Financieel adviseur afdeling Kwaliteit

Functie­omschrijving

Als financieel adviseur bij de afdeling Kwaliteit draag je bij aan het verbeteren van de financiële processen van Buitenlandse Zaken. Je werkt in een omgeving waarin continu wordt gekeken hoe het beter kan: heldere werkwijzen, slimme procesverbeteringen en samenwerking staan daarbij centraal. Samen met je collega’s zorg je ervoor dat de financiële administratie betrouwbaar, begrijpelijk en toekomstbestendig is.

Dit ga je doen

Jij begrijpt hoe cruciaal het is om zorgvuldig en correct met financiële gegevens om te gaan! In deze rol werk je intensief samen met de coördinator concernadministratie en andere collega’s. Als specialist spar je met je collega’s over inhoudelijke vraagstukken met betrekking tot SAP en andere financiële systemen, over administratieve- en boekhoudkundige vraagstukken, en zorgen jullie samen voor een soepele jaarovergang. Onderdeel is het werken met, het analyseren van- en het adviseren over administratieve boekingen, het verwerken van correcties in de financiële administratie en andere IT-systemen, en het uitvoeren van controlewerkzaamheden om zo bij te dragen aan de opstelling van de jaarlijkse saldibalans. Ook adviseer je met betrekking tot inrichtingsvraagstukken op het gebied van de financiële administratie. SAP-kennis en boekhoudkundige kennis is in deze functie essentieel: je weet je weg te vinden in het systeem en beschikt over nodige kennis van financiële administratie. Met jouw kennis vind je het bovendien leuk om collega’s hierin ondersteunen en te adviseren.

Daarnaast krijg je energie van:

• Het adviseren en ondersteunen bij het opstellen van risicoanalyses;
• Het bijdragen aan interne controlemaatregelen, zoals het opstellen van Verbijzonderde Interne Controles (VIC’s), om de kwaliteit van de administratie te waarborgen.
• Het in kaart brengen en verbeteren van project- en financiële processen.
• Actief meedenken over procesverbeteringen en hierover te adviseren. Je zorgt daarbij dat werkwijzen eenduidig en duidelijk worden beschreven, zodat collega’s wereldwijd ermee uit de voeten kunnen.
• Het deelnemen aan overleggen, zoals met de ADR bij de jaarafsluiting, om inhoudelijk input en advies te geven.

Omdat de afdeling Kwaliteit volop in ontwikkeling is, worden jouw ideeën en bijdragen om de afdeling verder vorm te geven zeer gewaardeerd. Naast de vaste taken krijg je in overleg de ruimte om je sterke punten in te zetten en taken op te pakken die jou energie geven én de afdeling vooruithelpen. Een voorbeeld hiervan is betrokkenheid bij de opleidingen in het cluster, zoals het identificeren van opleidingsbehoeften van FSO-medewerkers of het verkennen van beschikbare cursussen op het gebied van financiële administratie.

Functie-eisen

• Je functioneert op Hbo-niveau, onderbouwd met een afgeronde opleiding of relevante werkervaring op vergelijkbaar niveau in een financiële omgeving.
• Je beschikt over meerjarige ervaring binnen een concernadministratie, met de processen van jaarovergang en jaarafsluiting in het bijzonder.
• Je hebt kennis van financiële administratie en ruime ervaring met SAP.
• Je zoekt actief de samenwerking op, stemt werkzaamheden goed af en weet met je collega’s te sparren. Je schakelt gemakkelijk en deelt je kennis om het team verder te helpen. Deze verbinding zoek je ook bij andere directies binnen en buiten BZ.
• Je doorgrondt financiële en projectmatige processen snel en maakt inzichtelijk welke keuzes mogelijk zijn. Je legt verbanden, signaleert knelpunten en komt met heldere, onderbouwde adviezen voor verbetering.
• Als professionele gesprekspartner voor klanten, opdrachtgevers, toezichthouders en andere stakeholders geef je zelfstandig gedegen advies. Je denkt actief mee over wat zij nodig hebben, vertaalt dit naar praktische oplossingen en brengt je visie helder, bondig en zakelijk over.

Wil jij je financiële kennis inzetten om samen met collega’s te bouwen aan een consistente en toekomstgerichte administratie voor Buitenlandse Zaken?

Over jouw toekomstige afdeling

‘Financiële dienstverlening met een glimlach’. De titel van het artikel in het bedrijfsvoeringsmagazine van Buitenlandse zaken. De Financiële Service Organisatie (FSO) is een energieke organisatie, gericht op de gehele financiële keten van het ministerie: van Inkoop tot Payment & Cash. De FSO vervult de controllers taken voor alle directies en posten die geen eigen Control Unit hebben. We vinden het belangrijk dat al onze collega’s, binnen en buiten FSO, ervaren dat wij een prettige werkomgeving bieden waarin Leren, Ontwikkelen en Samenwerken centraal staat. ‘FSO gaat LOS’ is het programma waarin we deze kernwaarden borgen.

De FSO bestaat uit 6 afdelingen en een stafbureau: Financieel Beheer, Crediteuren Administratie, Payment and Cash Management, Inkoop- en inhuuradvisering, Control & Programma administratie en Kwaliteit. Er werken nu circa 185 medewerkers.

De afdeling Kwaliteit bestaat uit 19 collega’s die samen de clusters concernadministratie, accountmanagement/servicedesk en opleiding bemensen. Gezamenlijk dragen jullie bij aan de kwaliteit van de gehele internationale financiële dienstverlening van Buitenlandse Zaken. Door het opstellen van een risico analyse plan, monitoren van de veel gestelde vragen van collega’s wereldwijd over de financiële processen en het inzetten van gerichte interne controles weten jullie precies welke verbeteringen en opleidingen er nodig zijn. Samen met de collega’s in de uitvoering zorgen jullie ervoor dat deze zaken worden opgepakt en tot verbeteringen leiden. Een jaarlijks terugkomende belangrijke mijlpaal is het opleveren van de saldibalans ten behoeve van de jaarrekening.

De sfeer binnen de afdeling is informeel. Daarnaast wordt er hard gewerkt en hechten we waarde aan goede onderlinge contacten en een veilige werkomgeving. De afdeling is divers en inclusief. We werken hybride; een mix van thuis en op kantoor op de Schedeldoekshaven 101 in Den Haag, vlak bij het centraal station. Het uitgangspunt is dat er twee dagen op kantoor wordt gewerkt waarvan de dinsdag de vaste teamdag is.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingshulp, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Diversiteit en Inclusie

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. En door een werkcultuur te scheppen waar iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in, onder meer, leeftijd, gender(identiteit), cultuur, religie, achtergrond, geaardheid, (arbeids)beperking, kennis en competenties.