Programmamanager Servicecentrum UMCG

Programmamanager Servicecentrum UMCG

"Ben jij een ervaren leider met een passie voor transformatie en klantgerichte dienstverlening? Het UMCG zoekt een gedreven Programmamanager om een innovatief Servicecentrum op te zetten en te implementeren, waarmee we de medewerkersbeleving aanzienlijk verbeteren.”

Wat ga je doen

• Ontwikkelen van een implementatieplan en roadmap: Stel een helder plan op voor de verdere integratie van diensten, zodat iedereen weet wat er gaat gebeuren en wanneer.
• Inrichten van fysieke, telefonische en digitale diensten: Zorg voor een naadloze integratie van alle vormen van dienstverlening binnen het Servicecentrum. Dit vraagt om het implementeren en actief uitdragen van een cultuur van continu verbeteren. Zorg voor een klantgerichte inrichting van het servicecentrum in alle vormen waarin de dienstverlening aangeboden wordt.
• Begeleiden van gedragsverandering: Je creëert bewustwording over de gedragsverandering die nodig is binnen de ondersteunende afdelingen, en begeleidt teams in de omslag van reactief naar proactief, dienstverlenend werken.
• Opzetten en implementeren van een self-service portaal: Maak het voor medewerkers eenvoudig om zelf hun vragen te beantwoorden en verzoeken in te dienen, zonder gedoe.
• Ontwikkelen van een centrale telefonische servicelijn: Zorg ervoor dat medewerkers één duidelijk nummer hebben voor al hun vragen aan ondersteunende diensten.
• Inrichten van een fysiek Servicecentrum: Creëer een gastvrije plek waar medewerkers altijd terecht kunnen met hun vragen en verzoeken. Dit omvat een fysieke verbouwing inclusief inrichting en daaropvolgend het leren en bijsturen richting optimaal werken in de nieuwe werkomgeving.
• Verbeteren en structureren van de informatievoorziening op het intranet: Maak informatie makkelijk vindbaar en altijd up-to-date, zodat medewerkers snel de antwoorden vinden die ze nodig hebben.
• Implementeren van innovatieve ideeën: Denk aan slimme oplossingen zoals lockers voor het tijdsonafhankelijk afhalen van middelen en materialen, zodat medewerkers altijd toegang hebben tot hun benodigdheden.
• Adviseren van directie: adviseer directeuren en bestuurders over de structurele inbedding van het Servicecentrum in de organisatie, in afstemming met de betrokken afdelingen.

Bovenstaande initiatieven vormen gezamenlijk het programmaplan Servicecentrum UMCG, gebaseerd op een breed gedragen visie. Als programmamanager breng jij de expertise en slagkracht deze initiatieven te implementeren zodanig dat het programmaplan en de daaronder liggende visie gerealiseerd worden.

Het programma Servicecentrum UMCG
Het programma voor het opzetten van een Servicecentrum bij het UMCG is van groot belang omdat het de efficiëntie en toegankelijkheid van ondersteunende diensten aanzienlijk zal verbeteren. Momenteel moeten medewerkers van het UMCG zich wenden tot verschillende loketten voor hun vragen en verzoeken, wat leidt tot verwarring en inefficiëntie. Dit programma streeft ernaar om deze processen te stroomlijnen en de medewerkersbeleving te verbeteren.

Voorbeelden van uitdagingen

1. Geïntegreerde dienstverlening: Medewerkers moeten nu bij verschillende afdelingen aankloppen voor ondersteuning, wat tijdrovend en verwarrend kan zijn. Dit leidt tot een gebrek aan overzicht en een inefficiënte afhandeling van verzoeken.

2. Centraal aanspreekpunt voor medewerkers: Er is geen centraal punt waar medewerkers terecht kunnen voor al hun vragen, wat leidt tot inefficiënte communicatie en langere wachttijden. Medewerkers weten vaak niet waar ze moeten beginnen met hun verzoeken, wat frustratie en vertragingen veroorzaakt.

3. Toegankelijke en actuele informatievoorziening: De huidige informatie op het intranet is vaak moeilijk te vinden en niet altijd up-to-date, wat het voor medewerkers lastig maakt om de juiste informatie te verkrijgen. Dit zorgt voor onnodige zoektochten en tijdverlies, waardoor de productiviteit afneemt.

Door deze uitdagingen aan te pakken, zal het nieuwe Servicecentrum bijdragen aan een snellere, eenvoudigere en meer samenhangende dienstverlening, wat uiteindelijk leidt tot een hogere productiviteit en tevredenheid onder de medewerkers.

Werkomgeving

Je komt te werken binnen het onderdeel Bouw & Facilitair, onder directe aansturing van de manager facilitaire services. Je gaat veel samenwerken met de Servicelijn (B&F), P&O Service, de MIT Servicedesk (ICT) en het programma Servicecentrum UMCG. Een gemotiveerde groep professionals die nu het voortouw neemt in de voorbereiding op de transitie naar het Servicecentrum.

"Bij het UMCG streven we ernaar om onze medewerkers de best mogelijke ondersteuning te bieden. Als Programmamanager speel je een sleutelrol in het realiseren van deze visie. Ik kijk ernaar uit om samen te werken met iemand die net zo gepassioneerd is over innovatie en verbetering als wij."
Arjan Miedema, programmamanager

Wat vragen wij

• Je hebt een sterk analytisch vermogen.
• Je beschikt over een duidelijke visie en strategisch inzicht.
• Je bent verbindend en netwerkgericht.
• Je denkt out-of-the-box.
• Je bent resultaatgericht en daadkrachtig.
• Je hebt coachend leiderschap, gericht op transitiebegeleiding.
• Je hebt ervaring met klantcontactcentra en serviceoptimalisatie, inclusief strategie, beleid, systemen en cultuur.
• Je hebt inzicht in klantbehoeften en weet hoe je deze kunt integreren in de dienstverlening.
• Kennis van service management software is een pré.

Wat bieden wij

• Je krijgt een arbeidsovereenkomst van 32 tot 36 uur per week voor twee jaar contract. Je salaris bedraagt maximaal € 7.232 ,- bruto per maand (schaal 12), afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast bieden wij je 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaarsuitkering en een aantrekkelijke pensioenopbouw bij het ABP, waarbij 70% van de premie door ons wordt vergoed. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).
• Een thuiswerkvergoeding, reiskostenvergoeding en uiteraard een laptop en smartphone.
• De mogelijkheid om je werk en werktijden in te delen op de manier die bij jou en je werk past.
• Je gaat samenwerken met betrokken collega’s.
• Wij geloven in de kracht van teamwerk en streven ernaar een werkomgeving te creëren waarin elk teamlid vertrouwen heeft in elkaars bijdragen.