ziet ontwikkelingen en herkent belangrijke informatie. Je kunt verbanden in kaart brengen.
• Je bent in staat het team te sturen richting de doelen, houdt hen op koers en helpt hen vakvolwassen te worden.

Verder vinden we het belangrijk om het volgende in je cv en motivatie terug te lezen:

• Hbo werk en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring in en kennis van de ondersteuning van de medezeggenschap.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:   

• Een werkweek van 32 tot 36 uur verdeeld over 3, 4 of 5 dagen is bespreekbaar met een bruto maandsalaris tussen de € 3426,- en € 4908,- (schaal 9) op basis van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op het Stadskantoor en voor een deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt. Inclusief laptop, bureau en bureaustoel.