Officemanager/ HR-Medewerker

Officemanager / HR Medewerker bij VINU

Combineer jij graag nauwkeurigheid met je organisatorisch talent? Zit plannen, regelen en ondersteuning bieden je in het bloed en ben je daarnaast op zoek naar een breed takenpakket waarin geen dag hetzelfde is? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Voor VINU in het centrum van Leiden zijn wij op zoek naar een enthousiaste en daadkrachtige Officemanager/ HR-Medewerker voor 20-32 uur per week.

Wat je gaat doen

Als Officemanager/ HR-Medewerker vorm je samen met de overige Officemanagers (twee) het organisatorische en administratieve hart van de organisatie. Samen ondersteunen jullie de organisatie in de breedste zin van het woord en vormen jullie een krachtig, gedreven en energiek team dat zorgt voor rust en overzicht. Ieder heeft zijn eigen verantwoordelijkheden, maar uiteraard vervang je elkaar indien nodig. Primair ben je in deze functie verantwoordelijk voor de HR- en urenadministratie, facturatie en het ondersteunen van de organisatie op administratief, organisatorisch en secretarieel gebied.

Je takenpakket bestaat onder andere uit:

Administratieve en HR-ondersteuning:

• Je bent verantwoordelijk voor de personeelsadministratie en het doorvoeren van mutaties (salarissen, pensioenen, verlof, contracten en opleidingen)
• Je ondersteunt met de projectadministratie en controleert de urenadministratie
• Je ondersteunt bij de inkomende en uitgaande facturatie
• Je checkt offertes op lay-out en spelling en verstuurt deze naar opdrachtgevers
• Je ondersteunt met het verzamelen van managementinformatie
• Je ondersteunt met het verzamelen van gegevens voor de jaarafsluiting en het managementreview
• In samenwerking met de overige Officemanagers zorg je ervoor dat alle administratieve processen foutloos en op rolletjes verlopen

Officemanagement & Organisatie:

• Je fungeert als visitekaartje voor klanten, bezoekers, medewerkers en leveranciers
• Je beheert gezamenlijk met de andere Officemanagers de managementagenda en de informatie mailbox
• Je beheert gezamenlijk met de andere Officemanagers de facilitaire zaken en zorgt dat het kantoor altijd netjes, opgeruimd en op orde is
• Je ondersteunt het management bij operationele taken en interne communicatie
• Tijdens drukte, vakanties en ziekte neem je taken over van de andere Officemanagers

Wie ben jij

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding
• Je bent 20-32 uur per week beschikbaar (vrijdag verplichte dag)
• Je bent een ‘mensenmens’, sociaal ingesteld, geniet van samenwerken en waardeert afwisseling in je werk
• Je beschikt over sterke communicatieskills, zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent proactief en oplossingsgericht. Vooruit denken, nauwkeurig werken en uitdagingen met beide handen aanpakken is jouw tweede natuur.
• Je bent accuraat en analytisch. Je bent nauwkeurig en zorgvuldig, weet goed kruisverbanden te leggen en houdt goed overzicht over je werkzaamheden en prioriteiten

Wat je krijgt

• Bruto fulltime salaris tussen €3.000 en €4.500, afhankelijk van senioriteit en ervaring
• 8% vakantiegeld
• Bonusregeling
• Reiskostenvergoeding en goede pensioenregeling
• Standaard 31 vakantiedagen o.b.v. een fulltime dienstverband. Daarnaast heb je de mogelijkheid voor langer verlof voor bijvoorbeeld een sabbatical, en de flexibiliteit om extra dagen bij te kopen of in te wisselen voor extra salaris
• Werken aan jouw persoonlijke groei via opleidingsprogramma’s en trainingen
• Alles wat je nodig hebt om je werk te kunnen doen: een laptop, telefoon, bedrijfsfiets en de expertise van jouw collega’s
• Een welzijnsprogramma met sportactiviteiten, stressmanagement, een financiële coach en meer.
• Veel informele jaarlijkse uitjes zoals de VINU-skireis, VINU-dagen en VINU funs.

Over de organisatie

De adviseurs van VINU zorgen dat (semi-)overheden echt een volgende stap kunnen zetten. Nederland wordt de komende jaren ingrijpend verbouwd en de vraag is hoe daarbij slim omgegaan kan worden met alle ruimtevragen en belangen. VINU werkt(e) bijvoorbeeld aan het Singelpark en het stationsgebied in Leiden, de ontwikkeling van de Haven van Rotterdam, natuurontwikkeling in het Groene Hart en aan autoluwe binnensteden.

Ook intern bij VINU staat men regelmatig stil bij de vraag hoe er nog meer impact gemaakt kan worden. Ze besteden veel aandacht aan de verduurzaming van de bedrijfsprocessen, hun bijdrage aan de maatschappij en het welzijn van de medewerkers. Deze drie componenten definiëren het MVO-beleid.

VINU is een Great Place To Work-gecertificeerd bedrijf, ze werken conform ISO 9001 gecertificeerde bedrijfsprocessen en zijn in het bezit van de hoogste CO2-prestatieladder 5 om de uitstoot te beperken.