Admissions Officer

Ben jij op zoek naar een afwisselende functie in een organisatie die non stop in beweging is? Ben jij resultaatgericht, hou je er van om zaken uit te pluizen, hou je er van om samen te werken en heb je affiniteit met diplomawaardering?

De afdeling Studenteninformatie & Administratie (SIA) van het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ/SEA) zoekt een:

Admissions Officer

Het Admissions team houdt zich bezig met alle werkzaamheden die betrekking hebben op de toelatingsverzoeken voor bachelor- of masteropleidingen en de IND aanvragen voor studenten die met een visa/verblijfsvergunning naar Nederland komen om te studeren. Het team zorgt samen met verschillende stakeholders binnen en buiten de organisatie voor een optimale ondersteuning aan (internationale) studenten die aan de Universiteit Leiden komen studeren.

Als Admissions Officer voel je je verantwoordelijk voor de werkzaamheden van het team, wil je blijven ontwikkelen en vindt je plezier in het hebben van je functie belangrijk. Je hebt het in je om verbeteringen binnen de eigen afdeling en de Aanmelden, Toelaten, Inschrijven en Exchange (ATIE-) keten te signaleren, door te voeren en hier draagvlak voor te creëren. Je vindt het leuk om in een zelfstandig team te werken en houdt ervan om jezelf en je omgeving scherp te houden. Een goede discussie ga je daarbij niet uit de weg.

Dit ga je doen

• Je waardeert en analyseert diploma’s en de toelaatbaarheid van studenten die zich aanmelden voor een studie aan de Universiteit Leiden;
• Je doet kennis op over onderwijssystemen van verschillende landen en volgt hier trainingen voor;
• Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van IND aanvragen van studenten die een visum en/of verblijfsvergunning nodig hebben voor studie in Nederland;
• Je bent aanspreekpunt voor verschillende faculteiten en het Front Office voor vragen die te maken hebben met aanmelding en toelating;
• Je werkt samen met het team aan algemene zaken die te maken hebben met het toelatingsproces, zoals het verder verbeteren van het aanmeldsysteem, communicatie met studenten en collega’s in de aanmeld-, toelating- en inschrijfketen;
• Je hebt dagelijks contact met (internationale) studenten en medewerkers via de e-mail en/of telefoon;

Hier ga je werken
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

Het team Admissions Office is verantwoordelijk voor alle (internationale) studenten waarvan de toelaatbaarheid vastgesteld moet worden om te kunnen studeren aan de Universiteit Leiden en die eventueel een visa en/of verblijfsvergunning nodig hebben om naar Nederland te kunnen komen. We werken daarbij nauw samen met een onze collega’s uit de andere teams binnen de afdeling Studenten Informatie en Administratie (SIA).

Dit breng je mee
In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau en hebt 2 jaar werkervaring in een administratieve functie, bij voorkeur binnen het hoger onderwijs en gerelateerd aan de toelating van (internationale) studenten;
• Je hebt de ambitie om de komende jaren samen met het team de processen binnen de afdeling door te ontwikkelen;
• Beschikken over kennis van aanmeld- en toelatingsprocessen binnen de (internationale) hoger onderwijssector is een pre;
• Beschikken over ervaring met administratieve processen en goede kennis van MS-Office, kennis van uSis is een pre;
• Je hebt geen moeite om met strakke deadlines te werken en om onder soms stressvolle omstandigheden nauwkeurig en klantgericht te blijven;
• Je beschikt over de volgende competenties: leervermogen, analytisch, samenwerkings- en resultaatgerichte houding, nauwkeurigheid, gestructureerd en planmatig kunnen werken, klantgerichtheid;
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2 niveau volgens het CEFR).

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke afwisselende maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3218,- en maximaal € 4298,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 8);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.