Coördinator Informatiehuishouding

Functieomschrijving

Hoe zorgen we dat belangrijke informatie goed wordt opgeslagen? De krantenkoppen over het bewaren van e-mails en Whatsapps zijn je waarschijnlijk niet ontgaan. Hoe kunnen we dit op de juiste manier inrichten. En hoe zorgen we dat medewerkers weten welke informatie ze moeten bewaren en waar en hoe ze dat moeten doen. Daar ga jij een belangrijke rol in spelen.

Vind je dit interessante vragen? Dan hebben we de perfecte vacature voor jou: Coördinator Informatiehuishouding. Een baan op het kruispunt van informatiemanagement en beleidsprocessen. Jij weet wat er nodig is voor een goede informatiehuishouding, de werkprocessen daarachter en informatiebeveiliging.

Voor deze functie zoeken we een hands-on type. Jij gaat aan de slag bij het directoraat Hoger Onderwijs, Wetenschap en Emancipatie. Je draagt bij aan het uitrollen van goede archivering, het veilig en bewust opslaan en het toegankelijk maken van informatie.

Je werkt zeer nauw samen met de directiesecretarissen van de drie directies binnen DGHBWE en met de andere coördinatoren Informatieprocessen bij de kolom DGFO en DGCM.

Je gaat je bezig houden met:

• Het opstellen, invoeren, bijhouden en verbeteren van werkprocessen van het directoraat DG op het gebied van informatiehuishouding in samenwerking met de directiesecretarissen.
• Adviseren van de directies over knelpunten, risico’s, kansen en ontwikkelingen op het gebied van privacy, informatiehuishouding en informatiebeveiliging; Om dit eigen te maken kun je de gewenste trainingen hiervoor volgen. Daarnaast vul je jaarlijks het Risicobeeld in voor de drie directies met hulp van de privacy officers.
• Medewerkers kennis bijbrengen over de wet op de Privacy en de bescherming van persoonsgegevens en de Archiefwet door middel van het organiseren van informatiebijeenkomsten etc.
• Inzetten van de juiste communicatie omtrent de gewenste gedragsveranderingen over informatiehuishouding en medewerkers informeren over veranderingen.
• Deelnemen aan de stuurgroep “Proza op orde” voor het nieuwe project bij MenC (EenK en IB volgen later) voor een juiste inrichting van het documentatiesysteem.
• Het invullen en bijhouden van het AVG-register en het opstellen van verwerkingen in het register van persoonsgegevens. Ook schrijf je instructies richting collega’s hoe hiermee om te gaan en monitor je deze werkwijze. Hierbij heb je nauw contact met de privacy officer.
• Verwerkingen en updates doorgeven aan het Mavim programma door middel van de juiste werkprocessen.
• Met CEI en het programma Open Overheid zorgen voor een goede archivering van documentatie zoals de Archiefwet heeft opgelegd.

Functie-eisen

Je bent goed in plannen en organiseren. Ook in een drukke en ingewikkelde omgeving hou jij overzicht. Je begrijpt problemen snel en adviseert oplossingsgericht. Met jouw kennis, enthousiasme en pragmatische houding weet je collega’s te motiveren. Je kunt zelfstandig werken en tegelijkertijd zoek je graag de samenwerking van collega’s uit de andere vakgebieden zélf bij weerstand blijf jij doorzetten.

Verder heb je:

• een afgeronde hbo- of wo opleiding of aantoonbaar vergelijkbaar werk/denkniveau;
• ervaring op en kennis van informatiemanagementvraagstukken;
• ervaring op het terrein van informatiemanagement en affiniteit met de vertaling naar de praktijk;
• en ben je bekend met de term informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens of interesse hebben om je de materie snel eigen te maken;
• je moet goed kunnen schakelen met anderen en wensen kunnen vertalen naar een werkbare aanpak.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden! Je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Voor deze vacature:

• De gesprekken zullen zoveel mogelijk binnen drie weken na sluiting van de vacature plaatsvinden.
• Je komt te werken in het directoraat Hoger Onderwijs, Wetenschap & Emancipatie.
• Je wordt geplaatst bij het bedrijfsvoeringsteam van de directie mbo.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd c.q. overgenomen worden met behoud van de huidige contractvorm.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Meer over jouw toekomstige afdeling

DG Hoger onderwijs, Beroepsonderwijs, Wetenschap en Emancipatie
Het DG HBWE bestaat uit vier directies: de directie hoger onderwijs en studiefinanciering, de directie emancipatie, de directie onderzoek en wetenschapsbeleid en de directie middelbaar beroepsonderwijs.

Directie mbo
Binnen de directie mbo zijn ongeveer 80 collega’s werkzaam. Onze directie ontwikkelt en realiseert onderwijsbeleid voor het hele middelbaar beroepsonderwijs in (Caribisch) Nederland. Dit doen we met tien themateams die ieder een eigen (beleids)focus hebben. Ons gezamenlijke doel? Zorgen voor een toekomstbestendig en toegankelijk middelbaar beroepsonderwijs van goede kwaliteit.

We zijn een middelgrote directie. We kennen elkaar goed en de sfeer is heel open en persoonlijk. Oprechte aandacht voor elkaar vinden we belangrijk en ook buiten kantoor hebben we regelmatig contact en doen leuke dingen met elkaar. Iedereen heeft veel ruimte en vrijheid om zijn of haar werk naar eigen inzicht in te vullen en we helpen elkaar waar nodig voor het beste gezamenlijke resultaat. We zijn een hechte directie waar we hard werken, maar ook de tijd nemen voor ontspanning en om onze successen met elkaar te delen.

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.